Rollierendes Kalenderjahr

Ein rollierendes Kalenderjahr ist ein Urlaubsjahr, das rückwärts ab dem Tag berechnet wird, an dem ein Mitarbeiter Urlaub beantragt, statt ab einem festen Datum im Kalender. Jedes Mal, wenn jemand freinehmen möchte, betrachtet der Arbeitgeber die vorangegangenen 12 Monate, addiert den bereits genommenen Urlaub und zieht ihn vom Jahresanspruch ab. Das Zeitfenster verschiebt sich mit jedem Antrag, deshalb „rolliert“ es.

Es wird auch als rollierender 12-Monats-Zeitraum, rückwärts rollierende Methode oder Rückschaujahr bezeichnet.

Rückwärts rollierend oder vorwärts gemessen

Diese beiden Methoden werden ständig verwechselt, obwohl sie bei denselben Fakten zu unterschiedlichen Ergebnissen führen.

Rückwärts rollierend beginnt beim heutigen Antrag und blickt 12 Monate zurück. Der Anspruch wird nie vollständig zurückgesetzt, sondern kehrt stückweise zurück, sobald frühere Abwesenheiten aus dem Zeitfenster herausfallen.

Vorwärts gemessen startet die Uhr am Tag der ersten Abwesenheit eines Mitarbeiters und läuft von dort 12 Monate. Der Anspruch wird an diesem Jahrestag vollständig zurückgesetzt.

Rollierende Kalenderjahre nach dem FMLA

In den USA taucht dieser Begriff am häufigsten bei der Verwaltung nach dem FMLA auf. Nach 29 CFR 825.200(b) kann ein Arbeitgeber eine von vier Methoden wählen, um den 12-Monats-Zeitraum des FMLA festzulegen:

1. Das Kalenderjahr
2. Ein beliebiges festes 12-Monats-Jahr – ein Geschäftsjahr, ein durch Landesrecht festgelegtes Jahr oder das Eintrittsdatum des Mitarbeiters
3. Den 12-Monats-Zeitraum, der vorwärts ab der ersten FMLA-Freistellung des Mitarbeiters gemessen wird
4. Einen rollierenden 12-Monats-Zeitraum, der rückwärts ab dem Datum gemessen wird, an dem der Mitarbeiter FMLA-Urlaub nimmt

Zwei Regeln sind wichtiger als die Liste selbst:

• Wer nicht wählt, verliert. Ein Arbeitgeber, der nie eine Methode festlegt, muss bei jedem Antrag die für den Mitarbeiter günstigste Option anwenden.
• Ein Wechsel erfordert eine Vorankündigung von 60 Tagen an alle Mitarbeiter, und Mitarbeiter behalten während des Übergangs den vollen Anspruch von 12 Wochen nach der für sie günstigeren Methode.

Warum Arbeitgeber die rollierende Methode wählen

Nicht wegen der Flexibilität, sondern aus einem konkreten, praktischen Grund: Sie verhindert das Aneinanderreihen von Freistellungen.

Bei der Kalenderjahrmethode kann ein Mitarbeiter 12 Wochen bis zum 31. Dezember und weitere 12 Wochen ab dem 1. Januar nehmen und so aus einem Anspruch von 12 Wochen 24 aufeinanderfolgende Wochen geschützter Abwesenheit machen. Die rollierende Methode macht das rechnerisch unmöglich.

Der Nachteil: Das Guthaben lässt sich nicht einfach ablesen

Bei einem festen Urlaubsjahr speichern Sie pro Mitarbeiter eine Zahl und ziehen davon ab. Ein rollierendes Jahr hat überhaupt kein gespeichertes Guthaben. Die Antwort auf die Frage „Wie viel Urlaub hat diese Person noch?“ gibt es nur bezogen auf ein Datum, und sie ändert sich jeden Tag, selbst wenn niemand Urlaub nimmt.

