Leitfaden: Stellvertretender Genehmiger

Urlaubsentscheidungen abdecken, während Sie abwesend sind. Anträge werden für den von Ihnen festgelegten Zeitraum automatisch weitergeleitet.

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Ein stellvertretender Genehmiger ist die Person, die Urlaubsentscheidungen übernimmt, während der Hauptgenehmiger abwesend ist. Richten Sie ihn vor Ihrer Abwesenheit ein, und im festgelegten Zeitraum geht jeder Urlaubsantrag, der sonst an Sie gegangen wäre, stattdessen an Ihren Stellvertreter. Wenn Sie zurück sind, gehen die Genehmigungen automatisch wieder an Sie.

Warum es diese Funktion gibt

Auch Genehmiger gehen in Urlaub. Ohne Stellvertreter stapeln sich alle Anträge, die sie während ihrer Abwesenheit erhalten, entweder in einem ungenutzten Posteingang oder müssen von einem Administrator bearbeitet werden, der das Team womöglich nicht kennt. Beides verzögert Entscheidungen und verlagert Arbeit genau im falschen Moment auf jemand anderen. Der stellvertretende Genehmiger beseitigt diesen Engpass: Das Team muss nicht warten, bis Sie aus Ihrem eigenen Urlaub zurück sind, und niemand sonst muss hektisch einspringen.

So funktioniert es

• Sie wählen den Stellvertreter: Jeder Genehmiger oder Administrator im Workspace kann Sie vertreten. Er muss nicht derselben Abteilung angehören.
• Sie legen die Daten fest: Ein Start- und ein Enddatum bestimmen den Zeitraum. Außerhalb dieses Zeitraums bearbeiten Sie Anträge wie gewohnt.
• Die Weiterleitung erfolgt automatisch: Jeder Urlaubsantrag, der im Zeitraum eingereicht wird, geht an den Stellvertreter. Er genehmigt oder lehnt ihn ab; der Benutzer muss nie fragen, wer gerade vertritt.
• Auch die Rückkehr erfolgt automatisch: Wenn der Zeitraum endet, gehen die Genehmigungen wieder an Sie, ohne dass Sie etwas tun müssen.
• Sie bleiben auf dem Laufenden: Nach Ihrer Rückkehr sehen Sie, was während Ihrer Abwesenheit genehmigt oder abgelehnt wurde.

Was jede Rolle tun kann

• Administrator: kann für jeden Genehmiger einen stellvertretenden Genehmiger festlegen – nützlich bei ungeplanten Abwesenheiten oder wenn ein Genehmiger es vergisst. Administratoren können auch selbst als Stellvertreter fungieren.
• Genehmiger: legt vor seinem Urlaub seinen eigenen Stellvertreter fest. Kann auch als Stellvertreter einer anderen Person zugewiesen werden und erhält dann für den festgelegten Zeitraum vorübergehend Genehmigungsrechte.
• Benutzer: sieht keine Stellvertreter und legt keine fest. Er reicht einfach wie gewohnt Urlaub ein, und der Antrag erreicht automatisch die richtige Person.

Wann Sie einen Stellvertreter nutzen sollten

• Bei jedem Urlaub von zwei oder mehr Tagen, wenn Sie der einzige Genehmiger einer Abteilung sind. Selbst eine kurze Abwesenheit kann zu einem Rückstau führen, wenn Anträge eingehen.
• Bei längerer Abwesenheit (Elternzeit, Sabbatical, Krankenstand): Der Stellvertreter verhindert, dass alles bei einem überlasteten Administrator landet.
• Bei teamübergreifender Vertretung: Wenn Ihre Co-Leitung während Ihrer Abwesenheit für Ihr Team genehmigt und umgekehrt, halten gegenseitig eingerichtete stellvertretende Genehmiger beide Teams am Laufen.
• An Feiertagen und außerhalb der Arbeitszeit: Workspaces mit globalen Teams nutzen manchmal einen Stellvertreter, damit ein Urlaubsantrag, der in Ihrer Nacht eingereicht wird, nicht 12 Stunden warten muss, bis Sie ihn sehen.

Worauf Sie bei der Einrichtung achten sollten

• Wählen Sie jemanden, der das Team kennt. Der Stellvertreter sollte genug Kontext haben, um sinnvolle Entscheidungen zu Vertretung und Zeitplanung zu treffen, statt einfach alles zu genehmigen.
• Stimmen Sie den Zeitraum auf Ihre tatsächliche Abwesenheit ab, mit einem kleinen Puffer davor und danach, damit spät eingehende Anträge nicht untergehen.
• Sorgen Sie für eine Vertretung der Vertretung. Wenn auch Ihr Stellvertreter in Urlaub geht, kann er seinen eigenen Stellvertreter festlegen. So gehen Genehmigungen nie verloren.

Häufige Fragen