Recompra / conversão em dinheiro de PTO

A recompra de PTO (PTO buyback) — também chamada de conversão em dinheiro (cash-out) — é um arranjo em que o empregador paga ao funcionário pela licença acumulada, em vez de ele tirá-la, enquanto o vínculo ainda está ativo. Alguns programas são opcionais e permitem converter parte do saldo em dinheiro. Outros são automáticos e pagam as horas que ultrapassam um teto de acúmulo, em vez de deixá-las se acumular.

Isso é diferente do pagamento de PTO, que acerta o saldo final quando o vínculo termina. As regras são muito diferentes, e os riscos também.

Por que a recompra é restrita

A recompra parece vantajosa para os dois lados. O funcionário recebe um dinheiro que queria mais do que os dias; o empregador tira um saldo dos registros e reduz o passivo de licenças.

O problema está na finalidade da licença. Os sistemas jurídicos tratam a licença remunerada de uma de duas formas, e essa escolha explica quase todas as regras abaixo.

Onde a licença é vista como remuneração diferida — um benefício conquistado junto com o salário —, convertê-la em dinheiro não tem nada de excepcional, e a recompra é amplamente permitida.

Onde a licença é vista como um direito ligado à saúde e à segurança — um tempo de afastamento de que a pessoa precisa para continuar trabalhando com segurança —, a recompra anula o objetivo. Se ela for permitida, funcionários sob pressão financeira vão vender, com certeza, o descanso de que precisam, que é exatamente o que a lei existe para evitar. Esses sistemas restringem ou proíbem a recompra do mínimo legal, deixando o que estiver acima dele para acordo entre as partes.

Os EUA ficam em uma ponta desse espectro, a UE na outra, e o Canadá e a Austrália no meio.

Leia mais: Como criar uma política justa de recompra de PTO

Estados Unidos

A recompra geralmente é legal, e a principal restrição é tributária, não trabalhista.

O constructive receipt (recebimento implícito) é a armadilha. Por essa doutrina, a renda é tributável a partir do momento em que é creditada a você, separada para você ou colocada à sua disposição para saque. A posição do IRS é que um funcionário com o direito garantido de converter em dinheiro o PTO acumulado está em recebimento implícito desse valor — e é tributado sobre ele quer receba o dinheiro ou não.

Assim, um funcionário que poderia ter convertido três dias tem renda no W-2 referente a esses três dias, e o empregador deve fazer a retenção, mesmo sem ter pago nada. Essa exposição vale para todos os elegíveis, e não só para quem opta pela conversão.

A solução é uma opção irrevogável feita no ano anterior: os funcionários escolhem, antes do ano em que a licença será acumulada, quanto querem converter em dinheiro. Como a escolha é feita antes dos serviços que geram o tempo, não há recebimento implícito até o pagamento. Qualquer programa de conversão em dinheiro deve ser revisado por um consultor tributário antes do lançamento.

Os pagamentos de recompra são supplemental wages (salários complementares) para fins de retenção. E a licença médica legal geralmente não pode ser convertida em dinheiro — as leis estaduais e municipais de licença médica criam um direito de se ausentar, e não um benefício em dinheiro.

Canadá

As férias são mais difíceis de recomprar do que a maioria dos empregadores imagina, porque o tempo e o pagamento são direitos separados.

O vacation pay (pagamento de férias) é irrenunciável. O funcionário não pode concordar em abrir mão dele, e uma política não pode eliminá-lo.

O tempo de férias pode ser renunciado — mas não de forma unilateral. Em Ontário, o funcionário só pode abrir mão do tempo de férias conquistado com o acordo do empregador, por escrito ou por meio eletrônico, e com a aprovação do Director of Employment Standards. Mesmo assim, a obrigação de pagar o vacation pay continua. Como diz a orientação da província: os funcionários podem abrir mão do tempo de férias, mas não do direito ao pagamento de férias.

Na prática, isso significa que uma recompra no Canadá não pode simplesmente ser oferecida como benefício. As demais províncias e o Canada Labour Code definem suas próprias condições.

Em outros países

União Europeia e Reino Unido. É proibido recomprar o mínimo legal durante o vínculo. O artigo 7(2) da Working Time Directive determina que as férias anuais remuneradas não podem ser substituídas por uma compensação financeira, exceto no desligamento, e o Reino Unido aplica isso na regulation 13(9)(b) das Working Time Regulations 1998: a licença “may not be replaced by a payment in lieu except where the worker’s employment is terminated” (não pode ser substituída por um pagamento, exceto quando o vínculo do trabalhador é encerrado). A licença contratual acima do direito legal geralmente pode ser recomprada por acordo.

Austrália. A conversão em dinheiro é permitida, mas rigidamente controlada. Um award ou enterprise agreement precisa permiti-la, ou o funcionário precisa não estar coberto por um award e ter um acordo por escrito. O funcionário deve manter pelo menos quatro semanas de licença acumulada, cada conversão exige um acordo por escrito próprio, o pagamento deve corresponder ao que a licença teria pago, a maioria dos awards a limita a duas semanas em cada período de doze meses e o empregador não pode pressionar ninguém a fazê-la.

Este verbete traz informações gerais, não aconselhamento jurídico ou tributário. As regras de conversão em dinheiro variam entre países, estados dos EUA e províncias do Canadá.