Rehber: yedek onaylayıcı

Siz yokken izin kararlarının aksamamasını sağlayın. Talepler, belirlediğiniz süre boyunca otomatik olarak yönlendirilir.

3 dakikalık okuma

Yedek onaylayıcı, ana onaylayıcı yokken izin kararlarını üstlenen kişidir. Ayrılmadan önce ayarlayın; yapılandırılan süre boyunca size gelecek her izin talebi bunun yerine yedeğinize yönlendirilir. Döndüğünüzde onaylar otomatik olarak yeniden size gelir.

Neden var?

Onaylayıcılar da izne çıkar. Yedek olmadığında, onaylayıcının yokken aldığı her talep ya kullanılmayan bir gelen kutusunda birikir ya da ekibi tanımayabilecek bir yönetici tarafından idare edilmek zorunda kalır. Her iki seçenek de kararları geciktirir ve işi tam da yanlış anda başka birinin üzerine yıkar. Yedek onaylayıcı bu darboğazı ortadan kaldırır: ekip sizin kendi tatilinizden dönmenizi beklemez ve kimse işi üstlenmek için telaşlanmak zorunda kalmaz.

Nasıl çalışır?

• Yedeği siz seçersiniz: çalışma alanındaki herhangi bir onaylayıcı veya yönetici sizin yerinize geçebilir. Aynı departmanda olmaları gerekmez.
• Tarihleri siz belirlersiniz: bir başlangıç tarihi ve bir bitiş tarihi süreyi tanımlar. Bu sürenin dışında talepleri her zamanki gibi siz yönetirsiniz.
• Yönlendirme otomatiktir: bu süre içinde gönderilen her izin talebi yedeğe gider. Yedek talebi onaylar veya reddeder; kullanıcının hiçbir zaman “yerine kim bakıyor?” diye sormasına gerek kalmaz.
• Geri dönüş de otomatiktir: süre sona erdiğinde onaylar, sizin herhangi bir işlem yapmanıza gerek kalmadan size geri döner.
• Gelişmelerden haberdar olursunuz: döndüğünüzde siz yokken nelerin onaylandığını veya reddedildiğini görebilirsiniz.

Her rol neler yapabilir?

• Yönetici: herhangi bir onaylayıcı adına yedek onaylayıcı ayarlayabilir; bu, plansız yokluklarda veya bir onaylayıcı unuttuğunda işe yarar. Yöneticiler kendileri de yedek olarak görev yapabilir.
• Onaylayıcı: izne çıkmadan önce kendi yedeğini ayarlar. Ayrıca başka birinin yedeği olarak atanabilir ve yapılandırılan süre için geçici onay yetkisi kazanır.
• Kullanıcı: yedekleri görmez veya ayarlamaz. İzin talebini her zamanki gibi gönderir ve talep otomatik olarak doğru kişiye ulaşır.

Ne zaman kullanılmalı?

• İki gün veya daha uzun süren her tatilde, bir departmanın tek onaylayıcısı sizseniz. Talepler gelirse kısa bir yokluk bile bir kuyruk oluşturabilir.
• Uzun süreli izinlerde (ebeveyn izni, uzun süreli ücretsiz izin, hastalık izni): yedek, her şeyin aşırı yüklenmiş bir yöneticiye yönlendirilmesini önler.
• Ekipler arası destek: siz yokken ekip arkadaşınız olan diğer lider sizin ekibiniz için onay veriyorsa ve bunun tersi de geçerliyse, karşılıklı yedek onaylayıcı ayarları her iki ekibin de işlerini aksatmadan sürdürmesini sağlar.
• Resmî tatiller ve mesai dışı saatler: küresel ekiplere sahip çalışma alanları, sizin gecenizde gönderilen bir izin talebinin sizin görmeniz için 12 saat beklememesini sağlamak amacıyla bazen yedek kullanır.

Ayarlarken nelere dikkat etmeli?

• Ekibi tanıyan birini seçin. Yedek, her şeye Onayla'ya tıklamakla kalmayıp ekibin yeterliliği ve zamanlama konusunda mantıklı kararlar verebilecek kadar bilgiye sahip olmalıdır.
• Süreyi gerçek yokluğunuza göre ayarlayın ve geç gelen taleplerin gözden kaçmaması için her iki tarafa da küçük bir pay bırakın.
• Yedeğin de bir yedeği olsun. Yedeğiniz de izne çıkarsa kendi yedeğini ayarlayabilir. Onaylar hiçbir zaman boşlukta kalmaz.

Sık sorulan sorular