Urlaubsrückstellungen

Urlaubsrückstellungen (Leave Liability) sind der Geldwert des angesammelten, aber nicht genommenen Urlaubs – also der Betrag, den ein Arbeitgeber schulden würde, wenn sich heute alle Mitarbeiter ihr Urlaubsguthaben auszahlen ließen. Sie stehen als passivierte Aufwendung in der Bilanz und sind der Grund, warum sich Finanzteams überhaupt für bezahlten Urlaub interessieren.

Sie werden auch als Vacation Liability, PTO Liability, Annual Leave Liability oder in der Sprache der Rechnungslegung als Rückstellung für Compensated Absences (vergütete Abwesenheiten) bezeichnet.

So werden sie berechnet

Im einfachsten Fall:

Angesammelte Stunden × Stundensatz = Verbindlichkeit

Ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern und durchschnittlich 60 nicht genommenen Stunden pro Person zu je 40 $ pro Stunde trägt 120.000 $.

Das ist die Untergrenze, nicht der tatsächliche Wert. Die tatsächliche Zahl enthält die Lohnnebenkosten des Arbeitgebers – Lohnsteuern und, je nach Richtlinie, Leistungen, die während des bezahlten Urlaubs weiterlaufen. Eine Verbindlichkeit, die nur auf dem Grundgehalt berechnet wird, ist zu niedrig angesetzt.

Siehe auch unseren Blogbeitrag: Wie Unternehmen Urlaubsrückstellungen berechnen und verwalten

Warum sie in der Bilanz stehen

Nach US GAAP (ASC 710-10-25-1) muss ein Arbeitgeber eine Verbindlichkeit für vergütete Abwesenheiten bilden, wenn alle vier der folgenden Bedingungen erfüllt sind:

1. Die Verpflichtung ergibt sich aus bereits erbrachten Leistungen der Mitarbeiter
2. Sie bezieht sich auf Rechte, die unverfallbar sind oder sich ansammeln
3. Eine Zahlung ist wahrscheinlich
4. Der Betrag lässt sich hinreichend genau schätzen

Die zweite Bedingung hängt von der Richtlinie ab. Rechte sind unverfallbar, wenn sie in Geld umgewandelt werden können; sie sammeln sich an, wenn nicht genommene Zeit übertragen wird. Eine Richtlinie, bei der Urlaub weder unverfallbar ist noch sich ansammelt – echtes Use-it-or-lose-it ohne Auszahlung –, erzeugt zum Jahresende überhaupt keine Rückstellung.

Nach IFRS (IAS 19) ist die Behandlung vergleichbar: Ansammelbare bezahlte Abwesenheiten werden erfasst, sobald die Mitarbeiter die Leistung erbringen, durch die sie erworben werden.

Das ist auch der Grund, warum flexible Freizeit und unbegrenzter Urlaub für Finanzvorstände attraktiv sind. Wenn sich nichts ansammelt, gibt es kein Guthaben zu bewerten – wobei eine Richtlinie, wie die kalifornische Rechtsprechung zeigt, in der Sache tatsächlich keine Ansammlung vorsehen muss, nicht nur dem Namen nach.

Was Finanzteams unterschätzen: Die Bewertung ändert sich

Urlaubsrückstellungen sind nicht auf den Satz festgeschrieben, zu dem der Urlaub erworben wurde.

Das FASB schreibt keinen Bewertungssatz vor – zulässig sind aktuelle Sätze oder die zum Zeitpunkt der Inanspruchnahme erwarteten Sätze, abgezinst auf den Barwert. Die meisten Unternehmen verwenden aus Gründen der Nachprüfbarkeit aktuelle Sätze. So oder so ist die Folge dieselbe: Erhält jemand eine Gehaltserhöhung, wird sein gesamtes angesammeltes Guthaben neu und höher bewertet.

Urlaub, der zu 30 $ pro Stunde angespart wurde, wird nach einer Beförderung mit 20 % Gehaltsplus zu Urlaub, der mit 36 $ pro Stunde geschuldet wird. Niemand hat zusätzlich frei genommen, und trotzdem ist die Verbindlichkeit gewachsen. In Zeiten steigender Löhne werden lange ruhende Guthaben spürbar teurer – und die Mitarbeiter mit den größten Guthaben sind oft die langjährigen, die die größten Gehaltserhöhungen erhalten.

