Negatives Urlaubsguthaben / Urlaubsvorschuss

Ein negatives Urlaubsguthaben entsteht, wenn ein Mitarbeiter mehr bezahlten Urlaub nimmt, als er angesammelt hat, sodass das Guthaben unter null fällt. Die Regelung, die dazu führt, wird meist Urlaubsvorschuss (PTO Advance) genannt – der Arbeitgeber lässt jemanden Zeit nutzen, die er noch nicht erworben hat, in der Erwartung, dass er sie im Laufe des Jahres erwirbt.

Es entsteht auf drei Wegen: durch einen bewussten Vorschuss, bei dem ein Antrag über das Guthaben hinaus genehmigt wird; durch eine Front-Loading-Richtlinie, bei der jemand den vollen Jahresanspruch früh nutzt und dann ausscheidet; und durch schleichende Fehler, wenn ein System Überbuchungen zulässt, eine Führungskraft genehmigt, ohne das Guthaben zu prüfen, oder ein Krankheitstag rückwirkend erfasst wird.

Ein Darlehen mit schwacher Sicherheit

Ohne die HR-Sprache ist ein negatives Guthaben ein Darlehen. Der Arbeitgeber gibt etwas von Wert im Voraus; der Mitarbeiter zahlt es zurück, indem er weiterarbeitet.

Diese Sichtweise macht die einzige entscheidende Frage deutlich: Was passiert, wenn er nicht bleibt? Hinter dem Vorschuss steht keine Sicherheit. Ein Mitarbeiter, der im April mit einem negativen Guthaben ausscheidet, wurde im Grunde für Tage bezahlt, die er nie erworben hat.

Ob Sie den Wert zurückholen können, hängt ganz vom örtlichen Recht über Lohnabzüge ab – und hier unterscheiden sich die Rechtsordnungen stärker als fast überall sonst im Urlaubsmanagement.

USA

Die US-Position ist die großzügigste, und sie überrascht viele.

Das Arbeitsministerium (Department of Labor) hat sich direkt dazu geäußert. In einem Opinion Letter zu vorgeschossenem Urlaub behandelte die Wage and Hour Division den Vorschuss wie ein echtes Darlehen oder einen Barvorschuss, den der Mitarbeiter freiwillig angenommen hat. Nach dieser Begründung darf der Arbeitgeber ihn aus dem letzten Lohn zurückholen – und zwar selbst dann, wenn der Lohn durch den Abzug unter den geltenden Mindestlohn fällt, was für die meisten Abzüge nicht gilt.

Daran waren drei Bedingungen geknüpft:

• Die Richtlinie muss den Mitarbeitern im Voraus mitgeteilt worden sein. Ein Vorschuss, von dem niemand wusste, dass er zurückzuzahlen ist, ist kein Darlehen
• Der Arbeitgeber darf keine Zinsen oder Verwaltungsgebühren hinzurechnen, die den Lohn unter den Mindestlohn drücken
• Die Rückforderung muss zu dem Lohnsatz erfolgen, der galt, als der Urlaub vorgeschossen wurde, nicht zu einem höheren aktuellen Satz

Darüber hinaus gelten zwei wichtige Grenzen. Der Opinion Letter weist ausdrücklich darauf hin, dass das Recht eines Bundesstaates den Abzug verbieten kann, selbst wenn der FLSA ihn erlaubt – Kalifornien untersagt Verrechnungen mit dem letzten Gehalt zur Begleichung von Schulden selbst mit schriftlicher Zustimmung. Und bei befreiten (exempt) Mitarbeitern schränken die Salary-Basis-Regeln Abzüge ohnehin ein.

In den USA lautet die Antwort also meist: „Ja, wenn Sie es ordnungsgemäß dokumentiert haben und Ihr Bundesstaat es erlaubt.“

Kanada

Deutlich strenger. Nach dem Employment Standards Act von Ontario darf ein Arbeitgeber nur dann vom Lohn abziehen, wenn der Abzug durch ein Gesetz, eine gerichtliche Anordnung oder die schriftliche Zustimmung des Mitarbeiters gedeckt ist.

