Guide : comment synchroniser mon calendrier avec Vacation Tracker ?

Trois façons d'afficher les congés dans le calendrier que votre équipe utilise déjà.

Lecture : 3 minutes

La synchronisation du calendrier fait apparaître les congés suivis dans Vacation Tracker dans le calendrier que votre équipe utilise déjà. Une fois configurée, un congé approuvé s'affiche à côté des réunions sans que personne n'ait à recopier les dates. Il existe trois façons de synchroniser, et le choix dépend du calendrier que vous connectez.

Les trois types de connexion

Lien iCal personnel

Chaque Utilisateur dispose d'un lien iCal personnel qu'il peut coller dans Google Calendar, Outlook, Apple Calendar ou toute application de calendrier compatible avec la norme iCal. Le lien affiche les congés approuvés de l'Utilisateur ainsi que les jours fériés de son site. Disponible avec tous les plans, y compris le plan gratuit.

Intégration du calendrier personnel (Google ou Outlook)

Une connexion en un clic entre le compte Vacation Tracker de l'Utilisateur et son Google Calendar ou Outlook. Les congés approuvés arrivent directement dans le calendrier sous forme d'événements, sans avoir à copier d'URL iCal. Disponible avec les plans Core et Complete.

Calendrier partagé ou existant

Connecte Vacation Tracker à un calendrier d'équipe partagé. Les congés approuvés du périmètre choisi (un service, un site ou toute l'entreprise) sont envoyés dans ce calendrier partagé, afin que toutes les personnes qui y ont accès les voient à côté des réunions et des événements. Avec le plan Core, cela fonctionne via iCal ; avec le plan Complete, les connexions directes aux calendriers partagés Google Calendar et Outlook sont également disponibles.

Comment choisir

• Je veux simplement mes propres congés dans mon propre calendrier : lien iCal personnel (tous les plans) ou connexion Google/Outlook personnelle (Core / Complete). Le résultat visible est le même ; la connexion directe se met à jour un peu plus rapidement.
• Toute l'équipe doit voir les congés de chacun dans un calendrier partagé : calendrier partagé ou existant. iCal fonctionne avec Core ; les connexions directes Google ou Outlook nécessitent Complete.
• L'équipe travaille dans Outlook toute la journée : associez la synchronisation personnelle au complément Outlook pour demander des congés directement depuis Outlook.

Ce qui est synchronisé

• Congés approuvés : apparaissent sous forme d'événements avec le nom de l'Utilisateur, le type de congés et la durée
• Jours fériés : les jours fériés régionaux du site concerné s'affichent à côté des congés
• Modifications et annulations : lorsqu'un congé est modifié ou annulé, l'événement du calendrier est mis à jour à la synchronisation suivante
• Demandes en attente : elles ne sont pas synchronisées. Seuls les congés approuvés arrivent dans le calendrier

Fréquence d'actualisation

Les flux iCal sont interrogés par l'application de calendrier selon son propre rythme, généralement toutes les quelques heures et jusqu'à une fois par jour. Les intégrations directes Google Calendar et Outlook envoient les mises à jour quasiment en temps réel lorsqu'un congé est approuvé, modifié ou annulé.

Le rôle de chacun

• Administrateur : configure les connexions aux calendriers partagés au niveau de l'espace de travail et décide quel périmètre (service, site ou tout l'espace de travail) est synchronisé et où.
• Approbateur : utilise la synchronisation du calendrier pour repérer les conflits dans l'équipe avant d'approuver les demandes.
• Utilisateur : connecte son lien iCal personnel ou son compte Google/Outlook en quelques clics. Rien d'autre ne change dans son application de calendrier.

Questions fréquentes