Política de frequência

A política de frequência (attendance policy) é o documento escrito que define o que o empregador espera em relação à presença no trabalho, como as ausências e os atrasos devem ser comunicados e o que acontece quando as expectativas não são cumpridas.

Ela costuma ser confundida com a gestão de ausências, que é a prática mais ampla — a medição, as conversas, o apoio. A política é o conjunto de regras escritas por meio do qual essa prática é aplicada. Uma é um documento; a outra, uma disciplina.

Para que serve uma política, de fato

Não é para dissuadir. Uma política de frequência não impede ninguém de ficar doente, e tratá-la como instrumento de dissuasão gera presenteísmo, e não presença.

A sua verdadeira função é a previsibilidade: tornar conhecida de antemão, por todos, a resposta a cada situação, antes que alguém precise dela. Dois funcionários de departamentos diferentes, com os mesmos fatos, devem ter o mesmo resultado. Um gestor diante de uma situação delicada às 8h de uma segunda-feira deve saber o que fazer sem improvisar.

Esse é o teste a aplicar a qualquer política de frequência. Não “ela é rígida o bastante?”, mas “ela dá a mesma resposta duas vezes?”.

O que ela precisa conter

• O procedimento de comunicação — com quem falar, até quando e como. “O quanto antes” não é uma regra; “até as 9h, ao seu gestor direto, por telefone ou mensagem” é
• Definições — o que conta como ausência, atraso, saída antecipada, falta sem aviso. São coisas diferentes, e uma política que as trata da mesma forma será aplicada de forma desigual
• Exigências de comprovação — o que é necessário, a partir de quantos dias e quem paga por isso
• Uma exceção explícita para as licenças protegidas — licença médica legal, FMLA e equivalentes, ausências ligadas a adaptações, serviço de júri, luto. Dita com clareza, e não subentendida
• Gatilhos — qual nível de ausência leva a uma revisão, e que uma revisão é uma conversa, e não uma sanção
• O caminho de escalonamento — as etapas, quem conduz cada uma e quais provas são consideradas
• O direito de recurso e quem o analisa
• Quem pode exercer discricionariedade, com base em quê, e quem a registra

Esse último ponto é o que a maioria das políticas omite. A discricionariedade é necessária, mas a discricionariedade não documentada é indistinguível da inconsistência quando alguém a contesta depois.

Leia mais: Como escrever uma política de frequência para funcionários?

Sistemas sem culpa e de pontos

Uma política de frequência sem culpa (no-fault attendance policy) atribui pontos a cada ocorrência, independentemente do motivo, com consequências definidas ao atingir determinados limites. Um atraso pode valer meio ponto, uma ausência injustificada um ponto, uma falta sem aviso dois, com advertência aos quatro pontos e demissão aos oito.

O atrativo é óbvio: elimina o julgamento do gestor, então parece justa e é aplicada de forma uniforme. O perigo é a mesma característica. Um sistema que ignora o motivo vai, por definição, penalizar ausências que a lei protege.

Nos EUA, isso não é teórico. A licença FMLA não pode ser contabilizada em uma política de frequência sem culpa — o regulamento diz isso diretamente. E a EEOC processou a Verizon por causa de uma política sem culpa rígida, que não abria exceção para ausências ligadas a deficiências; a empresa fechou um acordo de US$ 20 milhões, na época o maior acordo por discriminação contra pessoas com deficiência em uma única ação da EEOC, e o consent decree a obrigou a revisar a política para incluir adaptações para deficiências e a treinar as pessoas que a aplicam.

Um sistema de pontos pode funcionar. Ele precisa excluir as ausências protegidas antes de os pontos serem atribuídos e deixar um caminho documentado para a adaptação.

O que faz uma política fracassar

Imprecisão. “O absenteísmo excessivo pode resultar em medida disciplinar” não compromete ninguém com nada e justifica qualquer coisa. Não dá nenhum aviso ao funcionário nem nenhuma proteção ao empregador.

Inconsistência. Este é o problema grave, e é contraintuitivo: uma política aplicada de forma inconsistente é pior do que nenhuma política. Sem um padrão escrito, você discute os fatos. Com um padrão escrito do qual você se afastou, você documentou a diferença entre o que disse que faria e o que fez — e essa diferença é o argumento contra você.

Nenhuma exclusão para as licenças protegidas. Se a política não diz quais ausências ficam de fora, os gestores vão contá-las, porque a política mandou.

Abandono. Uma política ignorada por três anos e depois aplicada contra uma única pessoa é a prova mais clara de tratamento seletivo que existe.

Nenhum ciclo de revisão. Os direitos legais a licenças mudam com frequência, então uma política escrita há cinco anos quase certamente está errada em algum ponto.

Como escrever uma

• Escreva-a para ser aplicada, e não para ser lida. Pontos de decisão, e não princípios
• Nomeie explicitamente as categorias protegidas e atualize essa lista quando a lei mudar
• Faça os gatilhos levarem a uma conversa, nunca a um resultado automático
• Treine os gestores para a conversa, já que são eles que realmente a conduzem
• Aplique-a a todos, inclusive às pessoas a quem é constrangedor aplicá-la — é exatamente aí que ela é posta à prova
• Registre o que foi decidido e por quê, principalmente quando houve discricionariedade
• Revise-a todos os anos com base na legislação vigente e nos seus próprios dados de ausência

Perguntas frequentes

O que uma política de frequência deve incluir? Procedimento de comunicação, definições, exigências de comprovação, uma exceção explícita para as licenças protegidas, gatilhos, o caminho de escalonamento, o direito de recurso e quem pode exercer discricionariedade.

As políticas de frequência sem culpa são legais? Em princípio sim, mas não quando aplicadas a ausências protegidas. A licença FMLA não pode ser contabilizada nelas, e uma política rígida que não prevê adaptações para deficiências gera uma exposição significativa.

É possível punir alguém por estar doente? Por uma doença real, em geral não — e a licença médica protegida tem regras contra retaliação. Padrões de ausência e o descumprimento do procedimento de comunicação são outra questão.

Quantas ausências são demais? Não existe uma resposta universal, e uma política que define um número sem contexto vai atingir pessoas que não deveria. Defina os gatilhos a partir dos seus próprios dados e trate-os como pontos de revisão.