Congedo flessibile (flexi leave)

Il congedo flessibile (flexi leave) è tempo libero preso dalle ore a credito che un dipendente ha già lavorato nell’ambito di un sistema di orario flessibile (flexitime). Lavori più delle ore previste dal contratto in una settimana, accantoni l’eccedenza e la usi più avanti come mezza giornata o giornata intera di riposo.

Il termine è comune nel Regno Unito, in Irlanda, in Australia e in gran parte dell’Europa, e molto meno in Nord America, dove lo stesso concetto compare come flex time e si scontra con un ostacolo legale descritto più avanti.

È comunque vicino al tempo libero flessibile (FTO).

I tre usi del termine

• Congedo dalle ore a credito dell’orario flessibile: il significato principale, cioè tempo libero preso dalle ore accantonate. Chiamato anche flexi day o flex day.
• Un monte di congedo discrezionale: in alcune parti dell’Asia, «flexi leave» indica a volte un pacchetto di giorni che i dipendenti possono usare per qualsiasi motivo, più vicino a una festività flottante statunitense che a ore accantonate.
• Abbreviazione generica per lavoro flessibile: tutt’altra cosa, che è bene tenere separata.

Il resto di questa voce riguarda il primo significato.

Vedi anche: Che cos’è un orario flessibile e quali vantaggi offre al tuo team?

Come funziona un sistema di orario flessibile

Quattro componenti, e la maggior parte dei sistemi le ha tutte:

Fascia di flessibilità (bandwidth): l’intervallo in cui le ore possono essere lavorate e conteggiate, spesso dalle 7:30 alle 19:00.

Fascia obbligatoria (core hours): i periodi in cui tutti devono essere presenti, di solito da metà mattina a metà pomeriggio. Alcuni sistemi eliminano la fascia obbligatoria e si affidano invece a regole di copertura.

Periodo di conguaglio: il ciclo contabile, di solito un mese solare, al termine del quale le ore lavorate vengono confrontate con quelle previste dal contratto.

Limiti di credito e debito: un tetto all’eccedenza che passa al periodo successivo e un tetto a quanto un dipendente può restare indietro. Una politica tipica consente di riportare circa 15 ore di credito, limita il debito a circa 10 ore e permette fino a due flexi day o quattro mezze giornate al mese. Per il personale part-time tutti e quattro i limiti sono proporzionali.

Il congedo flessibile restituisce lavoro svolto, non è un diritto concesso

È la distinzione da cui dipende tutto il resto, ed è qui che il congedo flessibile si allontana nettamente dalle ferie.

Le ferie annuali sono un diritto concesso in quanto si è dipendenti. Il credito flessibile è fatto di ore che il dipendente ha già lavorato e che gli vengono restituite come tempo. Questo ha tre conseguenze:

• Di solito scade. Il credito oltre il tetto alla fine di un periodo di conguaglio in genere va perso. Con le ferie nessuno lo fa
• Di solito non viene pagato all’uscita. La maggior parte dei sistemi richiede di azzerare i saldi prima dell’uscita e non paga nulla per il credito rimasto
• Non va detratto dal saldo ferie. Congedo flessibile e ferie annuali sono contabilità separate, e una politica che le confonde fa pagare due volte i dipendenti

La scadenza funziona senza problemi solo per il personale con stipendio fisso le cui ore vengono calcolate in media sul periodo. Per i dipendenti pagati a ore o non esenti, le ore lavorate sono ore che vanno pagate: non puoi farle scadere.

Il problema nordamericano

Negli USA, un sistema di orario flessibile che accantona ore tra una settimana e l’altra si scontra con il Fair Labor Standards Act.

Per i dipendenti non esenti, gli straordinari si calcolano per settimana lavorativa e vanno pagati in denaro nel periodo in cui sono stati svolti. Le ore lavorate oltre le 40 in una settimana non possono essere trasferite alla successiva come tempo libero. Solo gli enti pubblici possono offrire comp time al posto degli straordinari, entro certi limiti.

Ciò che è consentito è la flessibilità all’interno di una singola settimana lavorativa: spostare ore da un giorno all’altro in modo che la settimana non superi mai le 40. È la versione statunitense del congedo flessibile, e il limite della settimana lavorativa è rigido.

Per i dipendenti esenti l’FLSA non regola le ore, quindi un sistema flessibile è una questione di politica aziendale, anche se strutturarlo come un registro esplicito di ore in entrata e in uscita può indebolire la tesi sull’esenzione.

Il Canada offre una via di mezzo. Diverse province consentono gli averaging agreements (accordi di media dell’orario): in Ontario, datore di lavoro e dipendente possono accordarsi per iscritto per calcolare la media delle ore su due, tre o quattro settimane ai fini degli straordinari, con una data di inizio e di scadenza definite e una durata in genere non superiore a due anni. Questo rende praticabile un vero sistema di orario flessibile su più settimane, cosa che a sud del confine non è possibile.

Il congedo flessibile non è il diritto di chiedere il lavoro flessibile

Facili da confondere, giuridicamente distinti. Nel Regno Unito i dipendenti hanno il diritto per legge di chiedere il lavoro flessibile (flexible working): dal 6 aprile 2024 è un diritto valido dal primo giorno, che consente due richieste in un periodo di 12 mesi, e il datore di lavoro deve consultare il dipendente prima di rifiutare e decidere entro due mesi.

Quel diritto riguarda un cambiamento permanente di come e quando lavori. Il congedo flessibile è un giorno di riposo preso dalle ore accantonate. Un dipendente può avere l’uno senza l’altro.

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Questa voce fornisce informazioni generali e non costituisce consulenza legale. Le regole su orario di lavoro e straordinari variano da uno Stato USA all’altro, da una provincia canadese all’altra e in base all’award applicabile.