TOIL (kompensationsledighet)

Kompensationsledighet (TOIL, time off in lieu) är betald ledighet som ges i stället för ersättning för extra arbetade timmar. En anställd arbetar mer än den avtalade arbetstiden, och i stället för att få betalt för timmarna sparar hen motsvarande ledighet att ta ut senare.

Uttrycket TOIL är standard i Storbritannien, Irland, Australien och Nya Zeeland. I Nordamerika kallas samma sak compensatory time eller banked overtime (sparad övertid), och bakom skillnaden i ordval döljer sig en skillnad i laglighet som ofta överraskar arbetsgivare.

En annan vanlig missuppfattning: TOIL är inte automatiskt timme för timme. Om de bakomliggande timmarna ger rätt till övertidstillägg måste ledigheten oftast återspegla tillägget – en övertidstimme med 50 % tillägg ger en och en halv timmes ledighet, inte en timme.

Läs mer: TOIL eller övertidsersättning: vad passar ditt företag bäst?

Kompensationsledighet (TOIL): allt du behöver veta

USA: olagligt för de flesta privata arbetsgivare

Här går en TOIL-policy skriven för Storbritannien helt fel.

Enligt section 7(o) i Fair Labor Standards Act får arbetsgivare i privat sektor inte ge icke-undantagna (non-exempt) anställda comp time i stället för övertidsersättning. Övertid måste betalas ut i pengar, i den löneperiod då den arbetades. En informell överenskommelse av typen ”jobba sent i kväll, ta ledigt på fredag eftermiddag” med en timavlönad anställd är ett brott mot lag om lön och arbetstid, hur villigt båda parter än gick med på den.

Comp time i stället för övertidsersättning är förbehållen offentliga myndigheter – delstater, lokala förvaltningsenheter och mellanstatliga myndigheter. Där det är tillåtet måste det vara 1,5 timmes ledighet per övertidstimme, enligt en överenskommelse som träffats innan arbetet utförs, med ett tak på 240 timmar (480 för anställda inom allmän säkerhet, räddningstjänst och säsongsarbete).

Privata arbetsgivare har två lagliga alternativ:

• Undantagna (exempt) anställda. Eftersom de inte har rätt till övertidsersättning hindrar inget en arbetsgivare från att erbjuda dem ledighet för extra timmar. Det du behöver se upp med är salary basis-testet: om du registrerar en undantagen anställds timmar och kompenserar hen per timme kan det försvaga din argumentation för undantaget i en tvist. Kalla det flextid, inte comp time, och bygg inte in det i en timbaserad formel.
• Schemajustering inom samma arbetsvecka. Att flytta en icke-undantagen anställds timmar så att veckan aldrig överstiger 40 timmar är tillåtet. Gränsen är arbetsveckan – du kan inte föra över justeringen till nästa vecka.

Läs mer: Så följer din policy för kompensationsledighet arbetsrätten

Kanada: lagligt, med villkor

Kanadensiska provinser tillåter i regel att övertid sparas som kompensationsledighet, men det är en reglerad överenskommelse, inte ett handslag.

I Ontario måste arbetsgivaren och den anställda komma överens skriftligt eller elektroniskt. Tiden sparas med 1,5 timmes ledighet per övertidstimme och måste tas ut inom tre månader från den vecka då den tjänades in – vilket kan förlängas till 12 månader genom en ytterligare skriftlig överenskommelse. Om anställningen upphör innan tiden har tagits ut måste den anställda i stället få övertiden utbetald, inom sju dagar från anställningens slut eller på nästa lönedag, beroende på vilket som infaller senast.

Övriga provinser och Canada Labour Code har jämförbara system med egna tidsfrister, så regeln att tillämpa på en kanadensisk personalstyrka är: skriftlig överenskommelse, tilläggssats, fast förfallodatum, utbetalning när anställningen upphör.

Storbritannien och Australien

I Storbritannien är TOIL helt avtalsreglerad. Working Time Regulations ger ingen rätt till den, så det är avtalet eller policyn som styr – även om outtagen TOIL betalas ut, vilket den som standard inte gör. Den enda lagstadgade motsvarigheten är compensatory rest (kompensationsvila), som en arbetstagare har rätt till när hen går miste om en föreskriven rast, och det är en rätt till vila snarare än ledighet som kan sparas.

Läs mer: TOIL: en komplett guide för arbetsgivare i Storbritannien

I Australien regleras TOIL oftast av tillämplig modern award eller enterprise agreement. Awards kräver ofta en skriftlig överenskommelse för varje tillfälle, låter TOIL tjänas in enligt övertidssatsen snarare än timme för timme, kräver att den tas ut inom en viss period, till exempel sex månader, och ger den anställda rätt att begära pengar i stället. Villkoren varierar mellan olika awards, så det är awarden du ska kontrollera först, inte policyn.

Där TOIL-upplägg fallerar

Nästan alltid i administrationen snarare än i principen:

• Ingen skriftlig dokumentation. TOIL som en chef och en teammedlem kommit överens om muntligt finns bara i deras minne, och bara tills någon av dem slutar
• Saldon som inte registreras. TOIL som förs i ett anteckningsblock eller en e-posttråd går inte att rapportera, granska eller lämna över
• Tyst förfall. Där en lagstadgad tidsfrist gäller blir ledighet som obemärkt förfaller till obetald övertid
• Ingen regel vid avslut. Vad som händer med ett sparat saldo när någon säger upp sig är den mest omtvistade frågan, och i Kanada avgörs svaret av lag snarare än av policy

Att behandla TOIL som en egen ledighetstyp som registreras – med en intjänandetakt, ett förfallodatum och en regel för utbetalning – är det som förvandlar en informell tjänst till ett upplägg som håller.

Läs mer: Hantera kompensationsledighet (TOIL) i Vacation Tracker

Vanliga frågor

Är TOIL samma sak som comp time? I stort sett ja – TOIL är den brittiska och australiska termen, comp time den nordamerikanska. Den rättsliga behandlingen skiljer sig dock kraftigt.

Kan ett amerikanskt företag erbjuda TOIL? Inte i stället för övertidsersättning till icke-undantagen personal. Offentliga myndigheter kan, inom vissa gränser, och undantagna anställda kan få flexibel ledighet.

Måste outtagen TOIL betalas ut? I Ontario ja, när anställningen upphör. I Storbritannien beror det helt på avtalet. I Australien ska du kontrollera awarden.

Är TOIL alltid en timme för en timme? Nej – om timmarna ger rätt till övertidstillägg måste ledigheten i regel motsvara tillägget.

Läs mer: Comp time eller övertidsersättning: de viktigaste skillnaderna