Utbildning för godkännare 0: vad du gör som godkännare (Microsoft Teams)

Som godkännare beslutar du om ledighetsansökningar från personerna i din avdelning. Den här utbildningen går igenom grunderna i nio korta artiklar. Börja här för att se vad du gör, var ansökningarna når dig och vad du kan se.

Vad du gör

• Svara på ledighetsansökningar: godkänn eller neka ansökningar från personerna i de avdelningar du godkänner för.
• Håll ledigheten korrekt: redigera en ansökan innan du svarar på den, eller avboka ledighet som redan är godkänd.
• Lägg till ledighet åt ditt team: när någon inte kan ansöka om den själv.
• Se vem som är ledig: kontrollera vilka andra som är borta innan du beslutar.
• Håll teamet informerat: skicka aviseringar om teamets ledighet.
• Sätt gränser: automatiseringar som spärrperioder eller ett maximalt antal frånvarande personer.

Hur du blev godkännare

Godkännare är ingen roll. Din administratör har lagt till dig som godkännare för en eller flera avdelningar, och du godkänner ledighet för personerna i de avdelningarna. Du ansöker fortfarande om din egen ledighet precis som alla andra.

Om en avdelning har mer än en godkännandenivå når ansökan dig när den kommer till din nivå.

Var ansökningarna når dig

Varje ny ansökan kommer som ett meddelande från Vacation Tracker-boten i Microsoft Teams, med knappar för att godkänna eller neka den. Samma ansökan väntar också på dig på instrumentpanelen i Vacation Tracker, under Väntar på dig på sidan Hem. Svara där det passar dig bäst. När du blir godkännare skickar boten ett meddelande om det.

Vad du kan se på instrumentpanelen

• Hem: dina ansökningar under Väntar på dig.
• Kalender och Väggdiagram: vem som är ledig och när.
• Användare: personerna i dina avdelningar. Du kan öppna deras profiler och ledigheter, men inte ändra deras inställningar.
• Teamaviseringar och Tillägg: aviseringar och automatiseringar för ditt team.
• Helgdagar: helgdagar för varje plats. Du kan se dem, men inte ändra dem.

Din administratör bestämmer om godkännare också kan se funktioner som Rapporter.

I Microsoft Teams

Öppna appen Vacation Tracker i Teams. Använd de här flikarna:

• Chat: ledighetsansökningar att svara på och andra uppdateringar. Du kan också skriva frågor till boten, till exempel vem i ditt team som är ledig den här veckan.
• Begär ledighet: ansök om din egen ledighet och välj en ersättande godkännare.
• Min profil: dina egna väntande ansökningar, schemalagda ledigheter och ledighetskvoter, med länkar till instrumentpanelen och kunskapsbasen.

Använd Vacation Tracker från en AI-assistent

Under Arbetsplatsinställningar klickar du på Integrationer och sedan på MCP. Där ser du hur du ansluter Claude, ChatGPT, Copilot och andra AI-assistenter till Vacation Tracker, så att du kan kontrollera ledighet eller godkänna och neka ansökningar från assistenten. Assistenten agerar som du, så den kan aldrig se eller ändra mer än du kan.

Utbildningens upplägg

Varje artikel handlar om en uppgift. Följ dem i ordning första gången.

1. Godkänna eller avslå ledighetsansökningar i Microsoft Teams: svara på ansökningar från Microsoft Teams.
2. Godkänna eller avslå ledighetsansökningar på instrumentpanelen: kontrollera detaljerna och besluta på instrumentpanelen.
3. Ändra en ledighetsansökan eller avboka godkänd ledighet: ändra en ansökan eller avboka godkänd ledighet.
4. Lägga till ledighet åt en teammedlem som inte kan ansöka själv: när någon inte kan ansöka om den själv.
5. Kontrollera vem som är ledig innan du godkänner: kontrollera bemanningen på instrumentpanelen eller fråga boten.
6. Skicka ditt team ledighetssammanfattningar och födelsedagsmeddelanden: sammanfattningar och födelsedagar i en Teams-kanal eller via e-post.
7. Välja vem som godkänner ansökningar medan du är borta: vem som svarar på ansökningar medan du är borta.
8. Ställa in ledighetsregler för ditt team med automatiseringar: regler som spärrperioder och maximalt antal frånvarande användare.

Vanliga frågor