Typ urlopu

Typ urlopu to kategoria przypisana do nieobecności – urlop wypoczynkowy, zwolnienie chorobowe, urlop rodzicielski, urlop z powodu żałoby, udział w ławie przysięgłych, urlop bezpłatny – i to on decyduje o tym, jak dana nieobecność jest traktowana.

Błędem jest traktowanie go jak etykiety. Typ urlopu to zestaw zasad. Dwie nieobecności, które w kalendarzu wyglądają identycznie, mogą działać zupełnie inaczej w zależności od typu, pod którym zostały zarejestrowane.

O czym faktycznie decyduje typ

Każdy typ urlopu niesie odpowiedzi na tych samych siedem pytań:

• Czy jest płatny i według jakiej stawki?
• Czy jest odliczany od bilansu, czy przyznawany za każdym razem osobno?
• Czy się nalicza i według jakiego harmonogramu?
• Czy wymaga dowodu – zaświadczenia, wezwania, orzeczenia sądu?
• Czy chroni zatrudnienie i czy chroni przed konsekwencjami dyscyplinarnymi?
• Czy wlicza się do progów absencji i raportowania obecności?
• Czy jest wypłacany po zakończeniu zatrudnienia?

Zmień typ, a zmienisz te odpowiedzi. Dlatego błędne zaklasyfikowanie nieobecności nie jest kwestią porządku – zmienia to, co należy się pracownikowi i co później będziesz w stanie udowodnić.

Druga zasada wynika z pierwszej: łączenie typów niszczy informacje, których nie da się odzyskać. Zwolnienia chorobowego zarejestrowanego jako ogólne PTO nie da się wykazać w raporcie dotyczącym ustawowego obowiązku zapewnienia zwolnienia chorobowego. Nagła nieobecność zapisana jako zwolnienie chorobowe niesłusznie zawyża wskaźnik w systemie zarządzania absencją. A wspólna pula urlopu wypoczynkowego i chorobowego może zamienić niepodlegające wypłacie uprawnienie w podlegające wypłacie przy rozwiązaniu umowy.

Stany Zjednoczone

Nie ma federalnej klasyfikacji urlopów wypoczynkowych – jej zaprojektowanie zależy wyłącznie od Ciebie. Istnieje jednak coraz więcej ustawowych typów, których nie można wrzucić do ogólnej puli PTO, a dwie zasady pokazują to konkretnie.

Zakwalifikowanie urlopu jako FMLA to obowiązek pracodawcy, a nie wybór pracownika. Zgodnie z wytycznymi Departamentu Pracy, gdy pracodawca dowie się, że nieobecność kwalifikuje się do FMLA, musi zakwalifikować urlop jako FMLA – nie może tego odkładać, a żadna ze stron nie może zrezygnować z tej ochrony, by pracownik mógł zachować swoje uprawnienie na później. Wykorzystywany zamiast niego płatny urlop biegnie równolegle, a nie wydłuża dwunastu tygodni.

Warto wiedzieć, że te wytyczne pozostają w sprzeczności z orzeczeniem Escriba v. Foster Poultry Farms Sądu Apelacyjnego Dziewiątego Okręgu, który doszedł do przeciwnego wniosku, a opinie DOL nie wiążą sądów. Praktyczny wniosek dla systemu urlopowego jest jednak w obu przypadkach taki sam: FMLA to typ, który stosujesz Ty, a nie taki, na który decyduje się pracownik.

Ustawowe zwolnienie chorobowe musi być widoczne. Kalifornia wymaga od pracodawców pisemnej informacji o dostępnym płatnym zwolnieniu chorobowym – na odcinku płacowym lub w osobnym dokumencie przekazywanym w dniu wypłaty. Jeśli zwolnienie chorobowe jest częścią niezróżnicowanego bilansu PTO, nie jesteś w stanie podać tej liczby – niezgodność z przepisami jest tu przede wszystkim problemem raportowania.

