Helgdagskalender

En helgdagskalender är en gemensam översikt över när människor är borta från arbetet – allmänna helgdagar, företagsstängningar och individuell ledighet – samlad på ett ställe så att vem som helst snabbt kan se bemanningen. Den kallas också semesterkalender, teamkalender, frånvarokalender eller kalender över vem som är ledig.

Två olika sorters data

De flesta helgdagskalendrar gör en besviken eftersom de ska rymma två saker som beter sig helt olika.

Allmänna helgdagar är referensdata. De är fastställda ett år eller mer i förväg, är desamma för alla på samma plats och ändras bara när en regering beslutar det. Du lägger in dem en gång och sedan ligger de där.

Frånvaro är transaktionsdata. Den ändras varje dag, skiljer sig för varje person, kommer in via ansökningar och godkännanden och måste stämmas av mot ett saldo. Den blir aldrig färdig.

Ett kalkylark hanterar det första utmärkt och det andra dåligt. En delad kalender hanterar det andra hyggligt och det första med ren handkraft. Att veta vilket problem du faktiskt löser är det mesta av beslutet.

Det tredje som en bra kalender gör är det som folk glömmer: den måste visa vem som täcker upp, inte bara vem som är borta. En kalender som visar sex namn en viss vecka är bara användbar om du kan se vilket team var och en tillhör.

USA

USA har 11 federala helgdagar – New Year’s Day, Martin Luther King Jr. Day, Washington’s Birthday, Memorial Day, Juneteenth, Independence Day, Labor Day, Columbus Day, Veterans Day, Thanksgiving och Christmas.

Det viktiga för en kalender: de datumen binder federalt anställda, inte privata arbetsgivare. Det finns inget federalt krav på att en arbetsgivare i privat sektor ska stänga på någon av dem, eller betala för dagen om den gör det. En amerikansk företagslista över helgdagar är ett verkligt affärsbeslut, vilket är varför två arbetsgivare i samma stad ofta har olika dagar – många stryker Columbus Day, många lägger till dagen efter Thanksgiving. Delstaterna lägger till sina egna helgdagar ovanpå, så en enda nationell lista blir fel någonstans om du har anställda i flera delstater.

Kanada

Federalt reglerade arbetsgivare ger 10 allmänna helgdagar, inklusive National Day for Truth and Reconciliation.

Ontario har nio allmänna helgdagar enligt ESA – den federala listan utan Truth and Reconciliation och Remembrance Day, men med Family Day.

Québec ger åtta betalda lagstadgade helgdagar, och dess lista avviker mest: ingen Family Day, och nationaldagen den 24 juni i stället för helgdagar som firas på andra håll.

En arbetsgivare med personal i Toronto, Montréal och en federalt reglerad division har tre kalendrar igång, inte en.

Internationellt

Storbritannien. Det tydligaste exemplet på att ”allmän helgdag” inte är en enda lista ens inom ett land: åtta bank holidays i England och Wales, nio i Skottland och tio i Nordirland. Skottland byter ut annandag påsk mot den 2 januari och St Andrew’s Day; Nordirland lägger till St Patrick’s Day och Battle of the Boyne.

Australien. Nationella helgdagar plus delstatliga, så en anställd i Melbourne och en anställd i Perth har olika lediga dagar.

Europeiska unionen. Helt en nationell fråga, och spridningen är stor – vissa länder har färre än tio dagar, andra betydligt fler, med regionala skillnader inom flera av dem.

Så bygger du en

Ett kalkylark fungerar faktiskt bra för ett team på ett dussin personer på en enda plats med en lista över helgdagar. Det är gratis, alla kan läsa det och det går att skriva ut. Det fallerar när någon glömmer att uppdatera det, när två personer redigerar samtidigt, när du behöver ett saldo snarare än en bild och i samma stund som du lägger till ett andra land.

Läs mer: Så hanterar du helgdagsscheman i Excel

En delad Outlook- eller Google-kalender är bättre för synligheten – den finns där folk redan tittar och kan visas tillsammans med möten. Dess begränsningar är strukturella: inga saldon, ingen historik över godkännanden, inget sätt att skilja sjukledighet från semester i rapporteringen, och allmänna helgdagar måste importeras per land och underhållas för hand.

Läs mer: Så skapar du en semesterkalender i Outlook

Ett särskilt verktyg för ledighet gör sig förtjänt av sin plats när något av följande stämmer: mer än en plats eller lista över helgdagar, mer än en ledighetstyp, ett saldo som någon måste kunna lita på, historik över godkännanden som du skulle behöva vid en revision, eller ett lönesystem som vill ha datan. Under den tröskeln är det rimligt att stanna kvar vid det du har.

Vad du än använder avgör några saker om folk faktiskt tittar på den: en enda källa till sanning i stället för en kalender och ett kalkylark som säger olika saker; synlig per team, inte bara i bokstavsordning; allmänna helgdagar per plats, inte en enda global lista; och en vy som visar halvdagar ärligt, eftersom en kalender som avrundar allt till hela dagar kommer att vilseleda någon en fredag.