Feiertagskalender

Ein Feiertagskalender (Holiday Calendar) ist eine gemeinsame Übersicht darüber, wann Mitarbeiter nicht bei der Arbeit sind – Feiertage, Betriebsschließungen und individuelle Abwesenheiten –, an einem Ort gebündelt, damit jeder die Besetzung auf einen Blick sieht. Er wird auch Urlaubskalender, Teamkalender, Abwesenheitskalender oder Who’s-out-Kalender genannt.

Zwei verschiedene Arten von Daten

Die meisten Feiertagskalender enttäuschen, weil sie zwei Dinge abbilden sollen, die sich völlig unterschiedlich verhalten.

Feiertage sind Stammdaten. Sie stehen ein Jahr oder länger im Voraus fest, sind für alle am selben Standort gleich und ändern sich nur, wenn eine Regierung das beschließt. Sie werden einmal eingetragen und bleiben dann bestehen.

Abwesenheiten sind Bewegungsdaten. Sie ändern sich täglich, sind für jede Person anders, entstehen durch Anträge und Genehmigungen und müssen mit einem Guthaben abgeglichen werden. Sie sind nie abgeschlossen.

Eine Tabellenkalkulation bewältigt das Erste hervorragend und das Zweite schlecht. Ein gemeinsamer Kalender bewältigt das Zweite einigermaßen und das Erste nur mit roher Gewalt. Zu wissen, welches Problem Sie tatsächlich lösen, ist schon der größte Teil der Entscheidung.

Das Dritte, was ein guter Kalender leistet, wird oft vergessen: Er muss zeigen, wer vertritt, nicht nur, wer abwesend ist. Ein Kalender, der in einer Woche sechs Namen anzeigt, ist nur nützlich, wenn Sie sehen, zu welchem Team jeder gehört.

USA

Die USA haben 11 bundesweite Feiertage – New Year’s Day, Martin Luther King Jr. Day, Washington’s Birthday, Memorial Day, Juneteenth, Independence Day, Labor Day, Columbus Day, Veterans Day, Thanksgiving und Christmas.

Das Wichtige für einen Kalender: Diese Termine binden Bundesbedienstete, nicht private Arbeitgeber. Es gibt keine bundesweite Pflicht für Arbeitgeber der Privatwirtschaft, an einem dieser Tage zu schließen oder den Tag zu bezahlen, wenn sie schließen. Die Feiertagsliste eines US-Unternehmens ist eine echte geschäftliche Entscheidung – deshalb begehen zwei Arbeitgeber in derselben Stadt regelmäßig unterschiedliche Tage: Viele streichen den Columbus Day, viele fügen den Tag nach Thanksgiving hinzu. Die Bundesstaaten haben zusätzlich eigene Feiertage, daher ist eine einzige landesweite Liste irgendwo falsch, wenn Sie in mehreren Bundesstaaten Mitarbeiter beschäftigen.

Kanada

Bundesrechtlich regulierte Arbeitgeber gewähren 10 allgemeine Feiertage, darunter den National Day for Truth and Reconciliation.

Ontario hat nach dem ESA neun gesetzliche Feiertage – die bundesweite Liste ohne Truth and Reconciliation Day und Remembrance Day, dafür mit dem Family Day.

Québec gewährt acht bezahlte gesetzliche Feiertage, und seine Liste weicht am stärksten ab: kein Family Day, dafür der Nationalfeiertag am 24. Juni anstelle von Feiertagen, die anderswo begangen werden.

Ein Arbeitgeber mit Mitarbeitern in Toronto, Montreal und einem bundesrechtlich regulierten Geschäftsbereich führt drei Kalender, nicht einen.

International

Vereinigtes Königreich. Das deutlichste Beispiel dafür, dass „Feiertag“ selbst innerhalb eines Landes keine einheitliche Liste ist: acht Bank Holidays in England und Wales, neun in Schottland und zehn in Nordirland. Schottland ersetzt den Ostermontag durch den 2. Januar und den St Andrew’s Day; Nordirland fügt den St Patrick’s Day und den Jahrestag der Schlacht am Boyne hinzu.

Australien. Nationale Feiertage plus Feiertage der einzelnen Bundesstaaten, sodass ein Mitarbeiter in Melbourne und einer in Perth an unterschiedlichen Tagen frei haben.

Europäische Union. Reine Angelegenheit der Mitgliedstaaten, und die Spanne ist groß – manche Länder begehen weniger als zehn Tage, andere deutlich mehr, und in mehreren gibt es regionale Unterschiede.

Einen Kalender erstellen

Eine Tabellenkalkulation reicht für ein Team von einem Dutzend Personen an einem Standort mit einer einzigen Feiertagsliste völlig aus. Sie ist kostenlos, jeder kann sie lesen, und sie lässt sich ausdrucken. Sie scheitert, wenn jemand vergisst, sie zu aktualisieren, wenn zwei Personen gleichzeitig bearbeiten, wenn Sie ein Guthaben statt einer Übersicht brauchen, und in dem Moment, in dem ein zweites Land hinzukommt.

Mehr dazu: So verwalten Sie Feiertagspläne in Excel

Ein gemeinsamer Outlook- oder Google-Kalender ist besser für die Sichtbarkeit – er liegt dort, wo Mitarbeiter ohnehin hinschauen, und lässt sich mit Besprechungen überlagern. Seine Grenzen sind struktureller Art: keine Guthaben, kein Genehmigungsverlauf, keine Möglichkeit, Krankenstand für Berichte von Urlaub zu unterscheiden, und Feiertage müssen pro Land importiert und von Hand gepflegt werden.

Mehr dazu: So erstellen Sie einen Urlaubskalender in Outlook

Ein spezielles Urlaubstool lohnt sich, sobald eines der folgenden Kriterien zutrifft: mehr als ein Standort oder eine Feiertagsliste, mehr als eine Urlaubsart, ein Guthaben, auf das sich jemand verlassen muss, Genehmigungsnachweise, die Sie bei einer Prüfung bräuchten, oder ein Lohnabrechnungssystem, das die Daten benötigt. Unterhalb dieser Schwelle spricht nichts dagegen, bei dem zu bleiben, was Sie haben.

Was auch immer Sie verwenden – einige Punkte entscheiden darüber, ob Mitarbeiter tatsächlich hineinschauen: eine einzige verlässliche Quelle statt eines Kalenders und einer Tabelle, die sich widersprechen; nach Team sichtbar, nicht nur alphabetisch; Feiertage nach Standort, nicht eine globale Liste; und eine Ansicht, die halbe Tage ehrlich darstellt – denn ein Kalender, der alles auf ganze Tage rundet, führt an einem Freitag garantiert jemanden in die Irre.