Hur begränsar jag längden på användarnas ledigheter?

Att leda ett team är ingen enkel uppgift, särskilt inte när semesterperioden närmar sig. När alla vill vara lediga låter automatiseringen Gräns för ledighetsperiod dig bestämma den kortaste och längsta ledighet en användare kan begära under en viss tidsperiod, så att du kan planera arbetet under säsongen utan att någon lägger beslag på hela kalendern.

Vad den gör

Med automatiseringen Gräns för ledighetsperiod kan du ange en minsta och en största längd för varje ledighetsansökan under en viss tidsperiod. Varje ansökan kontrolleras för sig, och en ansökan som är kortare eller längre än gränserna avvisas automatiskt. Det gör att du kan planera teamets uppgifter även när semesterperioden kommer.

Så ställer du in det

1. Gå till instrumentpanelen i Vacation Tracker: app.vacationtracker.io/signin.
2. Klicka på Arbetsplatsinställningar → Tillägg till vänster.
3. Klicka på kortet Gräns för ledighetsperiod. Om det visar Inaktiv klickar du först på Bekräfta i fönstret Prenumerera på ett tillägg.
4. Klicka på Skapa policy i det övre högra hörnet.
5. Fyll i alternativen (se fältbeskrivningen nedan).
6. Välj vem policyn gäller för (se avsnittet om omfattning nedan).
7. När allt är inställt ser du en sammanfattning av automatiseringen du har skapat längst ner. Om du är nöjd med hur allt ser ut klickar du på Spara.

Policyfält

• Namn – Ange policyns namn.
• Period – Välj ett startdatum och ett slutdatum för det tidsfönster som policyn omfattar.
• Återkommer årligen – Reglage Ja/Nej. Välj om policyn även ska tillämpas under de följande åren.
• Minsta ledighetslängd (dagar) (valfritt) – Ange den kortaste ledighetsperioden för den här perioden (i exemplet anger vi minst 5 dagar för att säkerställa att användarna tar minst en vecka åt gången).
• Maximal ledighetslängd (dagar) (valfritt) – Ange den längsta ledighet som en användare kan begära i en enskild ansökan under den här perioden.
• Automatiskt avvisningssvar – Ett meddelande som användarna får när deras ledighetsansökningar överskrider gränsen. Fältet är förifyllt med en standardtext (”Din ledighetsansökan kunde inte godkännas eftersom den inte uppfyller den definierade policyn för ledighetsperioder. Vänligen granska kraven för ledighetsperioder och justera din ansökan därefter. För ytterligare hjälp, kontakta din administratör.”) som du kan redigera.

Vem policyn gäller för

• Tillämpa på alla användare – Om du väljer Nej kan du filtrera användarna för att tillämpa automatiseringen på en viss avdelning, plats eller etikett.
• Filtrera efter – Välj vilka platser, avdelningar och etiketter den gäller för. Du kan välja flera alternativ.
• Ledighetstyper – Välj de ledighetstyper som den ska tillämpas på. Du kanske till exempel vill begränsa semester men låta användarna ta sjukdagar vid behov.

Granska och redigera policyn

När du har skapat din första policy kan du granska den genom att öppna Arbetsplatsinställningar → Tillägg → Gräns för ledighetsperiod. Där kan du inaktivera eller radera policyn, och om du klickar på policyns namn kan du redigera detaljerna.