Tipo di congedo

Un tipo di congedo è la categoria assegnata a un’assenza (ferie, congedo per malattia, congedo parentale, lutto, servizio di giuria, congedo non retribuito) e determina come viene trattata quell’assenza.

L’errore è considerarlo un’etichetta. Un tipo di congedo è un insieme di regole. Due assenze che sul calendario sembrano identiche possono comportarsi in modo completamente diverso a seconda del tipo con cui sono state registrate.

Cosa decide davvero un tipo

Ogni tipo di congedo porta con sé le risposte alle stesse sette domande:

• È retribuito, e a quale tariffa?
• Attinge a un saldo o viene concesso per singola occasione?
• Matura, e secondo quale calendario?
• Richiede una documentazione: un certificato, una convocazione, un provvedimento del tribunale?
• Garantisce la conservazione del posto e la tutela da conseguenze disciplinari?
• Conta ai fini delle soglie di assenza e dei report sulle presenze?
• Viene pagato alla cessazione del rapporto?

Cambia il tipo e cambiano le risposte. Ecco perché archiviare un’assenza nel tipo sbagliato non è un problema di ordine: modifica ciò che è dovuto al dipendente e ciò che potrai dimostrare in seguito.

Il secondo principio deriva dal primo: unire i tipi distrugge informazioni che non potrai recuperare. Il congedo per malattia registrato come generiche ferie non può essere riportato rispetto a un obbligo di legge sul congedo per malattia. Un’assenza per emergenza registrata come malattia gonfia ingiustamente un punteggio di gestione delle assenze. E un monte unico per ferie e malattia può trasformare un diritto non pagabile in uno pagabile alla cessazione.

Stati Uniti

Non esiste una classificazione federale delle ferie: è interamente a tua discrezione. Esiste però un numero crescente di tipi previsti dalla legge che non possono essere fusi in un generico monte ferie, e due regole lo rendono concreto.

La designazione FMLA è un obbligo del datore di lavoro, non una scelta del dipendente. Secondo le indicazioni del Department of Labor, quando il datore di lavoro viene a sapere che un’assenza rientra nell’FMLA, deve designare il congedo come FMLA: non può rinviare la designazione e nessuna delle due parti può rinunciare alla tutela per permettere al dipendente di conservare il proprio diritto per dopo. Le ferie retribuite usate in sostituzione decorrono contemporaneamente e non allungano le dodici settimane.

Va detto che queste indicazioni sono in contrasto con Escriba v. Foster Poultry Farms, una sentenza del Nono Circuito che arriva alla conclusione opposta, e i pareri del DOL non vincolano i tribunali. Il punto pratico per un sistema di gestione dei congedi resta comunque valido: l’FMLA è un tipo che applichi tu, non uno a cui il dipendente sceglie di aderire.

Il congedo per malattia previsto dalla legge deve essere visibile. La California impone ai datori di lavoro di comunicare per iscritto il congedo per malattia retribuito disponibile, sul prospetto paga o in un documento separato consegnato nel giorno di paga. Se il congedo per malattia si trova dentro un saldo ferie indistinto, non puoi fornire quel dato: prima di ogni altra cosa, la mancata conformità è un problema di report.

Canada

Le norme canadesi sul lavoro seguono l’approccio opposto: i tipi di congedo sono definiti dalla legge, nel dettaglio.

I datori di lavoro soggetti alla regolamentazione federale gestiscono circa quindici congedi specifici, ciascuno con una propria durata, una regola di retribuzione e un periodo minimo di servizio. Tra questi il congedo medico retribuito (fino a 10 giorni all’anno), il congedo personale (5 giorni, di cui i primi 3 retribuiti), il congedo per lutto (fino a 10 giorni, di cui i primi 3 retribuiti) e il congedo per violenza familiare (10 giorni, di cui i primi 5 retribuiti), oltre ai congedi più lunghi di maternità, parentale, per assistenza compassionevole e per malattia grave.

L’Ontario prevede congedi brevi con conservazione del posto, per lo più non retribuiti (malattia, responsabilità familiari per tre giorni, lutto), oltre ai congedi familiari e parentali più lunghi.

Il Québec consente 10 giorni di assenza all’anno per obblighi familiari o di salute, di cui due retribuiti dopo tre mesi di servizio continuativo.

Le altre province hanno ciascuna il proprio elenco, e i nomi raramente coincidono. Un datore di lavoro canadese che opera in più province gestisce più classificazioni, non una sola con variazioni regionali.

A livello internazionale

Regno Unito. L’indennità di malattia di legge, i congedi familiari, il permesso per familiari a carico e il servizio di giuria seguono ciascuno le proprie regole, separate dalle ferie annuali contrattuali, e l’assenza per malattia prevista dalla legge deve restare distinguibile dalle ferie annuali ai fini della retribuzione e dei report.

Australia. I National Employment Standards definiscono direttamente i tipi (ferie annuali, congedo personale e per assistenza ai familiari, congedo per gravi motivi familiari, congedo parentale, congedo per servizio alla comunità, congedo per violenza familiare e domestica), ciascuno con le proprie regole di accumulo e pagamento. Il congedo personale e per assistenza ai familiari matura in ore e non viene pagato alla cessazione; le ferie annuali sì.

Come progettare il tuo elenco

• Crea un tipo separato per ogni diritto previsto dalla legge a cui sei soggetto, anche quando la tua politica è più generosa
• Non unire la malattia alle ferie nelle giurisdizioni in cui il congedo per malattia va riportato separatamente o in cui l’unione rende il saldo pagabile all’uscita
• Imposta per ogni tipo le regole su retribuzione, documentazione e approvazione, non a livello globale
• Decidi quali tipi contano ai fini delle soglie di assenza. Servizio di giuria, lutto e congedi tutelati in genere non dovrebbero contare
• Tieni breve l’elenco visibile ai dipendenti. Quindici opzioni in un modulo di richiesta producono richieste classificate male; raggruppale e lascia i dettagli al sistema
• Registra il tipo al momento della richiesta, non dell’approvazione, così le regole si applicano prima che un responsabile debba ricordarsele

Approfondisci: I diversi tipi di congedo da includere nella tua politica di congedo