Flexledighet (flexi leave)

Flexledighet (flexi leave) är ledighet som tas från plustimmar som en anställd redan har arbetat inom ett flextidssystem. Arbeta mer än din avtalade arbetstid en vecka, spara överskottet och ta ut det senare som en halv eller hel ledig dag.

Termen är standard i Storbritannien, Irland, Australien och stora delar av Europa, och betydligt mindre vanlig i Nordamerika – där samma idé kallas flex time och stöter på ett rättsligt hinder som beskrivs nedan.

Den ligger dock nära flexibel ledighet (FTO).

Tre saker termen används för

• Ledighet från flextidssaldo – den huvudsakliga betydelsen: ledighet som tas från sparade timmar. Kallas också flexdag.
• En pott med valfri ledighet – i delar av Asien betyder ”flexi leave” ibland ett antal dagar som de anställda kan använda till vad som helst, närmare en amerikansk floating holiday än sparad tid.
• Löst uttryck för flexibelt arbete – vilket är något helt annat och bör hållas isär.

Resten av den här artikeln handlar om den första betydelsen.

Se även: Vad är ett flexibelt schema och hur kan det gynna ditt team?

Så fungerar ett flextidssystem

Fyra delar, och de flesta system har alla:

Flexram – det tidsfönster då timmar kan arbetas och räknas, ofta 07.30 till 19.00.

Kärntid – perioder då alla måste vara på plats, oftast från förmiddagen till mitten av eftermiddagen. Vissa system slopar kärntiden och använder bemanningsregler i stället.

Avstämningsperiod – redovisningscykeln, vanligen en kalendermånad, i slutet av vilken timmarna stäms av mot den avtalade arbetstiden.

Gränser för plus- och minussaldo – ett tak för det överskott som förs över till nästa period och ett tak för hur långt efter en anställd får ligga. En typisk policy låter cirka 15 plustimmar föras över, begränsar minussaldot till ungefär 10 timmar och tillåter upp till två flexdagar eller fyra halvdagar per månad. För deltidsanställda proportioneras alla fyra gränserna.

Flexledighet är återbetalt arbete, inte beviljad rätt

Det är den skillnaden som styr allt annat, och det är där flexledighet skiljer sig tydligt från semester.

Årlig ledighet är en rättighet som ges för att man är anställd. Flexsaldo är timmar som den anställda redan har arbetat och som betalas tillbaka i form av tid. Det får tre följder:

• Den förfaller oftast. Saldo över taket i slutet av en avstämningsperiod går vanligtvis förlorat. Ingen gör så med semester
• Den betalas oftast inte ut när anställningen upphör. De flesta system kräver att saldot nollställs före avgången och betalar ingenting för kvarvarande saldo
• Den ska inte dras från ledighetssaldot. Flexledighet och årlig ledighet är separata saldon, och en policy som blandar ihop dem belastar de anställda två gånger

Förfall fungerar bara smidigt för månadsavlönad personal vars timmar räknas i genomsnitt över perioden. För timavlönade eller icke-undantagna (non-exempt) anställda är arbetade timmar timmar som måste betalas – du kan inte låta dem förfalla.

Problemet i Nordamerika

I USA krockar ett flextidssystem som sparar timmar mellan veckor med Fair Labor Standards Act.

För icke-undantagna anställda beräknas övertid per arbetsvecka och måste betalas i pengar under den period då den arbetades. Timmar över 40 under en vecka kan inte föras över till nästa vecka som ledighet. Endast offentliga myndigheter får erbjuda comp time i stället, inom vissa gränser.

Det som är tillåtet är att flexa inom en och samma arbetsvecka – att flytta timmar mellan dagar så att veckan aldrig överstiger 40 timmar. Det är den amerikanska versionen av flexledighet, och gränsen vid arbetsveckan är absolut.

För undantagna (exempt) anställda reglerar FLSA inte arbetstiden, så ett flexsystem är en policyfråga – även om ett system som byggs som ett uttryckligt saldo av timmar in och timmar ut kan försvaga argumentationen för undantaget.

Kanada erbjuder en mellanväg. Flera provinser tillåter averaging agreements (avtal om genomsnittsberäkning): i Ontario får arbetsgivare och anställd skriftligen komma överens om att räkna timmarna i genomsnitt över två, tre eller fyra veckor vid beräkning av övertid, med ett bestämt start- och slutdatum och i regel under högst två år. Det gör ett verkligt flextidssystem över flera veckor genomförbart på ett sätt som inte är möjligt söder om gränsen.

Flexledighet är inte rätten att begära flexibelt arbete

Lätt att blanda ihop, men rättsligt åtskilda. I Storbritannien har anställda en lagstadgad rätt att begära flexibelt arbete – sedan den 6 april 2024 en rätt från första dagen, som tillåter två begäranden under en tolvmånadersperiod, där arbetsgivaren måste samråda innan den avslår och fatta beslut inom två månader.

Den rätten gäller en permanent ändring av hur och när du arbetar. Flexledighet är en ledig dag som tas från sparade timmar. En anställd kan ha det ena utan det andra.

---

Detta är allmän information, inte juridisk rådgivning. Reglerna om arbetstid och övertid varierar mellan amerikanska delstater, kanadensiska provinser och tillämpliga awards.