SOURCE:    Vacation Tracker
TITLE:     Wie erstelle ich eine Abteilung in Vacation Tracker?
URL:       https://vacationtracker.io/de/wissensdatenbank/wie-erstelle-ich-eine-abteilung-in-vacation-tracker/
LANG:      de
PUBLISHED: 2025-08-19
UPDATED:   2025-10-10
READING:   2 min
SUMMARY:   Nach der Anmeldung sind alle aktiven Benutzer in der Standardabteilung. Erstellen Sie weitere Abteilungen, um unterschiedliche Genehmiger zuzuweisen.
Wie erstelle ich eine Abteilung in Vacation Tracker?
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Letzte Aktualisierung am Oktober 10, 2025

Wie erstelle ich eine Abteilung in Vacation Tracker?

Neueinstellungen, Umstrukturierungen, eine neue Produktlinie – Teams wachsen in Formen, die nicht immer in eine einzige Schublade passen. Standardmäßig ordnet Vacation Tracker alle aktiven Benutzer einer einzigen Standardabteilung zu. Mit zusätzlichen Abteilungen können Sie verschiedene Teams an unterschiedliche Genehmiger weiterleiten, den Genehmigungsablauf unabhängig voneinander einrichten und Urlaubsanträge so organisieren, wie Ihr Unternehmen tatsächlich arbeitet.

Neue Abteilung erstellen

Das Formular wird auf einer eigenen Seite geöffnet und ist in fünf Abschnitte gegliedert. Name und mindestens ein Genehmiger sind Pflichtangaben – jede Abteilung benötigt einen aktiven Genehmiger, bevor sie erstellt werden kann. Benutzer und die übrigen Felder können Sie auch später über „Abteilung bearbeiten“ ergänzen.

  1. Melden Sie sich unter app.vacationtracker.io an.
  2. Klicken Sie im linken Menü unter Team & Genehmigungsabläufe auf Abteilungen.
  3. Klicken Sie oben auf der Seite „Abteilungen“ auf Neue Abteilung erstellen.
  4. Füllen Sie die fünf Abschnitte des Formulars „Abteilung erstellen“ aus (siehe unten).
  5. Klicken Sie unten auf Abteilung erstellen. Mit Abbrechen verlassen Sie das Formular, ohne zu speichern.
Seite „Abteilungen“ mit hervorgehobener Schaltfläche „Neue Abteilung erstellen“ oben

Was Sie ausfüllen müssen

1. Abteilungseinstellungen

Im oberen Teil des Formulars legen Sie die Grundlagen fest – den Namen der Abteilung und die ersten Benutzer.

  • Name – Pflichtfeld. Geben Sie den Namen der Abteilung ein. Benutzer sehen ihn überall dort, wo eine Abteilung angezeigt wird.
  • Benutzer (optional) – durchsuchbares Mehrfachauswahlfeld. Geben Sie einen Namen ein, um nach einer Person zu suchen, und klicken Sie, um sie hinzuzufügen. Lassen Sie das Feld leer, wenn die Besetzung noch nicht feststeht – Sie können Personen später über „Abteilung bearbeiten“ hinzufügen.

2. Genehmigungsablauf

Legt fest, wer Urlaubsanträge genehmigt und wie die Genehmigungen ablaufen.

  • Art des Genehmigungsablaufs – Einstufige Genehmigung (Standard, alle Pläne) oder Mehrstufige Genehmigung (nur Complete-Plan). Einstufig bedeutet, dass eine Genehmigung den Antrag voranbringt. Bei mehrstufiger Genehmigung durchläuft ein Antrag nacheinander jede eingerichtete Stufe.
  • Genehmiger – Pflichtfeld. Durchsuchbares Feld für die Benutzer und/oder Administratoren, die Anträge für diese Abteilung genehmigen oder ablehnen. Sie müssen mindestens einen zuweisen – ohne aktiven Genehmiger lässt sich das Formular nicht speichern. Dieselbe Person kann Genehmiger in mehreren Abteilungen sein.
  • Beobachter nach endgültiger Genehmigung benachrichtigen (optional) – E-Mail-Adressen, die eine Benachrichtigung erhalten, sobald ein Antrag vollständig genehmigt ist. Trennen Sie mehrere Adressen durch Kommas oder Leerzeichen. Praktisch, um HR oder ein gemeinsames Postfach der Lohnbuchhaltung einzubinden.
So verhalten sich die beiden Ablaufarten
Die einstufige Genehmigung benötigt eine Zustimmung – jeder der ausgewählten Genehmiger kann den Antrag genehmigen oder ablehnen, und der Urlaub wird weiterbearbeitet, sobald einer von ihnen handelt. Die mehrstufige Genehmigung (Complete-Plan) leitet den Antrag der Reihe nach durch jede eingerichtete Stufe; innerhalb jeder Stufe kann ein beliebiger Genehmiger ihn an die nächste weitergeben.

