Guía: ¿cómo sincronizo mi calendario con Vacation Tracker?

Tres formas de llevar las ausencias al calendario que tu equipo ya usa.

Lectura de 3 minutos

La sincronización del calendario hace que las ausencias registradas en Vacation Tracker aparezcan en el calendario que tu equipo ya usa. Una vez configurada, una ausencia aprobada aparece junto a las reuniones sin que nadie tenga que copiar fechas. Hay tres formas de sincronizar, y la que uses depende de qué calendario vayas a conectar.

Los tres tipos de conexión

Enlace iCal personal

Cada usuario tiene un enlace iCal personal que puede pegar en Google Calendar, Outlook, Apple Calendar o cualquier aplicación de calendario compatible con el estándar iCal. El enlace muestra las ausencias aprobadas de ese usuario y los días festivos de su ubicación. Disponible en todos los planes, incluido el gratuito.

Integración con el calendario personal (Google u Outlook)

Una conexión con un solo clic entre la cuenta de Vacation Tracker del usuario y su Google Calendar u Outlook. Las ausencias aprobadas se añaden directamente al calendario como eventos, sin necesidad de copiar una URL de iCal. Disponible en Core y Complete.

Calendario compartido o existente

Conecta Vacation Tracker con un calendario compartido del equipo. Las ausencias aprobadas del ámbito elegido (un departamento, una ubicación o toda la empresa) se envían a ese calendario compartido para que todas las personas con acceso las vean junto a las reuniones y los eventos. En el plan Core, funciona mediante iCal; en el plan Complete, también están disponibles las conexiones directas con calendarios compartidos de Google Calendar y Outlook.

Cómo elegir

• Solo quiero mis ausencias en mi propio calendario: iCal personal (cualquier plan) o conexión personal con Google u Outlook (Core / Complete). El resultado visible es el mismo; la conexión directa se actualiza algo más rápido.
• Todo el equipo debe ver las ausencias de todos en un calendario compartido: calendario compartido o existente. iCal funciona en Core; las conexiones directas con Google u Outlook requieren Complete.
• El equipo usa Outlook y pasa en él todo el día: combina la sincronización personal con el complemento de Outlook para solicitar ausencias desde el propio Outlook.

Qué se sincroniza realmente

• Ausencias aprobadas: aparecen como eventos con el nombre del usuario, el tipo de ausencia y la duración
• Días festivos: los días festivos regionales de la ubicación correspondiente aparecen junto a las ausencias
• Cambios y cancelaciones: cuando una ausencia se edita o se cancela, el evento del calendario se actualiza en la siguiente sincronización
• Solicitudes pendientes: no se sincronizan. Solo las ausencias aprobadas llegan al calendario

Con qué frecuencia se actualiza

La aplicación de calendario que recibe los feeds iCal los consulta según su propio calendario, normalmente cada pocas horas y como mínimo una vez al día. Las integraciones directas con Google Calendar y Outlook envían los cambios casi en tiempo real cuando una ausencia se aprueba, se edita o se cancela.

Qué hace cada rol

• Administrador: configura las conexiones con calendarios compartidos a nivel del espacio de trabajo y decide qué ámbito (departamento, ubicación o todo el espacio de trabajo) se sincroniza con cada calendario.
• Aprobador: usa la sincronización del calendario para detectar conflictos en el equipo antes de aprobar solicitudes.
• Usuario: conecta su enlace iCal personal o su cuenta de Google u Outlook en un par de clics. Nada más cambia en su aplicación de calendario.

Preguntas frecuentes