Tipo de licença

O tipo de licença é a categoria atribuída a uma ausência — férias, licença médica, licença parental, licença por luto, serviço de júri, licença não remunerada — e define como essa ausência é tratada.

O erro é pensar nele como um rótulo. Um tipo de licença é um conjunto de regras. Duas ausências que parecem idênticas no calendário podem se comportar de maneiras completamente diferentes, dependendo do tipo em que foram registradas.

O que um tipo realmente define

Todo tipo de licença traz respostas para as mesmas sete perguntas:

• É remunerada, e com qual valor?
• É descontada de um saldo, ou concedida a cada ocorrência?
• É acumulada, e em qual ritmo?
• Exige comprovação — um atestado, uma convocação, uma ordem judicial?
• Tem garantia de emprego, e está protegida de consequências disciplinares?
• Conta para os gatilhos de ausência e para os relatórios de frequência?
• É paga quando o vínculo termina?

Mude o tipo e você muda essas respostas. É por isso que registrar uma ausência no tipo errado não é uma questão de organização — isso altera o que é devido ao funcionário e o que você poderá provar depois.

O segundo princípio decorre do primeiro: juntar tipos destrói informações que você não consegue recuperar. A licença médica registrada como PTO genérico não pode ser apresentada em relatórios diante de uma obrigação legal de licença médica. Uma ausência de emergência registrada como licença médica aumenta indevidamente uma pontuação de gestão de ausências. E um banco que junta férias e licença médica pode transformar um direito não pagável em um direito pagável no desligamento.

Estados Unidos

Não existe uma classificação federal para as férias — o desenho é inteiramente seu. Mas há um conjunto crescente de tipos legais que não podem ser incorporados a um banco geral de PTO, e duas regras deixam isso concreto.

A designação da FMLA é um dever do empregador, não uma escolha do funcionário. Pela orientação do Department of Labor, quando o empregador fica sabendo que uma ausência se qualifica para a FMLA, ele precisa designar a licença como FMLA — não pode adiar a designação, e nenhuma das partes pode recusar a proteção para que o funcionário guarde o seu direito para depois. A licença remunerada usada em substituição corre ao mesmo tempo, em vez de estender as doze semanas.

Vale saber que essa orientação está em conflito com Escriba v. Foster Poultry Farms, uma decisão do Ninth Circuit que chegou à conclusão oposta, e as opinion letters não vinculam os tribunais. O ponto prático para um sistema de licenças vale de qualquer forma: a FMLA é um tipo que você aplica, e não um tipo que o funcionário escolhe.

A licença médica legal precisa ser visível. A Califórnia exige que os empregadores informem por escrito a licença médica remunerada disponível, no demonstrativo de pagamento ou em um documento separado entregue na data do pagamento. Se a licença médica estiver dentro de um saldo de PTO sem distinção, você não consegue apresentar esse número — a falha de conformidade é, antes de tudo, uma falha de relatório.

Canadá

As normas trabalhistas canadenses adotam a abordagem oposta: os tipos de licença são definidos em lei, em detalhes.

Os empregadores sob regulamentação federal administram cerca de quinze licenças nomeadas, cada uma com duração, regra de pagamento e período de carência próprios — entre elas, a medical leave with pay (licença médica remunerada, até 10 dias por ano), a personal leave (licença pessoal, 5 dias, sendo os 3 primeiros remunerados), a bereavement leave (licença por luto, até 10 dias, sendo os 3 primeiros remunerados) e a family violence leave (licença por violência familiar, 10 dias, sendo os 5 primeiros remunerados), além de licenças mais longas de maternidade, parental, compassionate care e critical illness.

Ontário concede licenças curtas, em sua maioria não remuneradas e com garantia de emprego — licença médica, family responsibility leave (três dias), licença por luto —, além das licenças familiares e parentais mais longas.

Quebec permite 10 dias de ausência por ano por obrigações familiares ou de saúde, dos quais dois são remunerados quando o funcionário tem três meses de serviço contínuo.

As demais províncias mantêm cada uma a sua própria lista, e os nomes raramente coincidem. Um empregador canadense que atua em várias províncias mantém várias classificações, e não uma só com variações regionais.

Em outros países

Reino Unido. O statutory sick pay (auxílio-doença legal), as licenças familiares, o time off for dependants (folga para dependentes) e o serviço de júri têm cada um suas próprias regras, separadas das férias anuais contratuais — e a ausência por doença legal precisa continuar distinguível das férias anuais para fins de pagamento e de relatórios.

Austrália. Os National Employment Standards definem os tipos diretamente — annual leave, personal/carer’s leave, compassionate leave, parental leave, community service leave, family and domestic violence leave —, cada um com suas próprias regras de acúmulo e de pagamento. A personal/carer’s leave é acumulada em horas e não é paga no desligamento; as férias anuais são.

Como montar a sua lista

• Crie um tipo separado para cada direito legal a que você está sujeito, mesmo quando a sua política for mais generosa
• Não junte a licença médica ao PTO nas jurisdições em que a licença médica precisa ser informada em relatórios, ou em que a junção torna o saldo pagável no desligamento
• Defina as regras de remuneração, comprovação e aprovação para cada tipo, e não de forma global
• Decida quais tipos contam para os gatilhos de ausência. Serviço de júri, luto e licenças protegidas geralmente não devem contar
• Mantenha curta a lista que o funcionário vê. Quinze opções em um formulário de solicitação geram solicitações na categoria errada; agrupe-as e deixe o sistema guardar os detalhes
• Registre o tipo no momento da solicitação, e não da aprovação, para que as regras se apliquem antes que um gestor precise se lembrar delas

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