Leitfaden: Wie synchronisiere ich meinen Kalender mit Vacation Tracker?

Drei Wege, Urlaube in den Kalender zu bringen, den Ihr Team bereits nutzt.

3 Minuten Lesezeit

Mit der Kalendersynchronisierung erscheinen die in Vacation Tracker erfassten Urlaube in dem Kalender, den Ihr Team bereits nutzt. Nach der Einrichtung wird ein genehmigter Urlaub neben den Besprechungen angezeigt, ohne dass jemand Daten übertragen muss. Es gibt drei Möglichkeiten zur Synchronisierung, und welche Sie nutzen, hängt davon ab, wessen Kalender Sie verbinden.

Die drei Verbindungsarten

Persönlicher iCal-Link

Jeder Benutzer erhält einen persönlichen iCal-Link, den er in Google Calendar, Outlook, Apple Kalender oder jede andere Kalender-App einfügen kann, die den iCal-Standard unterstützt. Der Link zeigt die eigenen genehmigten Urlaube dieses Benutzers sowie die Feiertage seines Standorts. Verfügbar in jedem Plan, auch im kostenlosen.

Persönliche Kalenderintegration (Google oder Outlook)

Eine Verbindung per Klick zwischen dem Vacation Tracker Konto des Benutzers und seinem Google Calendar oder Outlook. Genehmigte Urlaube erscheinen direkt als Termine im Kalender, ohne dass eine iCal-URL kopiert werden muss. Verfügbar in Core und Complete.

Freigegebener / bestehender Kalender

Verbindet Vacation Tracker mit einem freigegebenen Teamkalender. Genehmigte Urlaube für den gewählten Bereich (eine Abteilung, einen Standort oder das gesamte Unternehmen) werden in diesen freigegebenen Kalender übertragen, sodass alle mit Zugriff sie neben Besprechungen und Terminen sehen können. Im Core-Plan funktioniert das über iCal; im Complete-Plan sind zusätzlich direkte Verbindungen zu freigegebenen Kalendern in Google Calendar und Outlook verfügbar.

Die richtige Wahl

• Ich möchte nur meine eigenen Urlaube in meinem eigenen Kalender sehen: persönlicher iCal-Link (jeder Plan) oder persönliche Google-/Outlook-Verbindung (Core / Complete). Das sichtbare Ergebnis ist dasselbe; die direkte Verbindung aktualisiert etwas schneller.
• Das ganze Team soll die Urlaube aller in einem freigegebenen Kalender sehen: freigegebener / bestehender Kalender. iCal funktioniert in Core; direkte Verbindungen zu Google oder Outlook erfordern Complete.
• Das Team arbeitet den ganzen Tag in Outlook: Kombinieren Sie die persönliche Synchronisierung mit dem Outlook-Plug-in, um Urlaub direkt in Outlook zu beantragen.

Was tatsächlich synchronisiert wird

• Genehmigte Urlaube: erscheinen als Termine mit dem Namen des Benutzers, der Urlaubsart und der Dauer
• Feiertage: regionale Feiertage des jeweiligen Standorts erscheinen neben den Urlauben
• Änderungen und Stornierungen: Wenn ein Urlaub bearbeitet oder storniert wird, wird der Kalendertermin bei der nächsten Synchronisierung aktualisiert
• Ausstehende Anträge: werden nicht synchronisiert. Nur genehmigte Urlaube gelangen in den Kalender

Wie oft aktualisiert wird

iCal-Feeds werden von der empfangenden Kalender-App nach ihrem eigenen Zeitplan abgerufen, in der Regel alle paar Stunden bis einmal täglich. Direkte Integrationen mit Google Calendar und Outlook übertragen Änderungen nahezu in Echtzeit, wenn ein Urlaub genehmigt, bearbeitet oder storniert wird.

Was jede Rolle tut

• Administrator: richtet Verbindungen zu freigegebenen Kalendern auf Workspace-Ebene ein und legt fest, welcher Bereich (Abteilung, Standort oder der gesamte Workspace) wohin synchronisiert wird.
• Genehmiger: nutzt die Kalendersynchronisierung, um Überschneidungen im Team zu erkennen, bevor er Anträge genehmigt.
• Benutzer: verbindet seinen persönlichen iCal-Link oder sein Google-/Outlook-Konto mit wenigen Klicks. Sonst ändert sich in seiner Kalender-App nichts.

Häufige Fragen