Guida: come sincronizzare il mio calendario con Vacation Tracker?

Tre modi per portare i congedi nel calendario che il tuo team usa già.

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La sincronizzazione del calendario fa comparire i congedi registrati in Vacation Tracker nel calendario che il tuo team usa già. Una volta configurata, un congedo approvato compare accanto alle riunioni senza che nessuno debba copiare le date. Ci sono tre modi per sincronizzare e quale usare dipende da quale calendario stai collegando.

I tre tipi di collegamento

Link iCal personale

Ogni utente riceve un link iCal personale da incollare in Google Calendar, Outlook, Apple Calendar o qualsiasi app di calendario che supporti lo standard iCal. Il link mostra i congedi approvati dell'utente più le festività della sua sede. Disponibile con tutti i piani, incluso il piano Free.

Integrazione con il calendario personale (Google o Outlook)

Un collegamento con un solo clic tra l'account Vacation Tracker dell'utente e il suo Google Calendar o Outlook. I congedi approvati compaiono direttamente nel calendario come eventi, senza bisogno di copiare un URL iCal. Disponibile con i piani Core e Complete.

Calendario condiviso / esistente

Collega Vacation Tracker a un calendario del team condiviso. I congedi approvati per l'ambito scelto (un dipartimento, una sede o l'intera azienda) vengono inviati a quel calendario condiviso, così tutti coloro che vi hanno accesso possono vederli accanto a riunioni ed eventi. Con il piano Core funziona tramite iCal; con il piano Complete sono disponibili anche i collegamenti diretti a calendari condivisi di Google Calendar e Outlook.

Come scegliere

• Voglio solo i miei congedi nel mio calendario: iCal personale (qualsiasi piano) o collegamento personale Google/Outlook (Core / Complete). Il risultato visibile è lo stesso; il collegamento diretto si aggiorna un po' più velocemente.
• Tutto il team deve vedere i congedi di tutti in un calendario condiviso: calendario condiviso / esistente. iCal funziona con Core; i collegamenti diretti a Google o Outlook richiedono Complete.
• Il team usa Outlook e ci lavora tutto il giorno: abbina la sincronizzazione personale al componente aggiuntivo per Outlook, così puoi richiedere congedi direttamente da Outlook.

Cosa viene sincronizzato

• Congedi approvati: compaiono come eventi con il nome dell'utente, il tipo di congedo e la durata
• Festività: le festività locali della sede interessata compaiono accanto ai congedi
• Modifiche e annullamenti: quando un congedo viene modificato o annullato, l'evento del calendario si aggiorna alla sincronizzazione successiva
• Richieste in sospeso: non vengono sincronizzate. Nel calendario arrivano solo i congedi approvati

Ogni quanto si aggiorna

I feed iCal vengono interrogati dall'app di calendario che li riceve secondo una propria pianificazione, di solito da ogni poche ore fino a una volta al giorno. Le integrazioni dirette con Google Calendar e Outlook inviano gli aggiornamenti quasi in tempo reale quando un congedo viene approvato, modificato o annullato.

Cosa fa ogni ruolo

• Amministratore: configura i collegamenti ai calendari condivisi a livello di spazio di lavoro e decide quale ambito (dipartimento, sede o intero spazio di lavoro) viene sincronizzato e dove.
• Approvatore: usa la sincronizzazione del calendario per individuare conflitti nel team prima di approvare le richieste.
• Utente: collega il proprio link iCal personale o il proprio account Google/Outlook in un paio di clic. Nella sua app di calendario non cambia nient'altro.

Domande frequenti