SOURCE:    Vacation Tracker
TITLE:     ¿Cómo creo un departamento en Vacation Tracker?
URL:       https://vacationtracker.io/es/base-de-conocimientos/como-creo-un-departamento-en-vacation-tracker/
LANG:      es
PUBLISHED: 2025-08-19
UPDATED:   2025-10-10
READING:   2 min
SUMMARY:   Cómo crear departamentos en Vacation Tracker para asignar aprobadores distintos, configurar el flujo de aprobación y organizar las solicitudes de ausencia.
¿Cómo creo un departamento en Vacation Tracker?
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Última actualización: Octubre 10, 2025

¿Cómo creo un departamento en Vacation Tracker?

Nuevas incorporaciones, reorganizaciones, una nueva línea de producto: los equipos crecen de formas que no siempre encajan en un solo grupo. De entrada, Vacation Tracker coloca a todos los usuarios activos en un único Departamento predeterminado. Crear departamentos adicionales te permite asignar aprobadores distintos a cada equipo, configurar el flujo de aprobación de forma independiente y mantener las solicitudes de ausencia organizadas según cómo funciona realmente tu empresa.

Crear un nuevo departamento

El formulario se abre en su propia página y está organizado en cinco secciones. El Nombre y al menos un aprobador son obligatorios: todo departamento necesita un aprobador activo para poder crearse. Los usuarios y los demás campos pueden dejarse para más adelante y editarse con la opción Editar Departamento.

  1. Inicia sesión en app.vacationtracker.io.
  2. En el menú de la izquierda, en Equipo y flujos de aprobación, haz clic en Departamentos.
  3. En la parte superior de la página Departamentos, haz clic en Crear Nuevo Departamento.
  4. Completa las cinco secciones del formulario Crear Departamento (se explican más abajo).
  5. Haz clic en Crear Departamento en la parte inferior. Usa Cancelar para salir sin guardar.
Página Departamentos con el botón Crear Nuevo Departamento resaltado en la parte superior

Qué debes rellenar

1. Configuración del departamento

La parte superior del formulario recoge lo básico: el nombre del departamento y la lista inicial de usuarios.

  • Nombre: obligatorio. Escribe el nombre del departamento. Los usuarios lo verán en cualquier lugar donde se muestre un departamento.
  • Usuarios (opcional): campo de selección múltiple con búsqueda. Escribe para buscar a una persona y haz clic para añadirla. Déjalo en blanco si todavía no tienes clara la lista: puedes añadir personas más adelante con Editar Departamento.

2. Flujo de Aprobación

Define quién aprueba las solicitudes de ausencia y cómo avanzan esas aprobaciones.

  • Tipo de Flujo de Aprobación: Aprobación de Un Solo Nivel (predeterminado, todos los planes) o Aprobación Multinivel (solo plan Complete). Con un solo nivel, basta una aprobación para que la solicitud avance. Con varios niveles, las solicitudes pasan en orden por cada nivel configurado.
  • Aprobador(es): obligatorio. Campo con búsqueda para elegir a los usuarios o administradores que aprobarán o denegarán las solicitudes de este departamento. Debes asignar al menos uno: el formulario no te dejará guardar sin un aprobador activo. La misma persona puede ser aprobador en varios departamentos.
  • Notificar a observador(es) después de la aprobación final (opcional): direcciones de correo electrónico que reciben una notificación cuando una solicitud queda totalmente aprobada. Separa varias direcciones con comas o espacios. Resulta útil para mantener informado a RR. HH. o a un buzón compartido de nóminas.
Cómo funcionan los dos tipos de flujo
La aprobación de un solo nivel necesita una única validación: cualquiera de los aprobadores que elijas puede aprobar o denegar la solicitud, y la ausencia avanza en cuanto uno de ellos actúa. La aprobación multinivel (plan Complete) hace pasar la solicitud en orden por todos los niveles que hayas configurado; dentro de cada nivel, cualquier aprobador puede pasarla al siguiente.

3. Expiración de Solicitudes de Permiso

Controla cuánto tiempo permanecen las solicitudes pendientes antes de expirar. El campo pregunta ¿Mantener abiertas las solicitudes futuras pendientes? con un interruptor Sí/No (No de forma predeterminada).

Sí: mantenerlas abiertas

Las solicitudes pendientes siguen abiertas hasta la fecha de finalización de la ausencia. No expiran automáticamente antes.

No: expiración automática

Las solicitudes pendientes expiran a los 7 días laborables o en la fecha de finalización de la ausencia, lo que ocurra primero. Así se evita que las solicitudes antiguas se acumulen indefinidamente.

4. Departamento predeterminado

Todo espacio de trabajo necesita exactamente un departamento predeterminado: aquel al que llegan automáticamente los nuevos usuarios. El interruptor Hacer Este Departamento Predeterminado te permite marcar el que estás creando como nuevo departamento predeterminado.

Solo uno predeterminado a la vez
Si marcas este nuevo departamento como predeterminado, el departamento que lo era hasta ahora pierde automáticamente esa condición. Los usuarios ya asignados se quedan donde están: solo se ven afectadas las importaciones futuras.

5. Configuración de Subdepartamento

Te permite anidar el nuevo departamento dentro de uno existente para agruparlos. El menú desplegable Elegir Departamento Padre está en Ninguno de forma predeterminada.

  • Elige un departamento padre para que este aparezca anidado bajo él en la lista de departamentos.
  • El anidamiento es puramente organizativo: un subdepartamento conserva sus propios usuarios, aprobadores y flujo de aprobación. No hereda nada del departamento padre.
  • Déjalo en Ninguno si este departamento es independiente.

Guardar el departamento

Desplázate hasta el final del formulario y haz clic en Crear Departamento. El nuevo departamento aparece de inmediato en la página Departamentos y los usuarios que le hayas asignado pasan a formar parte de él. Si en su lugar hiciste clic en Cancelar, no se guarda nada.

Después de crearlo
Quizá quieras configurar notificaciones personalizadas para el nuevo departamento: otra programación de recordatorios, otro canal de notificaciones en Slack o Teams, o una frecuencia distinta para el resumen de ausencias. Consulta la Guía: notificaciones en Vacation Tracker para ver la configuración completa.

Preguntas frecuentes

Los administradores. La página Departamentos y el botón Crear Nuevo Departamento están en la sección Equipo y flujos de aprobación del menú de la izquierda, reservada a los administradores, así que los usuarios y aprobadores normales no los ven.

Sí, el límite depende de tu plan: Free incluye 1 departamento, Core incluye 10 y Complete es ilimitado. Si alcanzas el límite de tu plan al intentar crear uno, Vacation Tracker te lo indicará, y podrás mejorar tu plan desde la página Facturación para desbloquear más.

Aprobadores, sí. Todo departamento necesita al menos un aprobador activo para poder guardarse, así que tendrás que asignar uno desde el principio. Si todavía no sabes quién será el aprobador definitivo (por ejemplo, porque estás creando el departamento como parte de una importación masiva y el aprobador real aún no se ha añadido), asígnate a ti mismo o a otro administrador de forma provisional y cámbialo más adelante con Editar Departamento. Con los usuarios es distinto: ese campo es opcional y puedes dejarlo vacío y añadir personas en cualquier momento.

Siguientes pasos

¿Cómo asigno un aprobador en Vacation Tracker? ¿Cómo configuro la aprobación multinivel? ¿Cómo activo o desactivo la expiración de solicitudes de ausencia?
¿Necesitas ayuda?
Contacta con nuestro equipo de soporte por correo electrónico o por chat, de lunes a viernes, de 9:00 a 17:00 (hora del Este, EST).

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