Återköp av semester (PTO buyback / cash-out)

Återköp av semester (PTO buyback eller cash-out) är ett upplägg där en arbetsgivare betalar en anställd för intjänad ledighet i stället för att den anställda tar ut den, medan hen fortfarande är anställd. Vissa program är frivilliga och låter de anställda omvandla en del av saldot till pengar. Andra är automatiska och betalar ut timmar över ett intjänandetak i stället för att låta dem byggas upp.

Det skiljer sig från utbetalning av outtagen semester, som reglerar ett slutsaldo när anställningen upphör. Reglerna är mycket olika, och det är riskerna också.

Varför återköp är begränsade

Ett återköp ser ut som en vinst för båda parter. Den anställda får pengar som hen ville ha mer än dagarna, och arbetsgivaren tar bort ett saldo ur böckerna och minskar sin semesterskuld.

Haken är vad ledigheten är till för. Rättssystem behandlar betald ledighet på ett av två sätt, och det valet förklarar nästan varje regel nedan.

Där ledighet betraktas som uppskjuten ersättning – en förmån som tjänas in vid sidan av lönen – är det inget märkvärdigt att omvandla den till pengar, och återköp är i stort sett tillåtna.

Där ledighet betraktas som en rättighet för hälsa och säkerhet – tid borta från arbetet som en person behöver för att kunna fortsätta arbeta säkert – motverkar ett återköp syftet. Tillåt det, så kommer anställda under ekonomisk press med säkerhet att sälja den vila de behöver, vilket är just det lagen finns till för att förhindra. De systemen begränsar eller förbjuder återköp av det lagstadgade minimumet, men överlåter allt utöver det till överenskommelser.

USA befinner sig i ena änden av skalan, EU i den andra, med Kanada och Australien däremellan.

Läs mer: Så utformar du en rättvis policy för återköp av betald ledighet

USA

Återköp är i regel lagliga, och den största begränsningen är skatterättslig snarare än arbetsrättslig.

Constructive receipt är fällan. Enligt doktrinen är inkomst skattepliktig så snart den har krediterats dig, avsatts för dig eller gjorts tillgänglig för uttag. IRS uppfattning är att en anställd med en fast rätt att få intjänad betald ledighet utbetald har constructive receipt av beloppet – och beskattas för det oavsett om hen tar ut pengarna eller inte.

En anställd som hade kunnat få tre dagar utbetalda har alltså W-2-inkomst för de tre dagarna, och arbetsgivaren ska göra skatteavdrag, trots att ingenting har betalats ut. Den exponeringen gäller alla som är berättigade, inte bara de som väljer utbetalning.

Lösningen är ett oåterkalleligt val året innan: de anställda väljer, före det år då ledigheten tjänas in, hur mycket de vill få utbetalt. Eftersom valet görs innan de tjänster som ger rätt till ledigheten utförs uppstår ingen constructive receipt förrän vid utbetalningen. Alla program för återköp bör granskas av en skatterådgivare innan de införs.

Betalningar vid återköp räknas som supplemental wages (tilläggslön) vid skatteavdrag. Och lagstadgad sjukledighet kan i regel inte lösas ut mot pengar – delstatliga och kommunala lagar om sjukledighet ger en rätt att vara frånvarande, inte en kontant förmån.

Kanada

Semester är svårare att köpa ut än de flesta arbetsgivare tror, eftersom tid och ersättning är separata rättigheter.

Semesterersättningen går inte att avtala bort. En anställd kan inte gå med på att avstå från den, och en policy kan inte ta bort den.

Semestertid kan avstås – men inte ensidigt. I Ontario får en anställd avstå från intjänad semestertid endast med arbetsgivarens skriftliga eller elektroniska medgivande och godkännande från Director of Employment Standards. Även då påverkas inte skyldigheten att betala semesterersättning. Som provinsens vägledning uttrycker det: anställda kan avstå från semestertid, men inte från rätten till semesterersättning.

I praktiken innebär det att ett kanadensiskt återköp inte bara kan erbjudas som en förmån. Övriga provinser och Canada Labour Code har sina egna villkor.

Internationellt

Europeiska unionen och Storbritannien. Att köpa ut det lagstadgade minimumet under anställningen är förbjudet. Artikel 7.2 i arbetstidsdirektivet föreskriver att den betalda årliga ledigheten inte får ersättas med kontant ersättning utom när anställningen upphör, och Storbritannien genomför detta i regulation 13(9)(b) i Working Time Regulations 1998: ledigheten ”may not be replaced by a payment in lieu except where the worker’s employment is terminated.” Avtalad ledighet utöver den lagstadgade rätten kan i regel köpas ut genom överenskommelse.

Australien. Utbetalning är tillåten men strikt reglerad. En award eller ett enterprise agreement måste tillåta det, eller så måste den anställda stå utanför award-systemet och ha en skriftlig överenskommelse. Den anställda måste behålla minst fyra veckor intjänad ledighet, varje tillfälle kräver en egen skriftlig överenskommelse, betalningen måste motsvara vad ledigheten hade gett, de flesta awards begränsar det till två veckor under en tolvmånadersperiod, och arbetsgivaren får inte pressa någon att gå med på det.

Detta är allmän information, inte juridisk eller skattemässig rådgivning. Reglerna för utbetalning varierar mellan länder, amerikanska delstater och kanadensiska provinser.