Kanada

Kanadyjskie przepisy o standardach zatrudnienia przyjmują odwrotne podejście: typy urlopów są szczegółowo zdefiniowane w ustawach.

Pracodawcy podlegający regulacjom federalnym obsługują około piętnastu nazwanych urlopów, z których każdy ma własny wymiar, zasadę wynagrodzenia i okres kwalifikacyjny – wśród nich płatny urlop zdrowotny (do 10 dni w roku), urlop z przyczyn osobistych (5 dni, z czego pierwsze 3 płatne), urlop z powodu żałoby (do 10 dni, z czego pierwsze 3 płatne) i urlop z powodu przemocy w rodzinie (10 dni, z czego pierwsze 5 płatnych), a także dłuższe urlopy: macierzyński, rodzicielski, na opiekę nad umierającym członkiem rodziny (compassionate care) i z powodu ciężkiej choroby bliskiej osoby (critical illness).

Ontario zapewnia krótkie, w większości bezpłatne urlopy chroniące zatrudnienie – zwolnienie chorobowe, urlop z powodu obowiązków rodzinnych (trzy dni), urlop z powodu żałoby – a także dłuższe urlopy rodzinne i rodzicielskie.

Quebec pozwala na 10 dni nieobecności w roku z powodu obowiązków rodzinnych lub zdrowotnych, z czego dwa są płatne, gdy pracownik ma trzy miesiące nieprzerwanego stażu.

Pozostałe prowincje prowadzą własne listy, a nazwy rzadko się pokrywają. Kanadyjski pracodawca działający w kilku prowincjach prowadzi kilka klasyfikacji, a nie jedną z regionalnymi wariantami.

Na świecie

Wielka Brytania. Statutory sick pay (ustawowe wynagrodzenie chorobowe), urlopy rodzinne, czas wolny na opiekę nad bliskimi (time off for dependants) i udział w ławie przysięgłych podlegają odrębnym zasadom, niezależnym od umownego urlopu rocznego – a ustawowa nieobecność chorobowa musi być odróżnialna od urlopu rocznego na potrzeby wynagrodzenia i raportowania.

Australia. National Employment Standards bezpośrednio definiują typy urlopów – urlop roczny, urlop z przyczyn osobistych i opiekuńczy (personal/carer’s leave), urlop okolicznościowy (compassionate leave), urlop rodzicielski, urlop na służbę społeczną (community service leave), urlop z powodu przemocy w rodzinie i przemocy domowej – każdy z własnymi zasadami naliczania i wypłaty. Urlop z przyczyn osobistych i opiekuńczy nalicza się w godzinach i nie jest wypłacany przy rozwiązaniu umowy; urlop roczny jest.

Jak zaprojektować listę typów

• Utwórz osobny typ dla każdego ustawowego uprawnienia, które Cię obowiązuje, nawet jeśli Twoja polityka jest hojniejsza
• Nie łącz zwolnienia chorobowego z PTO w jurysdykcjach, w których zwolnienie chorobowe trzeba raportować lub w których połączenie sprawia, że bilans podlega wypłacie przy odejściu
• Ustal zasady dotyczące płatności, dowodów i zatwierdzania dla każdego typu, a nie globalnie
• Zdecyduj, które typy wliczają się do progów absencji. Udział w ławie przysięgłych, urlop z powodu żałoby i urlopy chronione zasadniczo nie powinny
• Lista widoczna dla pracowników powinna być krótka. Piętnaście opcji w formularzu wniosku prowadzi do błędnie zaklasyfikowanych wniosków; pogrupuj je i pozwól systemowi przechowywać szczegóły
• Rejestruj typ w momencie składania wniosku, a nie zatwierdzania, aby zasady działały, zanim menedżer będzie musiał o nich pamiętać

Czytaj więcej: Rodzaje urlopów, które warto uwzględnić w polityce urlopowej