Dernière mise à jour le Juin 2, 2025
Pourquoi est-ce que je reçois des rappels ?
Une notification à 9 h au sujet d'une demande de congés de la semaine dernière, ce n'est pas Vacation Tracker qui se montre bavard : c'est Vacation Tracker qui veille sur vous. Si vous recevez des rappels, cela signifie que vous êtes Approbateur actif d'au moins un service et qu'une demande en attente dans votre file n'a pas encore été traitée.
Pourquoi les rappels existent
Les Approbateurs ont généralement déjà beaucoup à faire. Les demandes d'approbation glissent au fond de la boîte de réception, sont lues à moitié dans un fil Slack ou passent simplement après une échéance qui semblait prioritaire sur le moment. Résultat pour la personne qui a soumis la demande : elle attend, parfois pendant des jours, sans savoir si son congé sera accordé ou non.
Les rappels de Vacation Tracker sont conçus pour vous ramener vers la demande avant qu'elle ne reste bloquée, afin que la personne qui attend une réponse ne se retrouve pas dans l'incertitude juste avant un voyage prévu ou un rendez-vous médical.
Qui reçoit les rappels
Approbateurs actifs : oui
Si vous avez été ajouté comme Approbateur d'un ou plusieurs services, vous recevez à la fois la demande de congés initiale et les rappels qui suivent si vous ne l'avez pas traitée.
Utilisateurs standard : non
Les rappels ne sont envoyés ni aux personnes qui ont soumis le congé, ni aux collègues du demandeur. Seules les personnes chargées de l'approbation les voient.
Administrateurs qui ne sont pas aussi Approbateurs : non
Le rôle d'Administrateur à lui seul ne déclenche pas de rappels. Vous ne les voyez que pour les services où vous figurez dans le champ Approbateur(s). (Consultez Comment désigner un Approbateur dans Vacation Tracker ?)
Où apparaissent les rappels
Les rappels arrivent par le même canal que celui par lequel vous avez reçu la demande de congés initiale. Leur apparence varie selon l'intégration, mais le contenu est le même : qui a demandé quoi, pour quand, et un moyen rapide d'y donner suite.
Pendant combien de temps ils continuent
Les rappels sont automatisés et suivent un calendrier précis. Ils continuent d'arriver jusqu'à ce que l'une de ces deux choses se produise :
- Vous répondez à la demande, en l'approuvant ou en la rejetant. Dès qu'une décision est enregistrée, les rappels s'arrêtent pour cette demande.
- La demande expire. Si l'expiration des demandes de congés est activée pour votre service, les demandes en attente expirent au bout de 7 jours ouvrables ou à la date de fin du congé, selon ce qui arrive en premier. Une fois la demande expirée, plus aucun rappel n'est envoyé pour celle-ci. (Consultez Comment activer ou désactiver l'expiration des demandes de congés ?)
Questions fréquentes
Les rappels sont envoyés à tous les Approbateurs du service jusqu'à ce que l'un d'entre vous traite la demande. Si votre collègue l'approuve, les rappels s'arrêtent pour tout le monde ; mais d'ici là, vous continuerez tous à recevoir des relances. Cette redondance est volontaire, pour qu'une demande ne reste pas bloquée parce qu'une seule personne est absente.
Les rappels font partie du flux d'approbation de base et ne sont pas une option individuelle que vous pouvez désactiver depuis votre profil. La bonne solution est généralement l'une de ces deux options : traiter les demandes en attente, ou demander à un Administrateur d'ajouter un second Approbateur au service afin de répartir la charge. Il est également possible de configurer l'expiration des demandes de congés pour que les demandes restées sans suite disparaissent automatiquement. Consultez Puis-je désactiver les rappels de congés ? pour savoir ce qui est réellement configurable.
Les rappels suivent une cadence prédéfinie qui s'intensifie à mesure qu'une demande reste sans suite. Le calendrier complet est détaillé dans Quels sont le calendrier et le déroulement des rappels de congés ?
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