Guida: come impostare i rapporti programmati?

I rapporti programmati trasformano l'esecuzione di un rapporto in qualcosa che succede da sé. Scegli il rapporto, il giorno di invio e i destinatari e, da quel momento, il rapporto arriva nella loro casella di posta secondo la pianificazione. È la differenza tra ricordarsi di inviare il riepilogo dei congedi ogni mese e sapere che si è inviato da solo. I rapporti programmati fanno parte del piano Complete.

Quali problemi risolvono i rapporti programmati

La maggior parte dei rapporti sui congedi è ripetitiva: un riepilogo mensile dei congedi per il team dirigenziale o un rapporto mensile sui saldi per le buste paga. I rapporti programmati eliminano il passaggio “devo eseguire di nuovo quel rapporto”. Lo stesso rapporto arriva alle stesse persone nello stesso giorno di ogni mese, con i dati aggiornati ogni volta.

Cosa puoi programmare

• Rapporto sulle richieste di congedo: le richieste di congedo del periodo di riferimento, filtrate per Stato Ferie (Approvato, Rifiutato, Scaduto).
• Rapporto sul saldo dei congedi: saldi attuali di ogni utente, raggruppati per dipartimento o sede.
• Rapporto mensile sul saldo dei congedi: congedi fruiti (o pianificati) per tipo di congedo per ogni dipendente, suddivisi per mese per il mese corrente e gli 11 successivi.

Com'è strutturato un rapporto programmato

• Il rapporto di base: scegli il Tipo di Rapporto e, se vuoi, restringilo con Filtra per (sedi, dipartimenti o etichette). Il rapporto sulle richieste di congedo copre il periodo di riferimento Mese scorso.
• L'invio: i rapporti vengono inviati una volta al mese. In Consegna, scegli il giorno del mese e l'ora, oltre al Fuso orario.
• I destinatari: uno o più indirizzi email, inclusi gli alias di gruppo (hr@yourdomain.com, payroll@yourdomain.com).
• Il formato: in genere un file CSV allegato all'email, così i destinatari possono aprirlo con lo strumento che preferiscono.

Perché vale la pena configurarli

• Elimina il promemoria manuale: nessuno deve ricordarsi di inviare i saldi del mese precedente.
• Garantisce coerenza: ogni volta si applicano gli stessi filtri, quindi le tendenze sono confrontabili da un mese all'altro.
• Separa il rapporto dalla persona: se chi inviava il rapporto è in congedo o lascia l'azienda, la pianificazione continua a funzionare.

Cosa significa per ciascun ruolo

• Amministratore: crea e modifica i rapporti programmati a livello di spazio di lavoro. Gestisce il giorno di invio e l'elenco dei destinatari.
• Approvatore: l'accesso ai rapporti dipende dall'impostazione Chi può eseguire ed esportare Rapporti in Funzionalità e Permessi.
• Utente: non vede i rapporti programmati. Riceve l'email se è nell'elenco dei destinatari, come qualsiasi altro destinatario.

Domande frequenti