Guide: Avdelningar och underavdelningar

Gruppera användare för godkännanden och rapporter. Placera underavdelningar under en överordnad avdelning så att strukturen speglar hur teamet faktiskt arbetar.

3 minuters läsning

En avdelning i Vacation Tracker är det sätt du grupperar användare på för godkännanden och rapporter. En underavdelning är en avdelning som ligger under en överordnad avdelning. Tillsammans gör de att strukturen i Vacation Tracker speglar hur företaget faktiskt fungerar, så att ansökningar går till rätt godkännare och rapporterna förblir överskådliga.

Vad avdelningar gör

• Styr godkännanden: varje ledighetsansökan från en användare i en avdelning går till avdelningens godkännare
• Delar upp data: kalendern, väggdiagrammet, aviseringar och rapporter kan alla filtreras efter avdelning
• Grupperar teamet i instrumentpanelen: sidan Användare kan grupperas efter avdelning för enklare överblick

Varför underavdelningar finns

Vissa team är uppdelade i flera nivåer. Utveckling har Backend, Frontend och Mobil. Marknadsföring har Varumärke, Efterfrågegenerering och Innehåll. En platt lista med avdelningar skulle antingen förlora den strukturen (allt under ”Utveckling”) eller duplicera den i menyerna. Med underavdelningar kan du spegla den verkliga strukturen utan dubbletter. Nivåindelningen är bara organisatorisk: varje underavdelning behöver fortfarande egna användare, godkännare och inställningar.

Så fungerar hierarkin

• Inget ärvs: varje avdelning, även en underavdelning, behöver egna användare, godkännare och inställningar. Att välja en överordnad avdelning placerar den bara under den
• Användare tillhör en avdelning: varje användare hör till en enda avdelning, som i sig kan vara en underavdelning. Användarens godkännandeflöde följer den avdelningens godkännare

När du bör använda en underavdelning

• Den överordnade avdelningen är så stor att en gemensam lista med godkännare skulle bli orimlig för den som ska hantera den
• Ett delteam finns på en annan plats eller har tydligt annorlunda ledighetsmönster
• Ett delteam behöver en egen avisering (till exempel en särskild Slack-kanal) utan att hela den överordnade avdelningen ser den
• Ett delteam har egna regler för efterlevnad eller ledighetspolicy som inte gäller resten av den överordnade avdelningen

Vad varje roll gör

• Administratör: skapar och redigerar avdelningar och underavdelningar, tilldelar godkännare och bestämmer hur djup hierarkin ska vara
• Godkännare: hanterar bara ansökningar i de avdelningar (och underavdelningar) hen ansvarar för. Att se vilken underavdelning en ansökan kommer från gör det lättare att avgöra ”ligger det här inom mitt ansvarsområde?”
• Användare: tillhör exakt en avdelning. Avdelningen avgör vilka användarens godkännare är. Ledighetspolicyerna kommer från användarens plats, inte från avdelningen

Vanliga frågor