Comment limiter la durée des congés des utilisateurs ?

Gérer une équipe n'est pas une tâche facile, surtout à l'approche de la saison des vacances. Quand tout le monde cherche à prendre des congés, l'automatisation Limite de durée des congés vous permet de fixer la durée la plus courte et la plus longue d'un congé qu'un Utilisateur peut demander sur une période donnée : vous pouvez ainsi planifier les tâches en fonction de la saison sans que personne ne monopolise le calendrier.

À quoi sert-elle ?

L'automatisation Limite de durée des congés vous permet de fixer une durée minimale et une durée maximale pour chaque demande de congés sur une période donnée. Chaque demande est vérifiée séparément, et une demande plus courte ou plus longue que les limites est automatiquement rejetée. Vous pouvez ainsi planifier les tâches de l'équipe même pendant la saison des vacances.

Configuration

1. Accédez au tableau de bord Vacation Tracker : app.vacationtracker.io/signin.
2. Sur le côté gauche, cliquez sur Paramètres de l'espace de travail → Extensions.
3. Cliquez sur la carte Limite de durée des congés. Si elle affiche Inactif, cliquez d'abord sur Confirmer dans la fenêtre S'abonner aux add-ons.
4. Cliquez sur Créer une politique en haut à droite.
5. Renseignez les options (voir la description des champs ci-dessous).
6. Choisissez à qui s'applique cette politique (voir la section sur le périmètre ci-dessous).
7. Une fois tout configuré, un récapitulatif de l'automatisation créée s'affiche en bas. Si tout vous convient, cliquez sur Enregistrer.

Champs de la politique

• Nom : saisissez le nom de la politique.
• Période : choisissez une date de début et une date de fin pour la période couverte par la politique.
• Récurrent annuellement : option Oui/Non. Indiquez si la politique doit également s'appliquer les années suivantes.
• Durée minimale des congés (jours) (facultatif) : saisissez la durée de congé la plus courte pour cette période (par exemple, nous avons fixé un minimum de 5 jours pour que les Utilisateurs prennent au moins une semaine à la fois).
• Durée maximale des congés (jours) (facultatif) : saisissez la durée de congé la plus longue qu'un Utilisateur peut demander en une seule demande pendant cette période.
• Réponse de rejet automatique : message que les Utilisateurs reçoivent lorsque leurs demandes de congés dépassent la limite. Ce champ est prérempli avec un texte par défaut (« Votre demande de congé n’a pas pu être approuvée, car elle ne respecte pas la politique définie concernant la durée des congés. Veuillez revoir les exigences relatives à la durée des congés et ajuster votre demande en conséquence. Pour toute assistance supplémentaire, contactez votre administrateur. ») que vous pouvez modifier.

À qui s'applique la politique

• Appliquer à tous les utilisateurs ? : si vous sélectionnez Non, vous pourrez filtrer les Utilisateurs afin d'appliquer l'automatisation à un service, un site ou un libellé précis.
• Filtrer par : choisissez les sites, services et libellés concernés. Vous pouvez sélectionner plusieurs options.
• Types de congés : sélectionnez les types de congés auxquels la politique s'applique. Par exemple, vous pouvez limiter les vacances tout en permettant aux Utilisateurs de prendre des jours de maladie si nécessaire.

Consulter et modifier la politique

Une fois votre première politique créée, vous pouvez la consulter en ouvrant Paramètres de l'espace de travail → Extensions → Limite de durée des congés. Vous pouvez y désactiver ou supprimer la politique, et modifier ses détails en cliquant sur son nom.