Przewodnik: zastępczy zatwierdzający

Zapewnij podejmowanie decyzji urlopowych podczas swojej nieobecności. Wnioski są automatycznie przekierowywane w ustawionym przez Ciebie okresie.

3 min czytania

Zastępczy zatwierdzający to osoba, która przejmuje decyzje urlopowe podczas nieobecności głównego zatwierdzającego. Skonfiguruj go przed wyjazdem, a w ustawionym okresie każdy wniosek urlopowy, który trafiłby do Ciebie, zostanie przekierowany do Twojego zastępcy. Po Twoim powrocie zatwierdzanie automatycznie wraca do Ciebie.

Dlaczego to istnieje

Zatwierdzający też biorą urlopy. Bez zastępcy każdy wniosek, który otrzymają podczas nieobecności, albo gromadzi się w nieużywanej skrzynce, albo musi go przejąć administrator, który może nie znać zespołu. Obie sytuacje opóźniają decyzje i przerzucają pracę na kogoś innego w najmniej odpowiednim momencie. Zastępczy zatwierdzający usuwa to wąskie gardło: zespół nie czeka, aż wrócisz z własnego urlopu, a nikt inny nie musi w pośpiechu przejmować Twoich obowiązków.

Jak to działa

• Ty wybierasz zastępcę: może Cię zastąpić dowolny zatwierdzający lub administrator w przestrzeni roboczej. Nie musi należeć do tego samego działu.
• Ty ustawiasz daty: data rozpoczęcia i data zakończenia określają okres zastępstwa. Poza tym okresem rozpatrujesz wnioski jak zwykle.
• Przekierowanie jest automatyczne: każdy wniosek urlopowy złożony w tym okresie trafia do zastępcy. Zastępca go zatwierdza lub odrzuca; użytkownik nigdy nie musi pytać, kto Cię zastępuje.
• Powrót też jest automatyczny: gdy okres się kończy, zatwierdzanie wraca do Ciebie bez żadnych działań z Twojej strony.
• Jesteś na bieżąco: po powrocie możesz zobaczyć, co zostało zatwierdzone lub odrzucone podczas Twojej nieobecności.

Co może każda rola

• Administrator: może ustawić zastępczego zatwierdzającego w imieniu dowolnego zatwierdzającego, co przydaje się przy nieplanowanych nieobecnościach lub gdy zatwierdzający zapomni to zrobić. Administratorzy mogą też sami pełnić funkcję zastępców.
• Zatwierdzający: ustawia własnego zastępcę przed wyjazdem na urlop. Może też zostać wyznaczony na zastępcę innej osoby i uzyskać tymczasowe uprawnienia do zatwierdzania w ustawionym okresie.
• Użytkownik: nie widzi ani nie ustawia zastępców. Po prostu składa wnioski urlopowe jak zwykle, a wniosek automatycznie trafia do właściwej osoby.

Kiedy warto go ustawić

• Przy każdym urlopie trwającym co najmniej dwa dni, jeśli jesteś jedynym zatwierdzającym w dziale. Nawet krótka nieobecność może spowodować kolejkę, jeśli napłyną wnioski.
• Przy dłuższej nieobecności (urlop rodzicielski, urlop sabatyczny, zwolnienie chorobowe): zastępca sprawia, że wszystko nie trafia do przeciążonego administratora.
• Przy wzajemnym zastępstwie między zespołami: gdy współprowadzący zatwierdza wnioski Twojego zespołu podczas Twojej nieobecności i odwrotnie, wzajemnie ustawieni zastępczy zatwierdzający zapewniają płynną pracę obu zespołów.
• W święta i poza godzinami pracy: przestrzenie robocze z zespołami na całym świecie czasem korzystają z zastępcy, aby wniosek urlopowy złożony w nocy (w Twojej strefie czasowej) nie czekał 12 godzin, aż go zobaczysz.

Co wziąć pod uwagę przy ustawianiu

• Wybierz kogoś, kto zna zespół. Zastępca powinien mieć wystarczający kontekst, aby podejmować rozsądne decyzje dotyczące obsady i terminów, a nie po prostu klikać Zatwierdź przy wszystkim.
• Dopasuj okres do faktycznej nieobecności z niewielkim zapasem z obu stron, aby wnioski, które wpłyną później, nie przepadły.
• Miej zastępcę dla zastępcy. Jeśli Twój zastępca również idzie na urlop, może ustawić własnego zastępcę. Zatwierdzanie nigdy nie utknie w martwym punkcie.

Najczęstsze pytania