Politica sulle presenze

Una politica sulle presenze (attendance policy) è il documento scritto che stabilisce cosa si aspetta il datore di lavoro in termini di presenza al lavoro, come vanno comunicati assenze e ritardi e cosa succede quando le aspettative non vengono rispettate.

Viene spesso confusa con la gestione delle assenze, che è la pratica più ampia: le misurazioni, i colloqui, il supporto. La politica è l’insieme di regole scritte attraverso cui quella pratica viene applicata. Una è un documento; l’altra è una disciplina.

A cosa serve davvero una politica

Non a scoraggiare. Una politica sulle presenze non impedisce alle persone di ammalarsi, e usarla come deterrente produce presenteismo, non presenza.

Il suo vero compito è la prevedibilità: rendere nota in anticipo, a tutti, la risposta a una determinata situazione, prima che serva. Due dipendenti di reparti diversi con gli stessi fatti dovrebbero ottenere lo stesso esito. Un responsabile alle prese con una situazione delicata alle 8 di un lunedì mattina dovrebbe sapere cosa fare senza improvvisare.

È questo il test a cui sottoporre qualsiasi politica sulle presenze. Non «è abbastanza severa?», ma «dà due volte la stessa risposta?».

Cosa deve contenere

• La procedura di comunicazione: chi contattare, entro quando e come. «Il prima possibile» non è una regola; «entro le 9 al tuo responsabile diretto, per telefono o messaggio» lo è
• Le definizioni: cosa conta come assenza, ritardo, uscita anticipata, mancata presentazione. Sono cose diverse, e una politica che le tratta allo stesso modo verrà applicata in modo disomogeneo
• I requisiti di documentazione: cosa serve, dopo quanti giorni e chi paga
• Un’esclusione esplicita dei congedi tutelati: congedo per malattia previsto dalla legge, FMLA ed equivalenti, assenze legate a un accomodamento, servizio di giuria, lutto. Dichiarata chiaramente, non sottintesa
• Le soglie: quale livello di assenza fa scattare una verifica, e che la verifica è un colloquio e non una sanzione
• Il percorso di escalation: le fasi, chi conduce ciascuna e quali elementi vengono considerati
• Il diritto di ricorso e chi lo esamina
• Chi può esercitare discrezionalità, per quali motivi, e chi la registra

Quest’ultimo punto è quello che la maggior parte delle politiche omette. La discrezionalità è necessaria, ma una discrezionalità non documentata è indistinguibile dall’incoerenza quando qualcuno la contesta in seguito.

Approfondisci: Come scrivere una politica sulle presenze dei dipendenti?

Sistemi «no fault» e a punti

Una politica sulle presenze «no fault» assegna punti a ogni episodio indipendentemente dal motivo, con conseguenze definite al raggiungimento di determinate soglie. Un ritardo può valere mezzo punto, un’assenza ingiustificata uno, una mancata presentazione due, con un richiamo a quattro e il licenziamento a otto.

Il vantaggio è evidente: elimina il giudizio del responsabile, quindi sembra equa e si applica in modo uniforme. Il rischio sta nella stessa caratteristica. Un sistema che ignora il motivo finirà, per come è costruito, per penalizzare assenze tutelate dalla legge.

Negli USA non è un’ipotesi teorica. Il congedo FMLA non può essere conteggiato in una politica sulle presenze «no fault»: lo dice direttamente il regolamento. E l’EEOC ha agito contro Verizon per una politica «no fault» rigida che non prevedeva eccezioni per le assenze legate a una disabilità; l’azienda ha transatto per 20 milioni di dollari, all’epoca la transazione più alta per discriminazione legata alla disabilità in una singola causa dell’EEOC, e il consent decree le ha imposto di modificare la politica per prevedere accomodamenti per la disabilità e di formare le persone incaricate di applicarla.

Un sistema a punti può funzionare. Deve escludere le assenze tutelate prima di assegnare i punti e lasciare un percorso documentato verso l’accomodamento.

Cosa fa fallire una politica

La vaghezza. «Un assenteismo eccessivo può comportare provvedimenti disciplinari» non impegna a nulla e giustifica qualsiasi cosa. Non avvisa il dipendente e non tutela il datore di lavoro.

L’incoerenza. È il problema serio, ed è controintuitivo: una politica applicata in modo incoerente è peggio di nessuna politica. Senza uno standard scritto, si discute dei fatti. Con uno standard scritto da cui ti sei discostato, hai documentato la distanza tra ciò che avevi detto che avresti fatto e ciò che hai fatto, e quella distanza è l’argomento contro di te.

Nessuna esclusione dei congedi tutelati. Se la politica non dice quali assenze sono escluse, i responsabili le conteranno, perché la politica glielo ha detto.

L’inattività. Una politica ignorata per tre anni e poi applicata contro una sola persona è la prova più evidente di un trattamento selettivo.

Nessuna revisione periodica. I diritti di legge ai congedi cambiano spesso, quindi una politica scritta cinque anni fa è quasi certamente sbagliata da qualche parte.

Come scriverne una

• Scrivila per essere applicata, non per essere letta. Punti decisionali, non principi
• Indica esplicitamente le categorie tutelate e aggiorna l’elenco quando la legge cambia
• Fai in modo che le soglie avviino un colloquio, mai un esito automatico
• Forma i responsabili sul colloquio, perché sono loro a condurlo davvero
• Applicala a tutti, comprese le persone a cui è scomodo applicarla: è proprio lì che viene messa alla prova
• Registra cosa è stato deciso e perché, soprattutto quando è stata usata la discrezionalità
• Rivedila ogni anno rispetto alla legge in vigore e ai tuoi dati sulle assenze

Domande frequenti

Cosa deve includere una politica sulle presenze? Procedura di comunicazione, definizioni, requisiti di documentazione, un’esclusione esplicita dei congedi tutelati, soglie, percorso di escalation, diritto di ricorso e chi può esercitare discrezionalità.

Le politiche sulle presenze «no fault» sono legali? In linea di principio sì, ma non quando vengono applicate ad assenze tutelate. Il congedo FMLA non può esservi conteggiato, e una politica rigida che non prevede accomodamenti per la disabilità crea un’esposizione significativa.

Si può sanzionare qualcuno perché è malato? Per una malattia reale, in genere no, e il congedo per malattia tutelato è soggetto a regole contro le ritorsioni. Gli schemi ricorrenti e il mancato rispetto della procedura di comunicazione sono un’altra questione.

Quante assenze sono troppe? Non esiste una risposta universale, e una politica che indica un numero senza contesto colpirà persone che non dovrebbe. Fissa le soglie in base ai tuoi dati e considerale punti di verifica.