Guide : approbateur remplaçant

Assurez la continuité des décisions de congés pendant votre absence. Les demandes sont transmises automatiquement sur la période que vous définissez.

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L'approbateur remplaçant est la personne qui prend le relais des décisions de congés pendant l'absence de l'Approbateur principal. Configurez-le avant de partir : pendant la période définie, chaque demande de congés qui vous aurait été adressée est transmise à votre remplaçant. À votre retour, les approbations vous reviennent automatiquement.

Pourquoi cette fonctionnalité existe

Les Approbateurs prennent eux aussi des congés. Sans remplaçant, chaque demande reçue pendant leur absence s'accumule dans une boîte de réception en sommeil ou doit être gérée par un Administrateur qui ne connaît pas forcément l'équipe. Dans les deux cas, les décisions sont retardées et le travail retombe sur quelqu'un d'autre au pire moment. L'approbateur remplaçant supprime ce goulot d'étranglement : l'équipe n'attend pas votre retour de vacances, et personne n'a à se démener pour vous couvrir.

Comment ça marche

• Vous choisissez le remplaçant : n'importe quel Approbateur ou Administrateur de l'espace de travail peut vous remplacer. Il n'a pas besoin d'appartenir au même service.
• Vous définissez les dates : une date de début et une date de fin délimitent la période. En dehors de cette période, vous traitez les demandes comme d'habitude.
• La transmission est automatique : toute demande de congés soumise pendant la période est envoyée au remplaçant. Il l'approuve ou la rejette ; l'Utilisateur n'a jamais à demander « qui me remplace ? ».
• Le retour est automatique lui aussi : à la fin de la période, les approbations vous reviennent sans aucune action de votre part.
• Vous restez informé : à votre retour, vous pouvez voir ce qui a été approuvé ou rejeté pendant votre absence.

Ce que chaque rôle peut faire

• Administrateur : peut désigner un approbateur remplaçant pour n'importe quel Approbateur, ce qui est utile en cas d'absence imprévue ou d'oubli. Les Administrateurs peuvent aussi être eux-mêmes remplaçants.
• Approbateur : désigne son propre remplaçant avant de partir en congé. Il peut aussi être désigné comme remplaçant d'un autre Approbateur et obtenir un pouvoir d'approbation temporaire pendant la période définie.
• Utilisateur : ne voit pas et ne désigne pas de remplaçants. Il soumet ses congés comme d'habitude, et la demande parvient automatiquement à la bonne personne.

Quand en désigner un

• Pour toute absence de deux jours ou plus lorsque vous êtes le seul Approbateur d'un service. Même une courte absence peut créer une file d'attente si des demandes arrivent.
• Pour une absence prolongée (congé parental, congé sabbatique, arrêt maladie) : le remplaçant évite que tout soit transmis à un Administrateur débordé.
• Pour une couverture entre équipes : lorsque votre co-responsable approuve pour votre équipe pendant votre absence et inversement, des remplacements réciproques assurent la fluidité des deux équipes.
• Pour les jours fériés et les heures creuses : les espaces de travail avec des équipes internationales désignent parfois un remplaçant pour qu'une demande soumise pendant votre nuit n'attende pas 12 heures avant que vous la voyiez.

Points à considérer lors de la désignation

• Choisissez quelqu'un qui connaît l'équipe. Le remplaçant doit disposer d'assez de contexte pour prendre des décisions pertinentes sur la couverture et le calendrier, et ne pas simplement tout approuver.
• Faites correspondre la période à votre absence réelle, avec une petite marge de chaque côté pour que les demandes tardives ne passent pas entre les mailles du filet.
• Prévoyez un remplaçant pour le remplaçant. Si votre remplaçant part aussi en congé, il peut désigner son propre remplaçant. Les approbations ne tombent jamais dans le vide.

Questions fréquentes