KANVID : passer des tableurs à un système de gestion des congés plus rapide et plus fiable
| Secteur d'activité | Production audiovisuelle |
| Localisation | Shanghai |
| Taille de l'équipe | 11-50 employés |
KANVID est un studio de création de contenu qui met en relation des marques internationales avec des productions vidéo et photo de haute qualité en Chine et dans toute l'Asie. Le studio agit comme une extension des équipes marketing international et e-commerce des marques : il prend en charge tout, de la production sur le terrain à la livraison de contenus prêts à être diffusés en amont de la chaîne d'approvisionnement, ce qui aide les marques à réduire les délais de mise sur le marché de leurs nouveaux produits. KANVID aide aussi les marques à adapter leurs visuels au marché chinois, pour que leurs supports marketing et e-commerce respectent les exigences de lancement des plateformes locales, les tendances et les attentes des consommateurs.
Avec des bureaux à Hong Kong et un studio à Shanghai, l'entreprise avait besoin d'un meilleur moyen de suivre les congés de son équipe grandissante de photographes, retoucheurs, stylistes et chargés de clientèle. Mais trouver un logiciel qui fonctionne en Chine n'était pas simple.
Le problème : une gestion des congés lente et confuse
Pendant des années, KANVID a géré les congés dans Excel. Si cela fonctionnait au début, le système est devenu de plus en plus difficile à gérer à mesure que l'équipe grandissait.
Cela fonctionnait, mais c'était désordonné et lent :
L'équipe a utilisé Excel pendant cinq à six ans, mais avec la croissance de l'équipe, le système a commencé à créer plus de problèmes qu'il n'en résolvait.
« Utiliser un processus aussi lent et laborieux nous paraissait vraiment dépassé. »
– Theodore O'Mahony, directeur général, KANVID
L'entreprise a externalisé les RH en espérant améliorer le processus. Mais cela n'a fait qu'ajouter des délais : les demandes de congés devaient être envoyées, approuvées et mises à jour manuellement, et personne ne savait si le tableur contenait les informations les plus récentes.
Cela représentait trop de travail pour les RH et les managers, et tout était ralenti.
Trouver la bonne solution, et s'assurer qu'elle fonctionne en Chine
KANVID savait qu'il lui fallait une meilleure solution.
Theodore a commencé ses recherches en ligne et a trouvé Vacation Tracker. L'outil offrait tout ce dont l'équipe avait besoin, mais avant de s'engager, il fallait vérifier un point essentiel :
allait-il fonctionner en Chine ?
De nombreux logiciels sont bloqués en Chine ou nécessitent un VPN. KANVID a testé Vacation Tracker immédiatement pour s'en assurer. Non seulement il fonctionnait sans VPN, mais il prenait aussi en charge les caractères chinois, ce qui le rendait plus simple à utiliser pour leur équipe internationale.
C'était la solution idéale.
Comment Vacation Tracker a simplifié le suivi des congés
Dès le passage à Vacation Tracker, la différence a été immédiate.
Une seule réunion rapide a suffi pour présenter le nouveau système.
« Nous avons fait une réunion, présenté Vacation Tracker à l'équipe, et c'était tout. Cela a pris 30 minutes, et personne n'avait de questions après. »
– Theodore O'Mahony, directeur général, KANVID
Tout a fonctionné, tout simplement.
Au lieu de mettre en forme des feuilles Excel et de revérifier les approbations, les employés demandent désormais leurs congés directement dans Microsoft Teams. Cela prend quelques secondes, et les managers voient et approuvent les demandes instantanément.
Aujourd'hui, plus personne n'a besoin de relancer les RH pour connaître son solde de congés. Les employés peuvent voir eux-mêmes leurs jours restants, et les managers peuvent planifier à l'avance sans mauvaises surprises.
Pourquoi Vacation Tracker était la solution idéale pour KANVID
En plus d'accélérer les demandes de congés, Vacation Tracker a résolu plusieurs difficultés majeures auxquelles KANVID faisait face :
- Fonctionne en Chine sans VPN – De nombreux logiciels ne sont pas accessibles en Chine, mais Vacation Tracker a fonctionné immédiatement, sans configuration supplémentaire.
- Prise en charge des caractères chinois – KANVID a pu configurer des types de congés en anglais et en chinois, pour plus de clarté pour tous les employés.
- Intégration à Microsoft Teams – L'équipe avait besoin d'un outil qui fonctionne parfaitement avec Microsoft Teams, pour que les employés puissent demander leurs congés sur ordinateur ou sur mobile.
- Fini la confusion sur les soldes de congés – Avant, les employés devaient demander aux RH combien de jours de congés il leur restait. Aujourd'hui, ils peuvent consulter eux-mêmes leur solde restant, ce qui évite les allers-retours inutiles.
- Plus de visibilité pour tous – Avant de passer à Vacation Tracker, les employés se dépêchaient d'utiliser leurs jours de congés avant qu'ils n'expirent, en se rendant souvent compte trop tard qu'il leur restait des jours. Désormais, ils voient leur solde de congés annuels en temps réel et planifient à l'avance, ce qui simplifie les choses pour les employés comme pour les managers.
Le résultat : plus d'efficacité, moins de charge de travail
Ce qui était autrefois un processus lent et frustrant est devenu rapide et simple.
Vacation Tracker a éliminé les erreurs manuelles, les retards et la confusion, libérant du temps pour les RH, les managers et les employés. Désormais, les employés soumettent leurs demandes de congés instantanément, les managers les approuvent immédiatement, et l'équipe a une visibilité complète sur les soldes de congés.
KANVID ne perd plus de temps à mettre en forme des tableurs, attendre des mises à jour ou gérer des processus dépassés. L'entreprise dispose désormais d'un système qui fonctionne pour elle, où que se trouve son équipe.
Si votre équipe gère encore ses congés dans des tableurs, l'histoire de KANVID montre qu'il existe une meilleure solution : une solution qui fait gagner du temps et qui fonctionne vraiment, où que vous soyez.
