Administrative Freistellung

Eine administrative Freistellung (Administrative Leave) ist ein Zeitraum, in dem ein Mitarbeiter von seinen Aufgaben entbunden ist, aber weiterhin beschäftigt bleibt – in der Regel auf Anweisung des Arbeitgebers und nicht auf Wunsch des Mitarbeiters.

Damit unterscheidet sie sich von allem anderen in einer Urlaubsrichtlinie. Erholungsurlaub, Krankenstand und Elternzeit beantragt der Mitarbeiter selbst. Eine administrative Freistellung dagegen widerfährt ihm. Sie wird nicht erworben, nicht angesammelt und ist in der Regel nicht freiwillig.

Sie wird auch als Administrative Suspension, Suspendierung bei voller Bezahlung oder Freistellung während einer Untersuchung (Investigatory Leave) bezeichnet.

Warum Arbeitgeber sie nutzen

Der häufigste Anlass ist eine laufende Untersuchung – ein Vorwurf des Fehlverhaltens, eine Belästigungsbeschwerde, ein Sicherheitsvorfall, ein vermuteter Verstoß gegen Richtlinien oder finanzielle Regeln. Die Trennung des Mitarbeiters vom Arbeitsplatz schützt Beweise, Zeugen und den Mitarbeiter selbst, während der Sachverhalt geklärt wird.

Andere Anlässe sind völlig neutral: eine abgelaufene Lizenz oder Sicherheitsüberprüfung, die Schließung eines Arbeitsplatzes, eine ausstehende Prüfung der Arbeitsfähigkeit oder eine während einer Umstrukturierung ausgesetzte Stelle.

Diese Bandbreite ist der Grund, warum die Darstellung wichtig ist. Eine administrative Freistellung ist keine Disziplinarmaßnahme. Sie ist ein Übergangsstatus bis zu einer Entscheidung. Wer sie als Disziplinarmaßnahme kommuniziert – bevor überhaupt ein Ergebnis vorliegt –, nimmt das Ergebnis vorweg und liefert dem Mitarbeiter einen Beschwerdegrund.

Mehr dazu in unserem Blog: HR-Leitfaden zur administrativen Freistellung: Richtlinien, Abläufe und Technologie

Bezahlt oder unbezahlt: die Falle bei befreiten Mitarbeitern in den USA

Bei nicht befreiten (non-exempt) Mitarbeitern ist eine unbezahlte Suspendierung grundsätzlich zulässig – nach dem FLSA werden sie für geleistete Arbeitsstunden bezahlt.

Bei befreiten (exempt) Mitarbeitern sieht es völlig anders aus, und genau hier schaden sich Arbeitgeber. Gehaltskürzungen bei einem befreiten Mitarbeiter können gegen den Salary-Basis-Test verstoßen, und wer die Befreiung verliert, schuldet Überstundenvergütung – möglicherweise rückwirkend und für die gesamte Gruppe vergleichbarer Mitarbeiter.

Nach 29 CFR 541.602(b)(5) ist eine unbezahlte disziplinarische Suspendierung eines befreiten Mitarbeiters nur zulässig, wenn alle drei der folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Sie wird in ganzen Tagen verhängt – nie für einen Teil eines Tages
• Sie erfolgt wegen eines Verstoßes gegen eine schwerwiegende Verhaltensregel am Arbeitsplatz – Belästigung, Gewalt, Drogen oder Alkohol, rechtswidriges Verhalten. Schlechte Leistung und Fehlzeiten zählen nicht dazu
• Sie wird auf Grundlage einer schriftlichen Richtlinie verhängt, die für alle Mitarbeiter gilt, nicht nur für befreite

Fehlt eine dieser Bedingungen, kann der Abzug unzulässig sein und die Befreiung gefährden. Genau deshalb stellen die meisten Arbeitgeber befreite Mitarbeiter während einer Untersuchung bezahlt frei. Das ist keine Großzügigkeit, sondern der günstigste Weg, eine Anfechtung der Befreiung zu vermeiden.

