Ultimo aggiornamento il Giugno 2, 2025
Perché ricevo dei promemoria?
Una notifica alle 9 del mattino su una richiesta di congedo della settimana scorsa non è Vacation Tracker che chiacchiera troppo: è Vacation Tracker che si prende cura di te. Se vedi dei promemoria, significa che sei un approvatore attivo per almeno un dipartimento e che nella tua coda c'è una richiesta che non è ancora stata gestita.
Perché esistono i promemoria
Di solito gli approvatori hanno già parecchio da fare. Le richieste di approvazione scivolano in fondo alla casella di posta, vengono lette a metà in un thread di Slack o semplicemente restano indietro rispetto a una scadenza che sul momento sembrava importante. Il risultato per chi ha inviato la richiesta: aspetta, a volte per giorni, senza sapere se il suo congedo andrà in porto oppure no.
I promemoria di Vacation Tracker servono a riportarti sulla richiesta prima che si blocchi, così la persona che aspetta una risposta non resta in sospeso proprio prima di un viaggio programmato o di una visita medica.
Chi riceve i promemoria
Approvatori attivi: sì
Se sei stato aggiunto come approvatore a uno o più dipartimenti, riceverai sia la richiesta di congedo originale sia i promemoria successivi, se non l'hai ancora gestita.
Utenti normali: no
I promemoria non vengono inviati a chi ha inviato la richiesta di congedo né ai colleghi del richiedente. Li vedono solo le persone responsabili dell'approvazione.
Amministratori che non sono anche approvatori: no
Il ruolo di amministratore da solo non attiva i promemoria. Li vedi solo per i dipartimenti in cui sei indicato nel campo Approvatore/i. (Consulta Come impostare un approvatore in Vacation Tracker?)
Dove compaiono i promemoria
I promemoria arrivano sullo stesso canale da cui hai ricevuto la richiesta di congedo originale. L'aspetto esatto varia in base all'integrazione, ma il contenuto è lo stesso: chi ha richiesto cosa, quando e un modo rapido per gestire la richiesta.
Per quanto tempo continuano ad arrivare
I promemoria sono automatici e seguono una pianificazione precisa. Continuano ad arrivare finché non si verifica una di queste due cose:
- Rispondi alla richiesta, approvandola o rifiutandola. Una volta registrata una decisione, la pianificazione dei promemoria si interrompe per quella richiesta.
- La richiesta scade. Se nel tuo dipartimento è attiva la scadenza delle richieste di congedo, le richieste in sospeso scadono dopo 7 giorni lavorativi o alla data di fine del congedo, a seconda di quale arriva prima. Una volta scaduta una richiesta, non vengono più inviati promemoria per essa. (Consulta Come attivare o disattivare la scadenza delle richieste di congedo?)
Domande frequenti
I promemoria vengono inviati a tutti gli approvatori indicati nel dipartimento finché uno qualsiasi di voi non gestisce la richiesta. Se un tuo collega la approva, la pianificazione dei promemoria si interrompe per tutti; ma finché non succede, continuerete tutti a ricevere solleciti. È volutamente ridondante, così una richiesta non si blocca perché una sola persona è assente.
I promemoria fanno parte del flusso di approvazione di base e non sono un'opzione per singolo utente che puoi disattivare dal tuo profilo. Di solito la soluzione giusta è una di queste due: gestire le richieste in sospeso oppure chiedere a un amministratore di aggiungere un secondo approvatore al dipartimento, così il carico di lavoro viene condiviso. Puoi anche impostare la scadenza delle richieste di congedo, così le richieste ferme da tempo decadono automaticamente. Consulta Posso disattivare i promemoria sui congedi? per sapere cosa si può effettivamente configurare.
I promemoria seguono una cadenza predefinita che si intensifica man mano che una richiesta invecchia senza essere gestita. La pianificazione completa è descritta in Qual è la pianificazione e il flusso dei promemoria sui congedi?
Prossimi passi
Qual è la pianificazione e il flusso dei promemoria sui congedi? Posso disattivare i promemoria sui congedi? Cosa succede se una richiesta di congedo non riceve subito una risposta?Amministratori e approvatori: puoi contattarci tramite chat dal vivo dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 17:00 (EST), oppure scriverci in qualsiasi momento a hello@vacationtracker.io.
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