KANVID pasa de las hojas de cálculo a un sistema de ausencias más rápido y fiable
| Sector | Producción audiovisual |
| Ubicación | Shanghái |
| Tamaño del equipo | 11-50 empleados |
KANVID es un estudio de creación de contenido que conecta a marcas globales con producciones de vídeo y fotografía de alta calidad en China y en toda Asia. Actúa como una extensión de los equipos internacionales de marketing y comercio electrónico de las marcas y se encarga de todo, desde la producción sobre el terreno hasta la entrega de contenido listo para el mercado en las fases iniciales de su cadena de suministro, lo que les ayuda a acortar el tiempo de lanzamiento de nuevos productos. KANVID también ayuda a las marcas a adaptar sus contenidos visuales al mercado chino, para que sus materiales de marketing y comercio electrónico se ajusten a los requisitos de lanzamiento de las plataformas locales, a las tendencias y a las expectativas de los consumidores.
Con oficinas en Hong Kong y un estudio en Shanghái, necesitaba una forma mejor de controlar las ausencias de su creciente equipo de fotógrafos, editores de imagen, estilistas y responsables de cuentas. Pero encontrar un software que funcionara en China era todo un reto.
El problema: gestionar las ausencias era lento y confuso
Durante años, KANVID gestionó las ausencias con Excel. Al principio funcionaba, pero a medida que el equipo crecía, el sistema era cada vez más difícil de gestionar.
Funcionaba, pero era caótico y lento:
Usaron Excel durante cinco o seis años, pero a medida que el equipo crecía, el sistema empezó a causar más problemas de los que resolvía.
«Nos parecía muy anticuado usar un proceso tan lento y engorroso».
– Theodore O’Mahony, director general de KANVID
Decidieron externalizar RR. HH. con la esperanza de mejorar el proceso. Pero eso solo añadió retrasos: las solicitudes de ausencia se enviaban, aprobaban y actualizaban a mano, y nadie sabía si la hoja de cálculo tenía la información más reciente.
Suponía demasiado trabajo para RR. HH. y los responsables, y lo ralentizaba todo.
Encontrar la solución adecuada y asegurarse de que funcionara en China
KANVID sabía que necesitaba algo mejor.
Theodore empezó a buscar en internet y encontró Vacation Tracker. Tenía todo lo que necesitaban, pero antes de comprometerse tenían que comprobar una cosa importante:
¿Funcionaría en China?
Muchas herramientas de software están bloqueadas en China o requieren una VPN. KANVID probó Vacation Tracker de inmediato para ver si funcionaba. No solo funcionaba sin VPN, sino que además admitía caracteres chinos, lo que facilitaba su uso a su equipo internacional.
Era justo lo que necesitaban.
Cómo Vacation Tracker facilitó el seguimiento de las ausencias
En cuanto se pasaron a Vacation Tracker, la diferencia fue inmediata.
Hicieron una breve reunión para explicar el nuevo sistema.
«Hicimos una reunión, guiamos a la gente por Vacation Tracker y ya está. Duró 30 minutos y después nadie tenía preguntas».
– Theodore O’Mahony, director general de KANVID
Todo funcionó sin más.
En lugar de dar formato a hojas de Excel y comprobar dos veces las aprobaciones, ahora los empleados solicitan las ausencias directamente en Microsoft Teams. Lleva segundos, y los responsables ven y aprueban las solicitudes al instante.
Ahora nadie tiene que perseguir a RR. HH. para conocer los saldos de ausencias. Los empleados pueden ver sus propios días restantes, y los responsables pueden planificar con antelación y sin sorpresas.
Por qué Vacation Tracker era perfecto para KANVID
Además de agilizar las solicitudes de ausencia, Vacation Tracker resolvió varios retos clave a los que se enfrentaba KANVID:
- Funciona en China sin VPN: muchas herramientas de software no son accesibles en China, pero Vacation Tracker funcionó de inmediato sin ninguna configuración adicional.
- Admite caracteres chinos: KANVID pudo configurar tipos de ausencia en inglés y en chino, lo que resultaba claro para todos los empleados.
- Integración con Microsoft Teams: necesitaban una herramienta que funcionara a la perfección con Microsoft Teams, para que los empleados pudieran solicitar ausencias desde el ordenador o el móvil.
- Se acabó la confusión con los saldos de ausencias: antes, los empleados tenían que preguntar a RR. HH. cuántos días de ausencia les quedaban. Ahora pueden consultar su saldo restante por su cuenta, lo que reduce las idas y venidas innecesarias.
- Más visibilidad para todos: antes de pasarse a Vacation Tracker, los empleados se apresuraban a gastar sus días de ausencia antes de que caducaran, y a menudo se daban cuenta demasiado tarde de que les quedaban días. Ahora ven su saldo de vacaciones anuales en tiempo real y planifican con antelación, lo que facilita las cosas tanto a los empleados como a los responsables.
El resultado: más eficiencia y menos carga de trabajo
Lo que antes era un proceso lento y frustrante se volvió rápido y sencillo.
Vacation Tracker eliminó los errores manuales, los retrasos y la confusión, y liberó tiempo para RR. HH., los responsables y los empleados. Ahora los empleados envían sus solicitudes de ausencia al instante, los responsables las aprueban enseguida y el equipo tiene visibilidad total de los saldos de ausencias.
KANVID ya no pierde tiempo dando formato a hojas de cálculo, esperando actualizaciones o lidiando con procesos obsoletos. En su lugar, tiene un sistema que funciona para ellos, estén donde estén.
Si tu equipo todavía gestiona las ausencias con hojas de cálculo, la historia de KANVID demuestra que hay una forma mejor: una que ahorra tiempo y funciona de verdad estés donde estés.
