Comment créer un service dans Vacation Tracker ?

Nouvelles recrues, réorganisations, nouvelle gamme de produits : les équipes évoluent sous des formes qui ne rentrent pas toujours dans une seule case. Par défaut, Vacation Tracker place chaque utilisateur actif dans un seul Service par défaut. Créer des services supplémentaires vous permet d'attribuer des Approbateurs différents à chaque équipe, de configurer le flux d'approbation de façon indépendante et d'organiser les demandes de congés selon le fonctionnement réel de votre entreprise.

Créer un nouveau service

Le formulaire s'ouvre sur sa propre page et est organisé en cinq sections. Le Nom et au moins un Approbateur sont obligatoires : chaque service doit avoir un Approbateur actif pour pouvoir être créé. Les utilisateurs et les autres champs peuvent être renseignés plus tard via Modifier le service.

1. Connectez-vous sur app.vacationtracker.io.
2. Dans le menu de gauche, sous Équipe et flux d'approbation, cliquez sur Services.
3. En haut de la page Services, cliquez sur Créer un nouveau service.
4. Complétez les cinq sections du formulaire de création de service (détaillées ci-dessous).
5. Cliquez sur Créer un service en bas de la page. Cliquez sur Annuler pour quitter sans enregistrer.

Ce qu'il faut renseigner

1. Paramètres du département

Le haut du formulaire définit les éléments de base : le nom du service et la liste initiale des Utilisateurs.

• Nom : obligatoire. Saisissez le nom du service. Les utilisateurs le voient partout où un service est affiché.
• Utilisateurs (facultatif) : champ de recherche à valeurs multiples. Tapez pour rechercher une personne, puis cliquez pour l'ajouter. Laissez-le vide si la composition n'est pas encore arrêtée : vous pourrez ajouter des personnes plus tard via Modifier le service.

2. Flux d'approbation

Définit qui approuve les demandes de congés et comment se déroulent ces approbations.

• Type de flux d'approbation : Approbation à un seul niveau (par défaut, tous les plans) ou Approbation à plusieurs niveaux (plan Complete uniquement). Avec un seul niveau, une seule approbation suffit à faire avancer la demande. Avec plusieurs niveaux, les demandes passent successivement par chaque niveau configuré.
• Approbateur(s) : obligatoire. Champ de recherche pour sélectionner les Utilisateurs et/ou Administrateurs qui approuveront ou rejetteront les demandes de ce service. Vous devez en désigner au moins un : le formulaire ne peut pas être enregistré sans Approbateur actif. Une même personne peut être Approbateur de plusieurs services.
• Notifier le(s) observateur(s) après l'approbation finale (facultatif) : adresses e-mail qui reçoivent une notification une fois la demande entièrement approuvée. Séparez les adresses par des virgules ou des espaces. Pratique pour tenir informés les RH ou une boîte de réception partagée dédiée à la paie.

3. Expiration des demandes de congé

Détermine combien de temps les demandes en attente restent ouvertes avant d'expirer. Le champ pose la question Garder les futures demandes en attente ouvertes ? avec un choix Oui/Non (Non par défaut).

4. Département par défaut

Chaque espace de travail doit avoir exactement un service par défaut : celui dans lequel les nouveaux utilisateurs arrivent automatiquement. L'option Définir ce service par défaut vous permet de désigner le service que vous créez comme nouveau service par défaut.

5. Paramètres du sous-département

Vous permet d'imbriquer le nouveau service sous un service existant pour structurer votre organisation. La liste déroulante Choisissez le département parent est réglée sur Aucun par défaut.

• Choisissez un service parent pour afficher ce service sous celui-ci dans la liste des services.
• L'imbrication est purement organisationnelle : un sous-service conserve ses propres Utilisateurs, Approbateurs et flux d'approbation. Rien n'est hérité du service parent.
• Laissez Aucun si ce service est indépendant.

Enregistrer le service

Faites défiler jusqu'en bas du formulaire et cliquez sur Créer un service. Le nouveau service apparaît immédiatement sur la page Services, et les utilisateurs que vous y avez rattachés y sont transférés. Si vous avez cliqué sur Annuler, rien n'est enregistré.

Questions fréquentes