Troca de turnos

Uma troca de turnos é quando dois funcionários trocam turnos programados, de modo que um cobre as horas do outro e vice-versa. É a válvula de escape padrão no trabalho por turnos (varejo, hotelaria e restaurantes, saúde, logística) e a alternativa habitual a tirar licença por causa de uma única data complicada.

Uma troca não é licença. O saldo de ninguém muda e nenhum direito é usado. Mas as horas mudam de lugar, e três coisas vão junto com elas.

O que vai junto com as horas

Custo. As horas agora são trabalhadas por outra pessoa, com outro total semanal e possivelmente outro valor por hora.

Conformidade. Os períodos de descanso, as jornadas máximas e as regras de escala se aplicam à pessoa, não ao turno.

Capacidade. O turno pode exigir uma certificação, uma chave, um idioma ou um código de caixa que o funcionário que cobre não tem.

É por isso que as trocas precisam de aprovação, e isso não é burocracia. Uma troca combinada em um grupo de mensagens passa despercebida pelas três verificações até que algo dê errado.

A armadilha das horas extras

Esta é a que os empregadores sempre deixam passar.

Pela FLSA, as horas extras são devidas sobre as horas efetivamente trabalhadas acima de 40 em uma semana de trabalho. Não faz diferença que a troca tenha sido voluntária, que o funcionário a tenha pedido ou que o total de horas das duas pessoas não tenha mudado. Se cobrir um colega leva alguém de 36 para 44 horas, o empregador deve horas extras sobre quatro delas.

A troca parece não custar nada. Não é assim: é uma redistribuição que pode empurrar uma pessoa para além de um limite do qual a outra estava longe.

A prova definitiva é a exceção. O 29 CFR 553.31 permite excluir as horas trocadas do cálculo das horas extras, mas só para dois funcionários do mesmo órgão público, quando a troca é feita “livremente e sem coação” e o órgão a aprova com antecedência. Cada um é considerado como se tivesse trabalhado sua escala normal.

Essa exceção existe justamente porque, sem ela, as horas trocadas contam. Fora dos órgãos públicos não há nada equivalente.

Onde as leis de fair workweek pesam

Um número crescente de jurisdições americanas (o estado do Oregon inteiro, além de Seattle, Chicago, Filadélfia, Nova York, São Francisco, Berkeley, Emeryville, Evanston e a cidade e o condado de Los Angeles) exige aviso prévio das escalas e o pagamento de predictability pay quando o empregador as altera.

Quem tomou a iniciativa da troca define se esse adicional é devido. A maioria dessas leis isenta as trocas feitas por iniciativa do funcionário: Berkeley, Emeryville, São Francisco, a cidade de LA, o condado de LA, Chicago, Seattle e as regras de fast food de Nova York as excluem. Uma mudança imposta pelo empregador é outra história. Por isso, a origem de uma troca não é um detalhe: é o fato de conformidade que vale registrar.

A segunda armadilha é o intervalo entre turnos. Muitas dessas mesmas leis definem um descanso mínimo entre turnos e penalizam o descumprimento, geralmente de 10 ou 11 horas, 9 em Filadélfia, com adicionais que vão de 1,5 vez o valor da hora (Oregon, Seattle, LA, Emeryville) a 1,25 vez (Chicago) ou valores fixos ($100 por turno de fechamento seguido de abertura em fast food em Nova York, $40 em Filadélfia).

Dois funcionários trocando turnos de boa-fé podem facilmente criar um intervalo curto em que nenhum dos dois está pensando. O sistema precisa detectá-lo, porque eles não vão.

Como administrar bem as trocas

• Exija aprovação, mas faça-a rápida. Uma aprovação lenta empurra as trocas para o grupo de mensagens, onde nenhuma verificação acontece
• Verifique o total semanal do funcionário que assume o turno antes de aprovar, não depois de rodar a folha
• Verifique o intervalo antes e depois do turno trocado em relação ao mínimo local
• Filtre por habilidade ou certificação, para que só colegas qualificados apareçam como opção
• Registre quem pediu: iniciativa do funcionário ou do empregador é o que define o predictability pay
• Não desconte nada. Uma troca não é um tipo de licença, e registrá-la como tal corrompe os dois saldos
• Observe o padrão. Alguém que troca repetidamente o mesmo turno está dizendo algo sobre a escala

Este verbete é uma informação geral, não uma orientação jurídica. As regras de horas extras, escalas e períodos de descanso variam conforme o país, o estado americano e a cidade.