Kanada: standardmäßig bezahlt

Der Oberste Gerichtshof Kanadas hat dies in Cabiakman v. Industrial Alliance entschieden. Eine administrative Suspendierung während einer Untersuchung ist nur rechtmäßig, wenn sie:

1. Zum Schutz eines berechtigten geschäftlichen Interesses erforderlich ist
2. In gutem Glauben verhängt wird
3. Für einen relativ kurzen, festgelegten Zeitraum gilt
4. Bezahlt ist, außer unter außergewöhnlichen Umständen

Eine unbezahlte Suspendierung, die diese Bedingungen nicht erfüllt, birgt ein echtes Risiko einer Constructive Dismissal (faktischen Kündigung) – und ein Mitarbeiter, der sie ablehnt, gilt nicht als jemand, der gekündigt hat. Selbst wenn eine Richtlinie eine unbezahlte Suspendierung erlaubt, wurde ihre automatische Anwendung ohne Begründung bereits als Constructive Dismissal gewertet.

Die praktische Regel für kanadische Arbeitgeber: bezahlen, kurz halten und die Gründe schriftlich festhalten.

US-Bundesbedienstete: gesetzliche Obergrenzen

In der US-Bundesverwaltung ist die administrative Freistellung eine definierte Kategorie mit festen Grenzen. Nach dem Administrative Leave Act of 2016 begrenzt die endgültige Regelung des OPM – in Kraft seit Januar 2025 – die gewöhnliche administrative Freistellung auf 10 Arbeitstage pro Kalenderjahr und verpflichtet die Behörden, sie zu erfassen.

Längere Abwesenheiten müssen neu eingestuft werden: als Investigative Leave (30 bis 90 Arbeitstage; Verlängerungen erfordern eine Mitteilung an den Kongress) oder als Notice Leave (für die Dauer einer Ankündigungsfrist bei einer geplanten nachteiligen Maßnahme). Die Reform gibt es, weil Behörden Mitarbeiter monate- oder jahrelang bezahlt freigestellt hatten – ein Problem, das auch private Arbeitgeber kennen, nur ohne gesetzliche Leitplanken.

So machen Sie es richtig

• Halten Sie den Grund schriftlich fest und stellen Sie ausdrücklich klar, dass es sich nicht um eine Disziplinarmaßnahme und nicht um die Feststellung eines Fehlverhaltens handelt
• Legen Sie ein Enddatum fest, auch wenn es nur vorläufig ist. Bei unbefristeten administrativen Freistellungen konzentriert sich das rechtliche Risiko
• Entscheiden Sie über die Bezahlung, bevor Sie handeln, nicht danach – die oben beschriebenen Regeln für befreite Mitarbeiter machen dies unumkehrbar
• Legen Sie die Bedingungen fest: ob der Mitarbeiter Geräte und Systemzugänge behält, ob er erreichbar bleiben muss und mit wem er Kontakt haben darf
• Lassen Sie Leistungen und Ansammlungen weiterlaufen, da das Arbeitsverhältnis fortbesteht
• Erfassen Sie sie als eigene Urlaubsart. Sie ist kein PTO und kein Krankenstand und darf niemals vom eigenen Urlaubsanspruch des Mitarbeiters abgezogen werden
• Verstecken Sie keine Pflichten zu angemessenen Vorkehrungen oder nach dem FMLA darin – eine administrative Freistellung ersetzt weder einen Urlaub noch eine Vorkehrung, auf die der Mitarbeiter Anspruch hat

Häufig gestellte Fragen

Ist eine administrative Freistellung bezahlt? In der Regel ja, und in Kanada muss sie es sein, außer unter außergewöhnlichen Umständen. In den USA ist die unbezahlte Suspendierung befreiter Mitarbeiter durch die Salary-Basis-Regeln des FLSA eingeschränkt.

Bedeutet eine administrative Freistellung, dass ich Ärger habe? Nicht unbedingt. Sie ist ein neutraler Status bis zu einer Entscheidung und wird auch bei Schließungen, Sicherheitsüberprüfungen und Lizenzfragen eingesetzt.

Wie lange darf sie dauern? In der Privatwirtschaft gibt es keine allgemeine Grenze, doch unbefristete Freistellungen sind die Hauptquelle rechtlicher Risiken. US-Bundesbehörden sind auf 10 Arbeitstage begrenzt, danach muss die Freistellung neu eingestuft werden.

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Dieser Eintrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Die Regeln zu Suspendierung und Salary Basis unterscheiden sich je nach US-Bundesstaat und kanadischer Provinz – holen Sie rechtlichen Rat ein, bevor Sie jemanden ohne Bezahlung suspendieren.