Letzte Aktualisierung am November 2, 2026
Was passiert, wenn auf einen Urlaubsantrag nicht sofort reagiert wird?
Ein ausstehender Antrag bleibt nicht ewig liegen. Vacation Tracker schickt dem Genehmiger Erinnerungen, gibt ihm die Möglichkeit, jede einzelne davon zu schlummern, und lässt den Antrag automatisch verfallen, wenn bis zur Frist keine Entscheidung getroffen wurde. Der Benutzer muss den Antrag dann erneut einreichen. Drei Bausteine: Erinnerungen, Schlummern und Verfall.
Wann verfällt ein Antrag?
Gezählt wird in Arbeitstagen, unter Berücksichtigung von Wochenenden und des Arbeitszeitplans des Genehmigers. Die Verfallsfrist beträgt:
Wurde der Antrag bis zu dieser Frist weder genehmigt noch abgelehnt, verfällt er automatisch – der Urlaub wird nicht automatisch genehmigt oder abgelehnt, er verfällt einfach, und der Benutzer muss einen neuen Antrag einreichen, um diese Tage freizubekommen. Sowohl der Benutzer als auch der Genehmiger bzw. die Genehmiger erhalten eine Benachrichtigung, die den Verfall bestätigt.
Auch die Einstellung Verfall von Urlaubsanträgen der Abteilung spielt eine Rolle. Ist der Schalter in einer Abteilung auf „Ja, zukünftige ausstehende Anträge bis zum Urlaubsenddatum offen halten“ gesetzt, verfallen die Anträge dieser Abteilung überhaupt nicht nach 7 Tagen – sie bleiben offen, bis die Urlaubsdaten selbst erreicht sind. Siehe Wie aktiviere oder deaktiviere ich den Verfall von Urlaubsanträgen?
Was passiert, solange der Antrag aussteht?
Zwischen dem Einreichen und dem Verfall (oder einer Antwort) durchläuft der Antrag in Vacation Tracker einen festen Rhythmus. Zwei Hauptbestandteile fallen einem Genehmiger dabei auf: Erinnerungen und Schlummern.
1. Erinnerungen werden automatisch verschickt
Die erste Erinnerung kommt am nächsten Arbeitstag nach dem Einreichen. Eine zweite folgt nach 3 Arbeitstagen und eine dritte – die letzte – nach 5 Arbeitstagen. Sie werden über denselben Kanal verschickt, über den der ursprüngliche Antrag kam (Slack, Microsoft Teams oder E-Mail). Den vollständigen Ablauf finden Sie unter Wie sind Zeitplan und Ablauf der Urlaubserinnerungen?
2. Genehmiger können einzelne Erinnerungen schlummern
Erinnerungen sind automatisiert und lassen sich nicht deaktivieren, aber es gilt nicht „alles oder nichts“. Jede Erinnerung an einen Urlaubsantrag enthält die Aktion „Schlummern“ – praktisch, wenn ein Genehmiger weiß, dass er sich darum kümmern wird, nur nicht genau in diesem Moment. Das Schlummern einer Erinnerung stoppt den Zeitplan für die übrigen nicht; die nächste Erinnerung im Rhythmus kommt trotzdem am vorgesehenen Tag.
3. Der Antrag verfällt, wenn niemand reagiert
Sobald die oben genannte Frist abgelaufen ist, verfällt der Antrag. Sowohl der Benutzer, der ihn eingereicht hat, als auch der Genehmiger bzw. die Genehmiger erhalten eine Benachrichtigung, die den Verfall bestätigt, und der Benutzer muss einen komplett neuen Antrag einreichen, wenn er diese Tage weiterhin freinehmen möchte.
Häufige Fragen
Der ursprüngliche Urlaubsantrag kommt über den Kanal, den der Genehmiger eingerichtet hat – als Slack-Direktnachricht, als Microsoft-Teams-Karte oder als E-Mail. Jede Erinnerung ist dieselbe Art von Benachrichtigung mit denselben Aktionen Genehmigen / Ablehnen / Schlummern, ergänzt um den Hinweis, dass es sich um eine Erinnerung handelt. Außerdem zeigt das Dashboard ausstehende Anträge in der Warteschlange des Genehmigers an.
Schlummern unterdrückt die betreffende Erinnerung für kurze Zeit, stoppt aber nicht den zugrunde liegenden Erinnerungszeitplan. Steht der Antrag noch aus, wenn die nächste geplante Erinnerung fällig ist (die 2. oder 3. im Rhythmus), kommt diese ganz normal an. Schlummern gilt pro Erinnerung, nicht pro Antrag.
Ja. Die Benachrichtigung über den Verfall geht sowohl an den Benutzer als auch an den Genehmiger bzw. die Genehmiger – der Benutzer erfährt, dass sein Antrag ohne Entscheidung verfallen ist, und der Genehmiger bzw. die Genehmiger sehen dasselbe. Der Antrag selbst wird im Profil des Benutzers als abgelaufen markiert. Um den Urlaub zu bekommen, muss der Benutzer einen neuen Antrag einreichen.
Nächste Schritte
Wie sind Zeitplan und Ablauf der Urlaubserinnerungen? Warum erhalte ich Erinnerungen? Kann ich Urlaubserinnerungen deaktivieren?Administratoren und Genehmiger: Sie erreichen uns per Live-Chat montags bis freitags von 9 bis 17 Uhr (EST) oder jederzeit per E-Mail an hello@vacationtracker.io.
Book a Call