Guide: Hur synkroniserar jag min kalender med Vacation Tracker?

Tre sätt att få in ledigheter i den kalender som ditt team redan använder.

3 minuters läsning

Med kalendersynkronisering visas ledigheterna i Vacation Tracker i den kalender som ditt team redan använder. När den är konfigurerad visas en godkänd ledighet bredvid möten utan att någon behöver föra över datum manuellt. Det finns tre sätt att synkronisera, och vilket du använder beror på vems kalender du ansluter.

De tre anslutningstyperna

Personlig iCal-länk

Varje användare får en personlig iCal-länk som kan klistras in i Google Calendar, Outlook, Apple Kalender eller vilken kalenderapp som helst som läser iCal-standarden. Länken visar användarens egna godkända ledigheter plus helgdagarna för användarens plats. Tillgänglig i alla planer, även Free.

Personlig kalenderintegration (Google eller Outlook)

En anslutning med ett klick mellan användarens Vacation Tracker-konto och användarens Google Calendar eller Outlook. Godkända ledigheter hamnar direkt i kalendern som händelser, utan att någon iCal-URL behöver kopieras. Tillgänglig i Core och Complete.

Delad/befintlig kalender

Ansluter Vacation Tracker till en delad teamkalender. Godkända ledigheter för det valda omfånget (en avdelning, en plats eller hela företaget) skickas till den delade kalendern så att alla med åtkomst kan se dem bredvid möten och händelser. I Core-planen fungerar detta via iCal; i Complete-planen finns även direkta anslutningar till delade kalendrar i Google Calendar och Outlook.

Så väljer du

• Jag vill bara ha mina egna ledigheter i min egen kalender: personlig iCal (alla planer) eller personlig Google/Outlook-anslutning (Core/Complete). Samma synliga resultat; den direkta anslutningen uppdateras lite snabbare.
• Hela teamet ska se allas ledigheter i en delad kalender: delad/befintlig kalender. iCal fungerar i Core; direkta Google- eller Outlook-anslutningar kräver Complete.
• Teamet använder Outlook och arbetar där hela dagen: kombinera den personliga synkroniseringen med Outlook-tillägget för att begära ledighet direkt i Outlook.

Vad som faktiskt synkroniseras

• Godkända ledigheter: visas som händelser med användarens namn, ledighetstyp och längd
• Helgdagar: regionala helgdagar för den aktuella platsen visas bredvid ledigheterna
• Ändringar och avbokningar: när en ledighet redigeras eller avbryts uppdateras kalenderhändelsen vid nästa synkronisering
• Väntande ansökningar: de synkroniseras inte. Bara godkända ledigheter hamnar i kalendern

Hur ofta den uppdateras

iCal-flöden hämtas av den mottagande kalenderappen enligt appens eget schema, vanligtvis med några timmars mellanrum upp till en gång per dygn. Direkta integrationer med Google Calendar och Outlook skickar uppdateringar nästan i realtid när en ledighet godkänns, redigeras eller avbryts.

Vad varje roll gör

• Administratör: konfigurerar anslutningar till delade kalendrar på arbetsytenivå och bestämmer vilket omfång (avdelning, plats eller hela arbetsytan) som synkroniseras till vilken kalender.
• Godkännare: använder kalendersynkroniseringen för att upptäcka krockar i teamet innan ansökningar godkänns.
• Användare: ansluter sin personliga iCal-länk eller sitt Google/Outlook-konto med ett par klick. Inget annat ändras i kalenderappen.

Vanliga frågor