Das bedeutet:

• Jeder Antrag erfordert eine neue Berechnung über die Aufzeichnungen der vorangegangenen 12 Monate
• Derselbe Mitarbeiter hat am Montag einen anderen Anspruch als am Freitag
• Eine manuelle Erfassung in Tabellen stößt schnell an ihre Grenzen, vor allem bei intermittierender Freistellung, die stundenweise statt tageweise genommen wird
• Aufzeichnungen müssen mindestens für das gesamte Rückschaufenster aufbewahrt werden, in der Praxis länger

An diesem Punkt steigen die meisten Organisationen auf eine automatisierte PTO-Erfassung um, denn für Software ist die Berechnung trivial, von Hand dagegen wirklich mühsam.

Außerhalb der USA

Das Prinzip ist auch dort verbreitet, wo der FMLA nicht gilt:

• Auslöser bei Krankheitsabwesenheiten. Arbeitgeber im Vereinigten Königreich zählen Abwesenheitsfälle routinemäßig über rollierende 12 Monate, etwa für die Bewertung nach dem Bradford-Faktor und für Prüfschwellen bei Abwesenheiten, damit der Zähler nicht jeden Januar auf null springt.
• Rollierende Urlaubsjahre. Manche Arbeitgeber lassen das Urlaubsjahr ab dem Eintrittsdatum jedes Mitarbeiters laufen statt ab einem gemeinsamen Datum. So verteilen sich Übertrag und Druck zum Jahresende über das ganze Jahr, statt sich im Dezember zu ballen.
• Rollierende Referenzzeiträume. Das Urlaubsentgelt für Beschäftigte mit variablen Arbeitszeiten im Vereinigten Königreich wird aus dem Durchschnittsverdienst eines vorangegangenen Referenzzeitraums berechnet – eine verwandte Rückschau-Idee, die allerdings die Vergütung und nicht den Anspruch regelt.

Rollierendes Jahr, rollierende Ansammlung und Übertrag

Drei verschiedene Dinge, die häufig verwechselt werden:

• Rollierendes Kalenderjahr – wie das Zeitfenster für den Anspruch festgelegt wird
• Rollierende Ansammlung – wie der Anspruch erworben wird, in der Regel pro Abrechnungszeitraum oder pro geleisteter Arbeitsstunde
• Übertrag – was mit nicht genommenem Urlaub geschieht, wenn ein festes Jahr endet

Ein rollierendes Jahr macht die Frage des Übertrags weitgehend überflüssig, weil es kein gemeinsames Jahresende gibt, an dem Urlaub verfallen könnte. Das ist ein unterschätzter administrativer Vorteil und eines der besseren Argumente für die Methode jenseits der FMLA-Compliance.

Häufig gestellte Fragen

Ist ein rollierendes Kalenderjahr besser für Mitarbeiter? In der Regel nicht. Es verhindert direkt aufeinanderfolgende Freistellungen, die ein festes Jahr erlauben würde. Dafür entfällt eine „Use it or lose it“-Frist, was manche Mitarbeiter bevorzugen.

Können wir für den FMLA ein rollierendes Jahr und für PTO ein Kalenderjahr verwenden? Ja. Die FMLA-Methode gilt nur für den FMLA-Anspruch; Ihr PTO-Jahr können Sie separat festlegen. Schreiben Sie das ausdrücklich ins Mitarbeiterhandbuch, sonst gehen Mitarbeiter davon aus, dass beides übereinstimmt.

Wie wechseln wir zu einem rollierenden Jahr? Kündigen Sie den Wechsel allen Mitarbeitern mindestens 60 Tage im Voraus an und wenden Sie während des Übergangs die Methode an, die für den jeweiligen Mitarbeiter günstiger ist.

Wirkt sich ein rollierendes Jahr auf die Ansammlungsraten aus? Nein. Es ändert das Zeitfenster, über das der Anspruch gemessen wird, nicht die Geschwindigkeit, mit der Urlaub erworben wird. Wie Ansammlungsraten funktionieren, erfahren Sie unter PTO-Ansammlung.

Dieser Eintrag enthält allgemeine Informationen und keine Rechtsberatung. Prüfen Sie die Verwaltung nach dem FMLA anhand der aktuellen Vorschriften des US-Arbeitsministeriums (DOL) und des geltenden Landesrechts.