Guia: aprovador substituto

Garanta as decisões sobre licenças enquanto você está ausente. As solicitações são encaminhadas automaticamente durante o período que você definir.

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O aprovador substituto é a pessoa que assume as decisões sobre licenças enquanto o aprovador principal está ausente. Configure-o antes de sair e, durante o período definido, todas as solicitações de licença que chegariam a você serão encaminhadas ao seu substituto. Quando você voltar, as aprovações retornam para você automaticamente.

Por que ele existe

Os aprovadores também tiram licença. Sem um substituto, todas as solicitações que recebem enquanto estão fora se acumulam em uma caixa de entrada parada ou precisam ser administradas por um administrador que talvez não conheça a equipe. As duas opções atrasam as decisões e transferem trabalho para outra pessoa justamente no pior momento. O aprovador substituto elimina esse gargalo: a equipe não precisa esperar você voltar das suas próprias férias, e ninguém mais precisa correr para cobrir a sua ausência.

Como funciona

• Você escolhe o substituto: qualquer aprovador ou administrador do espaço de trabalho pode substituir você. Ele não precisa estar no mesmo departamento.
• Você define as datas: uma data de início e uma data de término definem o período. Fora desse período, você cuida das solicitações normalmente.
• O encaminhamento é automático: qualquer solicitação de licença enviada durante o período vai para o substituto. Ele a aprova ou nega; o usuário nunca precisa perguntar “quem está cobrindo?”
• O retorno também é automático: quando o período termina, as aprovações voltam para você sem que você precise fazer nada.
• Você continua informado: ao voltar, você pode ver o que foi aprovado ou negado enquanto estava fora.

O que cada função pode fazer

• Administrador: pode definir um aprovador substituto em nome de qualquer aprovador, algo útil em ausências não planejadas ou quando um aprovador se esquece. Os administradores também podem atuar como substitutos.
• Aprovador: define o próprio substituto antes de sair de licença. Também pode ser designado como substituto de outra pessoa, obtendo poder de aprovação temporário durante o período definido.
• Usuário: não vê nem define substitutos. Apenas envia licenças normalmente, e a solicitação chega à pessoa certa automaticamente.

Quando usar

• Em qualquer férias de dois ou mais dias em que você seja o único aprovador de um departamento. Mesmo uma ausência curta pode gerar uma fila se chegarem solicitações.
• Licenças prolongadas (licença parental, período sabático, licença médica): o substituto evita que tudo seja encaminhado a um administrador sobrecarregado.
• Cobertura entre equipes: quando o seu colíder aprova pela sua equipe enquanto você está fora, e vice-versa, configurações recíprocas de aprovador substituto mantêm as duas equipes funcionando.
• Feriados e fora do horário: espaços de trabalho com equipes globais às vezes usam um substituto para garantir que uma solicitação de licença enviada durante a sua noite não espere 12 horas até você vê-la.

O que considerar ao definir um substituto

• Escolha alguém que conheça a equipe. O substituto deve ter contexto suficiente para tomar decisões sensatas sobre cobertura e prazos, e não apenas clicar em Aprovar em tudo.
• Ajuste o período à sua ausência real, com uma pequena margem de cada lado para que solicitações que cheguem tarde não se percam.
• Tenha um reserva para o reserva. Se o seu substituto também sair de licença, ele pode definir o próprio substituto. As aprovações nunca ficam sem destino.

Perguntas frequentes