Calendário de feriados

Um calendário de feriados é uma visão compartilhada de quando as pessoas estão fora do trabalho — feriados, fechamentos da empresa e folgas individuais —, reunida em um só lugar para que qualquer pessoa veja a cobertura da equipe rapidamente. Também é chamado de calendário de férias, calendário da equipe, calendário de ausências ou calendário de quem está fora.

Dois tipos diferentes de dados

A maioria dos calendários de feriados decepciona porque precisa guardar duas coisas que não se comportam da mesma forma.

Os feriados são dados de referência. Eles são definidos com um ano ou mais de antecedência, são iguais para todos no mesmo local e só mudam quando o governo decide. Você os configura uma vez e eles ficam ali.

As ausências são dados transacionais. Elas mudam todos os dias, são diferentes para cada pessoa, chegam por meio de solicitações e aprovações e precisam ser conciliadas com um saldo. Nunca estão concluídas.

Uma planilha lida muito bem com o primeiro tipo e mal com o segundo. Um calendário compartilhado lida razoavelmente com o segundo e com o primeiro na força bruta. Saber qual problema você realmente está resolvendo é a maior parte da decisão.

A terceira coisa que um bom calendário faz é a que as pessoas esquecem: ele precisa mostrar quem está cobrindo, e não só quem está ausente. Um calendário que mostra seis nomes em uma semana só é útil se você conseguir ver a qual equipe cada um pertence.

Estados Unidos

Os EUA têm 11 feriados federais — Ano-Novo, Martin Luther King Jr. Day, Washington’s Birthday, Memorial Day, Juneteenth, Independence Day, Labor Day, Columbus Day, Veterans Day, Thanksgiving e Natal.

O ponto importante para um calendário: essas datas valem para os servidores federais, e não para os empregadores privados. Não existe exigência federal de que um empregador do setor privado feche em qualquer uma delas, nem de que pague pelo dia se fechar. A lista de feriados de uma empresa dos EUA é uma decisão de negócio real, e é por isso que dois empregadores na mesma cidade costumam ter dias diferentes — muitos deixam de fora o Columbus Day, muitos acrescentam o dia seguinte ao Thanksgiving. Os estados acrescentam suas próprias datas, então uma única lista nacional vai estar errada em algum lugar se você tiver funcionários em vários estados.

Canadá

Os empregadores sob regulamentação federal concedem 10 feriados gerais, incluindo o National Day for Truth and Reconciliation.

Ontário tem nove feriados pelo ESA — a lista federal sem o Truth and Reconciliation e sem o Remembrance Day, mas com o Family Day.

Quebec concede oito feriados legais remunerados, e sua lista é a que mais diverge: não tem o Family Day e tem o feriado nacional de 24 de junho no lugar de datas observadas em outras províncias.

Um empregador com funcionários em Toronto, em Montreal e em uma divisão sob regulamentação federal está operando três calendários, e não um.

Em outros países

Reino Unido. O exemplo mais claro de que “feriado” não é uma lista única nem dentro de um mesmo país: oito bank holidays na Inglaterra e no País de Gales, nove na Escócia e dez na Irlanda do Norte. A Escócia troca a segunda-feira de Páscoa pelo dia 2 de janeiro e pelo St Andrew’s Day; a Irlanda do Norte acrescenta o St Patrick’s Day e a Battle of the Boyne.

Austrália. Feriados nacionais mais feriados específicos de cada estado, então um funcionário de Melbourne e um de Perth têm folgas em dias diferentes.

União Europeia. É uma questão totalmente nacional, e a variação é grande — alguns países têm menos de dez feriados, outros bem mais, com variações regionais dentro de vários deles.

Como montar um

Uma planilha funciona bem para uma equipe de uma dúzia de pessoas em um único local, com uma só lista de feriados. É gratuita, todos conseguem ler e dá para imprimir. Ela falha quando alguém esquece de atualizá-la, quando duas pessoas editam ao mesmo tempo, quando você precisa de um saldo e não de uma imagem, e no momento em que você acrescenta um segundo país.

Leia mais: Como gerenciar escalas de feriados no Excel

Um calendário compartilhado do Outlook ou do Google é melhor para a visibilidade — fica onde as pessoas já olham e pode ser sobreposto às reuniões. Suas limitações são estruturais: não tem saldos, não tem histórico de aprovações, não permite separar licença médica de férias nos relatórios, e os feriados precisam ser importados país por país e mantidos manualmente.

Leia mais: Como criar um calendário de férias no Outlook

Uma ferramenta dedicada de gestão de licenças se justifica quando qualquer uma das condições a seguir é verdadeira: mais de um local ou lista de feriados, mais de um tipo de licença, um saldo em que alguém precisa confiar, registros de aprovação de que você precisaria em uma auditoria ou um sistema de folha de pagamento que precisa dos dados. Abaixo desse limite, é razoável continuar com o que você já tem.

Seja qual for a ferramenta, algumas coisas definem se as pessoas vão realmente consultá-la: uma única fonte de verdade, e não um calendário e uma planilha que não batem; visível por equipe, e não só em ordem alfabética; feriados por localização, e não uma lista global única; e uma visualização que mostre os meios dias corretamente, já que um calendário que arredonda tudo para dias inteiros vai enganar alguém em uma sexta-feira.