Guida: approvatore sostitutivo

Fai gestire le decisioni sui congedi mentre sei assente. Le richieste vengono inoltrate automaticamente per il periodo che imposti.

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Un approvatore sostitutivo è la persona che si occupa delle decisioni sui congedi mentre l'approvatore principale è assente. Configuralo prima di partire: durante il periodo impostato, ogni richiesta di congedo che sarebbe arrivata a te viene inoltrata al tuo sostituto. Al tuo rientro, le approvazioni tornano automaticamente a te.

Perché esiste

Anche gli approvatori vanno in congedo. Senza un sostituto, ogni richiesta che ricevono durante l'assenza resta ferma in una casella di posta inattiva oppure deve essere gestita da un amministratore che potrebbe non conoscere il team. In entrambi i casi le decisioni vengono ritardate e il lavoro ricade su qualcun altro proprio nel momento sbagliato. L'approvatore sostitutivo elimina questo collo di bottiglia: il team non deve aspettare che tu torni dalle tue ferie e nessun altro deve affannarsi a coprirti.

Come funziona

• Scegli tu il sostituto: qualsiasi approvatore o amministratore dello spazio di lavoro può sostituirti. Non deve per forza appartenere allo stesso dipartimento.
• Imposti tu le date: una data di inizio e una data di fine definiscono il periodo. Al di fuori di quel periodo, gestisci le richieste come al solito.
• L'inoltro è automatico: ogni richiesta di congedo inviata durante il periodo va al sostituto, che la approva o la rifiuta; l'utente non deve mai chiedere “chi mi copre?”
• Anche il ritorno è automatico: quando il periodo termina, le approvazioni tornano a te senza che tu debba fare nulla.
• Resti informato: al tuo rientro puoi vedere cosa è stato approvato o rifiutato durante la tua assenza.

Cosa può fare ogni ruolo

• Amministratore: può impostare un approvatore sostitutivo per conto di qualsiasi approvatore, utile per assenze impreviste o quando un approvatore se ne dimentica. Anche gli amministratori possono fare da sostituti.
• Approvatore: imposta il proprio sostituto prima di andare in congedo. Può anche essere assegnato come sostituto di qualcun altro, ottenendo un potere di approvazione temporaneo per il periodo configurato.
• Utente: non vede né imposta sostituti. Invia semplicemente le richieste di congedo come al solito e la richiesta arriva automaticamente alla persona giusta.

Quando usarlo

• Qualsiasi assenza per ferie di due o più giorni in cui sei l'unico approvatore di un dipartimento. Anche un'assenza breve può creare una coda se arrivano richieste.
• Congedi prolungati (congedo parentale, anno sabbatico, congedo per malattia): il sostituto evita che tutto venga inoltrato a un amministratore già sovraccarico.
• Copertura tra team: quando il tuo co-responsabile approva per il tuo team mentre sei assente e viceversa, una configurazione reciproca di approvatori sostitutivi mantiene attivi entrambi i team.
• Festività e fuori orario: gli spazi di lavoro con team globali a volte usano un sostituto per evitare che una richiesta di congedo inviata durante la tua notte aspetti 12 ore prima che tu la veda.

Cosa considerare quando ne imposti uno

• Scegli qualcuno che conosce il team. Il sostituto deve avere abbastanza contesto per prendere decisioni sensate su copertura e tempistiche, non limitarsi a fare clic su Approva per tutto.
• Fai coincidere il periodo con la tua assenza effettiva, con un piccolo margine prima e dopo, così le richieste arrivate in ritardo non vanno perse.
• Prevedi un sostituto per il sostituto. Se anche il tuo sostituto va in congedo, può impostare a sua volta un proprio sostituto. Le approvazioni non restano mai in sospeso nel vuoto.

Domande frequenti