Guide: Ersättande godkännare

Se till att beslut om ledigheter fattas medan du är borta. Ansökningar dirigeras automatiskt under den period du anger.

3 minuters läsning

En ersättande godkännare är den person som tar över besluten om ledigheter medan den ordinarie godkännaren är borta. Ställ in det innan du går, så dirigeras varje ledighetsansökan som skulle ha kommit till dig i stället till din ersättare under den konfigurerade perioden. När du är tillbaka går godkännandena automatiskt tillbaka till dig.

Varför funktionen finns

Även godkännare är lediga ibland. Utan en ersättare blir varje ansökan som kommer in medan de är borta antingen liggande i en inkorg som ingen tittar i, eller så måste den hanteras av en administratör som kanske inte känner teamet. Båda alternativen fördröjer besluten och lägger arbete på någon annan i precis fel ögonblick. Ersättande godkännare tar bort den flaskhalsen: teamet behöver inte vänta på att du kommer tillbaka från din egen semester, och ingen annan behöver stressa för att täcka upp.

Så fungerar det

• Du väljer ersättaren: vilken godkännare eller administratör som helst i arbetsytan kan träda in åt dig. Personen behöver inte tillhöra samma avdelning.
• Du anger datumen: ett startdatum och ett slutdatum definierar perioden. Utanför perioden hanterar du ansökningarna som vanligt.
• Dirigeringen sker automatiskt: varje ledighetsansökan som skickas in under perioden går till ersättaren, som godkänner eller nekar den. Användaren behöver aldrig fråga ”vem täcker upp?”.
• Återgången sker också automatiskt: när perioden är slut går godkännandena tillbaka till dig utan att du behöver göra något.
• Du hålls informerad: när du kommer tillbaka kan du se vad som godkändes eller nekades medan du var borta.

Vad varje roll kan göra

• Administratör: kan ställa in en ersättande godkännare åt vilken godkännare som helst, vilket är praktiskt vid oplanerad frånvaro eller när en godkännare har glömt det. Administratörer kan också själva vara ersättare.
• Godkännare: ställer in sin egen ersättare innan hen går på ledighet. Kan också utses till någon annans ersättare och får då tillfällig behörighet att godkänna under den konfigurerade perioden.
• Användare: ser inte och ställer inte in ersättare. Användaren skickar bara sin ledighetsansökan som vanligt, och den når automatiskt rätt person.

När du bör använda en

• All semester på två dagar eller mer där du är ensam godkännare för en avdelning. Även en kort frånvaro kan skapa en kö om det kommer in ansökningar.
• Längre ledighet (föräldraledighet, tjänstledighet, sjukledighet): ersättaren förhindrar att allt dirigeras till en överbelastad administratör.
• Täckning mellan team: när din medansvarige godkänner för ditt team medan du är borta och tvärtom håller ömsesidiga inställningar för ersättande godkännare flödet igång i båda teamen.
• Allmänna helgdagar och tid utanför arbetstid: arbetsytor med globala team använder ibland en ersättare för att se till att en ledighetsansökan som skickas in under din natt inte behöver vänta 12 timmar på att du ska se den.

Tänk på det här när du utser en

• Välj någon som känner teamet. Ersättaren bör ha tillräckligt med sammanhang för att fatta vettiga beslut om bemanning och tidpunkter – inte bara klicka på Godkänn på allt.
• Anpassa perioden efter din faktiska frånvaro, med en liten marginal på båda sidor så att sena ansökningar inte faller mellan stolarna.
• Ha en reserv för reserven. Om din ersättare också går på ledighet kan hen utse en egen ersättare. Godkännanden hamnar aldrig i ett svart hål.

Vanliga frågor