Letzte Aktualisierung am Juni 2, 2025
Warum erhalte ich Erinnerungen?
Eine Benachrichtigung um 9 Uhr zu einem Urlaubsantrag von letzter Woche bedeutet nicht, dass Vacation Tracker zu gesprächig ist – Vacation Tracker passt auf Sie auf. Wenn Sie Erinnerungen erhalten, sind Sie aktiver Genehmiger für mindestens eine Abteilung, und in Ihrer Warteschlange liegt ein Antrag, der noch nicht bearbeitet wurde.
Warum es Erinnerungen gibt
Genehmiger haben meist ohnehin schon genug zu tun. Genehmigungsanfragen rutschen im Posteingang nach unten, werden in einem Slack-Thread nur halb gelesen oder bleiben einfach hinter einer Frist zurück, die damals wichtig erschien. Die Folge für die Person, die den Antrag gestellt hat: Sie wartet, manchmal tagelang, ohne zu wissen, ob ihr Urlaub genehmigt wird oder nicht.
Die Erinnerungen von Vacation Tracker sollen Sie wieder auf den Antrag aufmerksam machen, bevor er ins Stocken gerät – damit die Person, die auf eine Antwort wartet, nicht kurz vor einer geplanten Reise oder einem Arzttermin im Ungewissen bleibt.
Wer Erinnerungen erhält
Aktive Genehmiger – ja
Wenn Sie als Genehmiger zu einer oder mehreren Abteilungen hinzugefügt wurden, erhalten Sie sowohl den ursprünglichen Urlaubsantrag als auch die darauffolgenden Erinnerungen, falls Sie noch nicht darauf reagiert haben.
Normale Benutzer – nein
Erinnerungen werden weder an die Personen gesendet, die den Urlaub beantragt haben, noch an Teamkollegen der antragstellenden Person. Nur die Personen, die für die Genehmigung zuständig sind, sehen sie.
Administratoren, die nicht zugleich Genehmiger sind – nein
Die Administratorrolle allein löst keine Erinnerungen aus. Sie sehen sie nur für Abteilungen, in denen Sie im Feld „Genehmiger“ eingetragen sind. (Siehe Wie lege ich einen Genehmiger in Vacation Tracker fest?)
Wo Erinnerungen angezeigt werden
Erinnerungen kommen über denselben Kanal, über den Sie den ursprünglichen Urlaubsantrag erhalten haben. Das genaue Aussehen hängt von der Integration ab, der Inhalt ist jedoch derselbe – wer was wann beantragt hat, und eine schnelle Möglichkeit, darauf zu reagieren.
Wie lange Erinnerungen gesendet werden
Erinnerungen werden automatisch nach einem festgelegten Zeitplan gesendet. Sie kommen so lange, bis einer von zwei Fällen eintritt:
- Sie reagieren auf den Antrag – indem Sie ihn genehmigen oder ablehnen. Sobald eine Entscheidung erfasst ist, endet der Erinnerungszeitplan für diesen Antrag.
- Der Antrag verfällt. Wenn für Ihre Abteilung der Verfall von Urlaubsanträgen aktiviert ist, verfallen ausstehende Anträge nach 7 Arbeitstagen oder am Enddatum des Urlaubs, je nachdem, was zuerst eintritt. Sobald ein Antrag verfallen ist, werden dafür keine weiteren Erinnerungen gesendet. (Siehe Wie aktiviere oder deaktiviere ich den Verfall von Urlaubsanträgen?)
Häufige Fragen
Erinnerungen gehen an alle Genehmiger der Abteilung, bis einer von Ihnen auf den Antrag reagiert. Wenn Ihr Kollege ihn genehmigt, endet der Erinnerungszeitplan für alle – bis dahin erhalten Sie jedoch alle weiterhin Erinnerungen. Diese Redundanz ist beabsichtigt, damit ein Antrag nicht liegen bleibt, nur weil eine einzelne Person abwesend ist.
Erinnerungen sind Teil des grundlegenden Genehmigungsablaufs und keine benutzerspezifische Einstellung, die Sie in Ihrem Profil ausschalten können. Die richtige Entlastung ist meist eine von zwei Möglichkeiten: Bearbeiten Sie die ausstehenden Anträge, oder lassen Sie einen Administrator einen zweiten Genehmiger zur Abteilung hinzufügen, damit die Arbeit geteilt wird. Außerdem können Sie den Verfall von Urlaubsanträgen einrichten, damit veraltete Anträge automatisch wegfallen. Was sich tatsächlich konfigurieren lässt, lesen Sie unter Kann ich Urlaubserinnerungen deaktivieren?
Die Erinnerungen folgen einem festgelegten Rhythmus, der sich verdichtet, je länger ein Antrag unbearbeitet bleibt. Der vollständige Zeitplan ist unter Wie sind Zeitplan und Ablauf der Urlaubserinnerungen? beschrieben.
Nächste Schritte
Wie sind Zeitplan und Ablauf der Urlaubserinnerungen? Kann ich Urlaubserinnerungen deaktivieren? Was passiert, wenn auf einen Urlaubsantrag nicht sofort reagiert wird?Administratoren und Genehmiger: Sie erreichen uns per Live-Chat montags bis freitags von 9 bis 17 Uhr (EST) oder jederzeit per E-Mail an hello@vacationtracker.io.
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