3. Verfall von Urlaubsanträgen

Legt fest, wie lange ausstehende Anträge offen bleiben, bevor sie verfallen. Das Feld fragt Zukünftige ausstehende Anfragen offen halten? und bietet die Auswahl Ja/Nein (Standard: Nein).

Ja – offen halten

Ausstehende Anträge bleiben bis zum Enddatum des Urlaubs offen. Zwischendurch verfallen sie nicht automatisch.

Nein – automatisch verfallen lassen

Ausstehende Anträge verfallen nach 7 Arbeitstagen oder am Enddatum des Urlaubs, je nachdem, was zuerst eintritt. So sammeln sich veraltete Anträge nicht unbegrenzt an.

4. Standardabteilung

Jeder Workspace benötigt genau eine Standardabteilung – die Abteilung, in der neue Benutzer automatisch landen. Mit der Option Diese Abteilung zur Standardabteilung machen können Sie die Abteilung, die Sie gerade erstellen, als neue Standardabteilung festlegen.

Immer nur eine Standardabteilung
Wenn Sie diese neue Abteilung als Standard festlegen, verliert die Abteilung, die diese Rolle bisher hatte, automatisch ihren Standardstatus. Bereits zugewiesene Benutzer bleiben, wo sie sind – nur künftige Importe sind betroffen.

5. Unterabteilungseinstellungen

Hier können Sie die neue Abteilung zur strukturellen Gruppierung einer bestehenden Abteilung unterordnen. Das Dropdown-Menü Übergeordnete Abteilung auswählen ist standardmäßig auf Keine gesetzt.

  • Wählen Sie eine übergeordnete Abteilung, um diese Abteilung in der Abteilungsliste optisch darunter einzuordnen.
  • Die Verschachtelung ist rein organisatorisch – eine Unterabteilung behält ihre eigenen Benutzer, Genehmiger und ihren eigenen Genehmigungsablauf. Von der übergeordneten Abteilung wird nichts übernommen.
  • Belassen Sie die Einstellung auf Keine, wenn diese Abteilung eigenständig ist.

Abteilung speichern

Scrollen Sie ans Ende des Formulars und klicken Sie auf Abteilung erstellen. Die neue Abteilung erscheint sofort auf der Seite „Abteilungen“, und alle Benutzer, die Sie ihr zugewiesen haben, werden in sie verschoben. Wenn Sie stattdessen auf Abbrechen geklickt haben, wird nichts gespeichert.

Nach dem Erstellen
Möglicherweise möchten Sie für die neue Abteilung eigene Benachrichtigungen einrichten – einen anderen Erinnerungsplan, einen anderen Benachrichtigungskanal in Slack oder Teams oder einen eigenen Rhythmus für Urlaubsübersichten. Die vollständige Einrichtung finden Sie im Leitfaden: Benachrichtigungen in Vacation Tracker.

Häufige Fragen

Administratoren. Die Seite „Abteilungen“ und die Schaltfläche „Neue Abteilung erstellen“ befinden sich im Bereich „Team & Genehmigungsabläufe“ des linken Menüs, der nur Administratoren zur Verfügung steht. Normale Benutzer und Genehmiger sehen sie daher nicht.

Ja, die Obergrenze hängt von Ihrem Plan ab: Free umfasst 1 Abteilung, Core umfasst 10, und bei Complete ist die Anzahl unbegrenzt. Wenn Sie beim Erstellen die Obergrenze Ihres Plans erreichen, weist Vacation Tracker Sie darauf hin – auf der Seite „Abrechnung“ können Sie ein Upgrade durchführen, um weitere freizuschalten.

Genehmiger – ja. Jede Abteilung benötigt mindestens einen aktiven Genehmiger, bevor sie gespeichert werden kann, Sie müssen also von Anfang an einen zuweisen. Wenn Sie noch nicht wissen, wer der endgültige Genehmiger sein wird (zum Beispiel, weil Sie die Abteilung im Rahmen eines Massenimports erstellen und der eigentliche Genehmiger noch nicht hinzugefügt wurde), weisen Sie vorübergehend sich selbst oder einen anderen Administrator zu und ersetzen Sie ihn später über „Abteilung bearbeiten“. Bei Benutzern ist das anders – dieses Feld ist optional, Sie können es leer lassen und jederzeit später Personen hinzufügen.

Nächste Schritte

Wie lege ich einen Genehmiger in Vacation Tracker fest? Wie richte ich mehrstufige Genehmigungen ein? Wie aktiviere oder deaktiviere ich den Verfall von Urlaubsanträgen?
Brauchen Sie Hilfe?
Benutzer: Wenn Sie Fragen haben, schreiben Sie uns jederzeit an hello@vacationtracker.io.
Administratoren und Genehmiger: Sie erreichen uns per Live-Chat montags bis freitags von 9 bis 17 Uhr (EST) oder jederzeit per E-Mail an hello@vacationtracker.io.

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