Was sie in die Höhe treibt

• Geringe Nutzung. Die Verbindlichkeit wächst genau dann, wenn Mitarbeiter keinen Urlaub nehmen – also auch dann, wenn das Burnout-Risiko steigt. Das Bilanzproblem und das Problem des Wohlbefindens haben dieselbe Ursache
• Unbegrenzter Übertrag. Ohne Obergrenze wachsen die Guthaben Jahr für Jahr an
• Auszahlungsregeln bei Beendigung. Wo das Gesetz angesammelten Urlaub als verdienten Lohn behandelt, wird die Verbindlichkeit bei jedem Ausscheiden zu einer Barzahlung
• Betriebszugehörigkeit. Lange Betriebszugehörigkeit bedeutet meist sowohl eine höhere Ansammlungsrate als auch einen höheren Lohnsatz, sodass sich die Verbindlichkeit dort konzentriert

Warum sie über die Abschlussprüfung hinaus wichtig sind

Bei Fusionen und Übernahmen sind Urlaubsrückstellungen ein Standardpunkt der Due Diligence und eine Anpassung des Working Capital. Ein Käufer beziffert sie und zieht sie vom Kaufpreis ab, weil er die Verpflichtung übernimmt. Ein zu niedrig ausgewiesenes Guthaben ist eine Verhandlungsschwäche, die im ungünstigsten Moment ans Licht kommt.

Sie sind auch für die Liquiditätsplanung wichtig: Eine Welle von Kündigungen verwandelt einen Buchungseintrag in einen sofortigen Mittelabfluss – in Rechtsordnungen mit Auszahlungspflicht auf einen Schlag.

Sie sicher reduzieren

• Ansammlungsobergrenzen. Stoppen Sie die Ansammlung bei einer Obergrenze, statt erworbenen Urlaub verfallen zu lassen. In Bundesstaaten, in denen Urlaub als unverfallbarer Lohn gilt, ist das der rechtmäßige Weg; ein Verfall ist es in der Regel nicht
• Grenzen für den Übertrag, sofern die Rechtsordnung sie erlaubt
• Die Nutzung fördern. Der einzige Ansatz, der die Verbindlichkeit senkt und gleichzeitig die Mitarbeiterbindung verbessert. Berichte über geringe Nutzung pro Team sind mehr wert als ein Rundschreiben zur Richtlinie
• Auszahlungsprogramme – mit Vorsicht

Der letzte Punkt birgt eine Steuerfalle, die die meisten Arbeitgeber übersehen. Nach der Doktrin des Constructive Receipt (fiktiver Zufluss) vertritt der IRS die Auffassung: Hat ein Mitarbeiter ein festes Recht, sich angesammelten Urlaub auszahlen zu lassen, wird er auf den verfügbaren Betrag besteuert, ganz gleich, ob er sich das Geld auszahlen lässt oder nicht. Ein Mitarbeiter, der sich zwei Tage hätte auszahlen lassen können, hat für diese zwei Tage W-2-Einkommen, und der Arbeitgeber muss Steuern einbehalten, obwohl nichts gezahlt wurde.

Vermeiden lässt sich das mit einer unwiderruflichen Wahl im Vorjahr: Mitarbeiter legen vor dem Jahr, in dem der Urlaub erworben wird, fest, wie viel sie sich auszahlen lassen. Da die Wahl vor den Leistungen erfolgt, durch die die Zeit erworben wird, liegt bis zur Zahlung kein fiktiver Zufluss vor. Jede Auszahlungsrichtlinie sollte vor der Einführung von einem Steuerberater geprüft werden.

Häufig gestellte Fragen

Wie berechne ich Urlaubsrückstellungen? Multiplizieren Sie die angesammelten Stunden jedes Mitarbeiters mit seinem aktuellen Lohnsatz und addieren Sie die Lohnnebenkosten des Arbeitgebers. Summieren Sie das Ergebnis über die gesamte Belegschaft.

Beseitigt unbegrenzter Urlaub die Urlaubsrückstellungen? Grundsätzlich ja, weil sich nichts ansammelt – aber nur, wenn die Richtlinie in der Praxis und nicht nur auf dem Papier tatsächlich keine Ansammlung vorsieht.

Können wir die Guthaben einfach deckeln, um die Verbindlichkeit zu senken? Eine Obergrenze für die künftige Ansammlung ist in der Regel zulässig. Bereits angesammelte Zeit verfallen zu lassen ist es meist nicht, wo Urlaub als verdienter Lohn gilt.

Sind Urlaubsrückstellungen nur ein Thema in den USA? Nein. Auf das gesetzliche Urlaubsentgelt in Kanada kann nicht verzichtet werden, und IAS 19 verlangt international dieselbe Behandlung als Rückstellung.

Dieser Eintrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Buchhaltungs-, Steuer- oder Rechtsberatung dar. Die Behandlung als Rückstellung und die Auszahlungsregeln unterscheiden sich je nach Rechtsordnung und Gestaltung der Richtlinie.