Ano de licenças

O ano de licenças é o período de doze meses em que o direito a licenças é concedido, usado e reiniciado. É o relógio que comanda todo o resto de uma política de licença: taxas de acúmulo, prazos de transferência de saldo, proporcionalidade para quem entra e sai, datas de concessão antecipada e o momento em que o passivo é medido.

Quatro modelos cobrem quase todos os casos:

• Ano civil — de 1º de janeiro a 31 de dezembro. Todos alinhados, fácil de explicar
• Ano fiscal — alinhado ao exercício financeiro, para que o passivo de licenças coincida com o orçamento
• Ano de aniversário — a data de admissão de cada funcionário e seus aniversários
• Móvel — uma janela contada para trás a partir de cada solicitação, sem nenhuma data fixa de reinício (veja ano móvel)

O que a escolha realmente define

O direito é o mesmo em qualquer caso. O que o ano de licenças define é quando a pressão aparece.

Com um ano de licenças comum, o prazo de todos cai na mesma data. Dezembro vira uma corrida para usar os dias que sobraram, a cobertura da equipe fica mais reduzida justamente quando a transferência de saldo vence, e janeiro começa com o saldo de todos cheio. A vantagem é a simplicidade: uma data de encerramento, uma fotografia do passivo, uma regra de transferência de saldo.

Com um ano de aniversário, essa pressão se distribui de forma uniforme ao longo do calendário e ninguém enfrenta um prazo coletivo. O custo é administrativo: doze datas diferentes de reinício, cálculos de transferência de saldo que nunca podem ser feitos em lote e duas pessoas na mesma função vendo saldos diferentes em março por motivos que nenhuma delas acha intuitivos.

A maioria das organizações escolhe um ano comum para facilitar a comunicação e os relatórios e aceita o aperto de dezembro como preço.

Estados Unidos

Não existe um ano de férias federal, então, para o PTO, o ano de licenças é puramente uma escolha da política. Para as licenças legais, não é.

A FMLA define os seus próprios doze meses, e o empregador precisa escolher um de quatro métodos permitidos: o ano civil, qualquer ano fixo, como um ano fiscal, um período contado para a frente a partir do primeiro uso ou um período móvel contado para trás. Duas regras importam mais do que a lista. O empregador que não define um método deve aplicar a opção mais favorável ao funcionário, solicitação por solicitação. E mudar de método exige aviso prévio de 60 dias a todos os funcionários.

As leis estaduais e municipais de licença médica também definem o seu próprio ano, geralmente como um ano civil ou um período de doze meses definido pelo empregador, e essas leis regem os seus próprios direitos, independentemente do que o seu manual diga sobre o PTO.

A consequência prática é o problema dos vários relógios: um empregador dos EUA pode facilmente estar operando três períodos de doze meses diferentes ao mesmo tempo — um ano civil de PTO, um ano móvel da FMLA contado para trás e um ano de licença médica legal —, sem que nenhum deles coincida. Isso é administrável quando é intencional e vira um problema de conformidade quando alguém presume que existe um só relógio.

Canadá

Ontário deixa a estrutura explícita, e vale a pena conhecê-la porque a terminologia é legal, e não apenas uma convenção.

O padrão é o standard vacation entitlement year (ano padrão de direito a férias): um período recorrente de doze meses que começa na data de admissão do funcionário. O empregador pode, em vez disso, adotar um alternative vacation entitlement year (ano alternativo de direito a férias) que comece em uma data de sua escolha — 1º de janeiro, por exemplo —, passando toda a equipe para um ano comum.

Isso cria um stub period (período parcial): o intervalo entre a data de admissão (ou o fim do último ano padrão) e o início do primeiro ano alternativo. As férias de um período parcial são proporcionais.

Em qualquer um dos modelos, as férias conquistadas em um ano de direito completo ou em um período parcial precisam ser tiradas em até dez meses após o fim desse período — e o empregador tem a obrigação de garantir que elas sejam agendadas e tiradas, e não apenas de permiti-las.

Em outros países

Reino Unido. A regulation 13(3) das Working Time Regulations permite que um “relevant agreement” (acordo pertinente) — normalmente o contrato — defina o ano de licenças. Se nada o definir, aplica-se o padrão legal: o ano de licenças começa na data em que o vínculo começou e a cada aniversário dessa data.

Esse padrão pega os empregadores de surpresa. Uma organização que nunca definiu um ano de licenças nos contratos não tem, implicitamente, um ano de licenças civil. Ela tem um ano de licenças diferente para cada funcionário, que é justamente o resultado administrativo que achava estar evitando. Corrigir isso depois exige um período de transição e a alteração das condições contratuais.

Austrália. Na prática, não existe ano de licenças para as férias anuais. O direito é acumulado progressivamente ao longo do vínculo e a licença não utilizada é transferida indefinidamente, então não há reinício anual a gerenciar — nenhum prazo de transferência de saldo, mas também nenhum momento natural em que os saldos são zerados.

Este verbete traz informações gerais, não aconselhamento jurídico. As definições legais de ano de licenças variam entre países, estados dos EUA e províncias do Canadá.