Letzte Aktualisierung am Januar 27, 2026
Wie sind Zeitplan und Ablauf der Urlaubserinnerungen?
Wenn Erinnerungen in Slack, Teams oder Ihrem Posteingang in vorhersehbaren Abständen eintreffen, ist das kein Zufall – Vacation Tracker behandelt jeden ausstehenden Antrag nach demselben Rhythmus. Drei Erinnerungen, danach verfällt der Antrag. Der gesamte Ablauf dauert bei Standardanträgen höchstens sieben Arbeitstage, und der Zeitplan beginnt von vorn, wenn der Antragsteller seinen Urlaub bearbeitet.
Der Zeitplan im Überblick
Erinnerungen werden in Arbeitstagen gezählt – Wochenenden und konfigurierte Feiertage lassen die Uhr nicht weiterlaufen. Jede Erinnerung wird über denselben Kanal gesendet, über den der ursprüngliche Urlaubsantrag eingegangen ist (Slack, Microsoft Teams oder E-Mail).
Ein Rechenbeispiel
Angenommen, ein Benutzer reicht am Mittwoch, 2. August, einen Antrag für einen Urlaub am 14. August ein, und der Genehmiger arbeitet in einer Standardwoche von Montag bis Freitag:
Was den Zeitplan zurücksetzt
Der Benutzer bearbeitet den Antrag
Wenn ein Benutzer seinen Urlaubsantrag bearbeitet, bevor darauf reagiert wurde oder er verfallen ist, beginnt der Erinnerungsablauf von vorn. Die 1. Erinnerung wird am nächsten Arbeitstag nach der Bearbeitung gesendet, die 2. nach 3 weiteren Arbeitstagen und so weiter.
Was ihn nicht zurücksetzt
Wenn ein Genehmiger lediglich eine Benachrichtigung öffnet, zum Dashboard durchklickt, ohne etwas zu tun, oder eine E-Mail liest, ist das keine „Reaktion“ – es zählt nicht. Nur eine ausdrückliche Aktion „Genehmigen“ oder „Ablehnen“ beendet den Erinnerungszeitplan für diesen Antrag.
Sonderfälle
Automatisch genehmigte Urlaubsanträge
Wenn die Urlaubsrichtlinie den Antrag automatisch genehmigt (keine Genehmigung erforderlich), werden überhaupt keine Erinnerungen gesendet. Der Antrag wird direkt nach dem Einreichen genehmigt, ohne in den Erinnerungszeitplan aufgenommen zu werden.
Mehrere Genehmiger mit unterschiedlichen Arbeitswochen
Die Erinnerungen jedes Genehmigers richten sich nach seinen eigenen Arbeitstagen. Wenn zwei Genehmiger unterschiedliche Arbeitszeiten haben – etwa einer von Montag bis Freitag, der andere von Dienstag bis Samstag –, verfällt der Antrag 2 Arbeitstage, nachdem der erste Genehmiger seine dritte Erinnerung erhalten hat. Der „erste Genehmiger“ ist dabei derjenige, dessen Arbeitstag nach dem Einreichen des Antrags als Erstes beginnt.
Urlaubsanträge für vergangene Tage
Wenn ein Benutzer einen Antrag für bereits vergangene Tage einreicht (sofern die Urlaubsrichtlinie dies erlaubt – siehe Wie können Benutzer Urlaub für vergangene Tage beantragen?), folgt der Erinnerungsablauf demselben Rhythmus, der Antrag verfällt jedoch 2 Arbeitstage nach der letzten Erinnerung – insgesamt also 10 Arbeitstage nach dem Einreichen statt 7.
Der Urlaub endet, bevor der Antrag verfallen würde
Wenn das Enddatum des Urlaubs erreicht ist, bevor die Verfallsfrist von 7 Arbeitstagen abläuft, verfällt der Antrag am Ende des letzten Urlaubstags – nicht erst zur ursprünglichen 7-Tage-Frist. Beispiel: Ein Antrag, der am 7. Mai für einen Urlaub am 10. Mai eingereicht wird, verfällt (wenn niemand darauf reagiert) am Ende des 10. Mai, da der Urlaub dann bereits vollständig vorbei ist.
Was eine Erinnerung auslöst (und was nicht)
Das System sendet nur Erinnerungen für Anträge, die offen und ausstehend sind. Sobald einer der folgenden Fälle eintritt, werden die Erinnerungen für diesen Antrag beendet:
Häufige Fragen
Drei ist die Obergrenze, weil Erinnerungen schnell ermüden. Der erste Hinweis erfasst die Fälle, in denen der Antrag wirklich vergessen wurde, der zweite kennzeichnet ihn als dringend, und der dritte ist ein letzter Aufruf, bevor das System den Antrag verfallen lässt und der Benutzer von vorn beginnen muss. Mehr als drei würden nur zusätzliches Rauschen erzeugen, ohne am Ergebnis etwas zu ändern.
Der Zeitplan zählt Arbeitstage und berücksichtigt dabei Wochenenden und die für den Standort des Benutzers konfigurierten Feiertage. Ein gesetzlicher Feiertag an einem Montag lässt die Erinnerungsuhr nicht weiterlaufen – die Zählung wird am nächsten Arbeitstag fortgesetzt.
Der Erinnerungsrhythmus ist auf der gesamten Plattform gleich – es handelt sich nicht um eine Einstellung pro Abteilung. Was Sie können, ist festlegen, ob Anträge überhaupt verfallen (der Schalter „Verfall von Urlaubsanträgen“ in jeder Abteilung). Wenn Sie ihn auf „Ja“ setzen, bleiben Anträge bis zum Enddatum des Urlaubs offen, wodurch der automatische Verfall im Grunde deaktiviert wird. Siehe Wie aktiviere oder deaktiviere ich den Verfall von Urlaubsanträgen?
Nächste Schritte
Warum erhalte ich Erinnerungen? Kann ich Urlaubserinnerungen deaktivieren? Was passiert, wenn auf einen Urlaubsantrag nicht sofort reagiert wird?Administratoren und Genehmiger: Sie erreichen uns per Live-Chat montags bis freitags von 9 bis 17 Uhr (EST) oder jederzeit per E-Mail an hello@vacationtracker.io.
Book a Call