Ofis dışı (OOO)

Ofis dışı (out of office, OOO), işten uzakta ve ulaşılamaz olma durumu ile bunu duyuran otomatik yanıttır. İfade hem durumu hem de mesajı kapsar; kafa karışıklığı da burada başlar.

OOO bir izin türü değil, bir durumdur. Biri izinde olmadan ofis dışında olabilir (seyahatte, bir konferansta, bir workation‘da) ve mesajı ayarlamayı unuttuğu için ofis dışında görünmeden izinde olabilir.

Birbiriyle konuşmayan iki sistem

İzin sisteminiz kimin izinli olduğunu bilir. E-posta sunucunuz kimin otomatik yanıt ayarladığını bilir. Varsayılan olarak hiçbiri diğerinden haberdar değildir.

Bu boşluk, tanıdık hatalara yol açar: kayıtta perşembe yazarken “pazartesi dönüyorum” diyen yanıt, hiç otomatik yanıtı olmayan onaylı izin, kişi döndükten bir hafta sonra hâlâ çalışan mesaj. Bunlar dikkatsizlikten çok, birinden aynı bilgiyi tam işten ayrılmaya çalışırken iki farklı yere iki kez girmesini istemenin öngörülebilir sonucudur.

Düzeltmeye değer, çünkü otomatik yanıt gerçek bir iş görür. Planlanmış iznin sınırını koruyan tek mekanizmadır. Otomatik yanıt olmadan izin kaydedilir, gönderen bundan habersizdir ve iş yine de gelir; bu da leaveism‘in mekanik başlangıcıdır.

Ayrıca bakınız: Outlook Takviminde Ofis Dışı Nasıl Ayarlanır?

Google Takvim’de Ofis Dışı Yanıtları Nasıl Ayarlanır?

Microsoft Teams’te (ve Outlook’ta) Ofis Dışı Nasıl Ayarlanır?

İyi bir otomatik yanıt ne yapar?

Ne sıklıkla berbat edildiklerine göre sıralanmış dört görev:

• Ne zaman döneceğinizi söyler: uçağınızın indiği günü değil, gerçekten ulaşılabilir olacağınız ilk iş gününü
• Mesaja ne olacağını belirtir: yerinize kimin baktığını ya da mesajın bekleyeceğini. İkisi de olur; sessizlik olmaz
• Kendiliğinden bir neden belirtmez. “Yıllık izindeyim” uygundur. Sağlıkla ilgili ayrıntılar uygun değildir ve kimsenin adına otomatik olarak açıklanmamalıdır
• Ulaşılabilirlik vaat etmez

Bu sonuncusu ayrı bir satırı hak ediyor, çünkü “E-postalarımı ara sıra kontrol edeceğim” iş yeri iletişiminin kendi amacını en çok baltalayan cümlesidir. İzni ulaşılabilirliğe dönüştürür ve mesajın uzak tutmak için var olduğu iletişime tam da davetiye çıkarır. Gerçekten nöbetçiyseniz kimin ne zaman aranacağını söyleyin. Değilseniz, teklif etmeyin.

Gözden kaçan bir şey daha: bir iş arkadaşınızı yerinize bakacak kişi olarak belirtmek, ancak o kişi kabul etmişse, durumu biliyorsa ve kendisi de izinde değilse işe yarar. Onay alınmamış bir devir, hayal kırıklığını yalnızca başka bir yere taşır.

Ofis Dışında E-posta Mesajı Oluşturucumuzu kullanın ve kusursuz bir e-posta yazın

Güvenlik sorunu

İK içerikleri bundan hiç bahsetmez; güvenlik ekipleri ise neredeyse başka hiçbir şeyi düşünmez.

Otomatik yanıt, size e-posta gönderen herkese (bunu öğrenmek için size e-posta gönderenler dahil) dışarıya yapılan bir açıklamadır. OOO mesajları toplu olarak izin tarihlerini, iş arkadaşlarının adlarını ve iletişim bilgilerini, unvanları ve raporlama ilişkilerini, e-posta adresi formatını ve şirket içi üslup ile imza alışkanlıklarını sızdırır: kimliğe bürünme için neredeyse eksiksiz bir araç seti.

Saldırı sıradan ve etkilidir: doğru kişiye gönderilen, onaylayıcının kesin olarak izinde olduğu ve konuya daha az hâkim birinin ona baktığı döneme denk getirilmiş sahte bir ödeme veya bordro değişikliği talebi. İş e-postası dolandırıcılığı (business email compromise) tam olarak bu zamanlamaya dayanır.

Önlemler ucuzdur:

• Acil konuları belirli bir kişi yerine bir ekip veya ortak gelen kutusuna yönlendirin
• Dış yanıtlarda tarihler konusunda belirsiz kalın: kesin bir dönüş tarihi yerine “şu anda ulaşılamıyor”
• Çoğu e-posta platformunun yerleşik olarak desteklediği farklı iç ve dış mesajlar kullanın
• Herkesin kendi mesajını yazmasına bırakmak yerine standart bir şablon sağlayın

Biri işten ayrıldığında

Farklı kurallar geçerlidir ve bunlar çoğu insanın beklediğinden daha somuttur. Avrupa veri koruma otoriteleri, ayrılmış bir çalışanın e-posta kutusunu süregelen bir veri işleme olarak değerlendirir: Belçika’nın denetim kurumu, kutuyu otomatik yanıtla açık tutmak için makul süreyi bir ay olarak kabul etti; bu süre üst düzey veya tek sorumlu olunan roller için yaklaşık üç aya uzar ve beş ayı aşırı buldu. Mesaj, kişinin artık o görevde olmadığını belirtmeli ve bunun yerine kiminle iletişime geçileceğini söylemelidir.

Sıkça sorulan sorular

Bir ofis dışı mesajı neleri içermeli? Dönüş tarihinizi, yerinize kimin baktığını veya mesajın bekleyeceğini; neden izinde olduğunuza dair ise hiçbir şeyi.

Bir OOO mesajı neden izinde olduğunuzu söylemeli mi? “İzindeyim"den fazlasını değil. Sağlıkla ilgili veya kişisel nedenler otomatik olarak duyurulmamalıdır.

Bir iş arkadaşının adını vermek güvenli mi? Yalnızca onun onayıyla. Dış yanıtlarda ise ortak bir gelen kutusu, belirli bir kişiden daha güvenlidir.

Biri işten ayrıldıktan sonra otomatik yanıt ne kadar süre açık kalmalı? Avrupa’daki denetim kurumları yaklaşık bir ayı makul kabul etti; daha uzun süre yalnızca üst düzey roller için.

Blogumuzda daha fazlasını okuyun: Kullanabileceğiniz 5 Ofis Dışı E-posta Örneği

Oyunun Kurallarını Değiştiren Ofis Dışı E-posta Şablonları