Eine schriftliche Zustimmung ist keine Formalie. Sie muss einen konkreten Betrag oder eine Formel enthalten, aus der sich der Betrag berechnen lässt – eine allgemeine Klausel, die unbestimmten Abzügen zustimmt, reicht nicht. Bestimmte Kategorien, darunter mangelhafte Arbeit und Kassenfehlbeträge, dürfen selbst mit schriftlicher Zustimmung nicht abgezogen werden.

Das Urlaubsentgelt ist zudem ein gesetzlicher Anspruch, auf den nicht verzichtet werden kann und der auf dem tatsächlich verdienten Lohn berechnet wird. Wer Urlaubszeit vorschießt, erwirbt daher kein Recht, Urlaubsentgelt zurückzufordern. Andere Provinzen haben vergleichbare Einschränkungen.

International

Vereinigtes Königreich. Ein Abzug ist nur zulässig, wenn es eine entsprechende Vertragsbestimmung gibt, die vorher schriftlich mitgeteilt wurde, oder die vorherige schriftliche Zustimmung des Arbeitnehmers vorliegt. Bei der zeitlichen Regel irren sich Arbeitgeber häufig: Die Zustimmung muss vor dem Ereignis erteilt werden, das den Abzug auslöst – also bevor der Urlaub genommen wird –, nicht erst vor dem Abzug selbst. Ein im Austrittsgespräch unterschriebenes Zustimmungsformular kommt zu spät.

Australien. Die strengste der vier Rechtsordnungen. Section 324 des Fair Work Act erlaubt einen vom Mitarbeiter schriftlich genehmigten Abzug nur, wenn er hauptsächlich dem Mitarbeiter zugutekommt. Die Rückforderung vorgeschossenen Urlaubs kommt dem Arbeitgeber zugute, daher ist dieser Weg kaum verlässlich. Abzüge, die durch einen Modern Award, ein Enterprise Agreement oder ein Gesetz gedeckt sind, stehen auf festerem Boden – daher sollten Sie zuerst den Award oder die Vereinbarung prüfen.

So gehen Sie damit um

• Entscheiden Sie, ob Sie Vorschüsse überhaupt zulassen. Eine feste Untergrenze von null ist eine legitime Richtlinie und beseitigt das Problem vollständig
• Begrenzen Sie den Vorschuss – meist auf fünf Tage oder auf so viel, wie innerhalb eines Quartals wieder erworben wird
• Holen Sie zum Zeitpunkt des Vorschusses eine schriftliche Vereinbarung ein, in der Betrag und Rückzahlungsweg genannt sind. Keine Klausel im Mitarbeiterhandbuch, sondern ein unterschriebenes Dokument zu genau diesem Antrag
• Gewähren Sie niemandem in der Kündigungsfrist einen Vorschuss – hier entstehen fast alle nicht zurückgeholten Guthaben
• Zeigen Sie das Guthaben bei der Antragstellung an. Die meisten negativen Guthaben entstehen versehentlich, und wer den Fehlbetrag vor der Genehmigung sichtbar macht, verhindert mehr davon als jede Richtlinienklausel

Häufig gestellte Fragen

Darf ein Arbeitgeber ein negatives Urlaubsguthaben von der letzten Gehaltszahlung abziehen? In den USA in der Regel ja, wenn die Richtlinie vorher mitgeteilt wurde – das DOL behandelt es als Darlehen –, doch mehrere Bundesstaaten verbieten es. In Kanada, im Vereinigten Königreich und in Australien sind die Anforderungen strenger.

Muss ein negatives Guthaben in Geld zurückgezahlt werden? Meist erledigt es sich durch die weitere Ansammlung von selbst. Eine Rückforderung in Geld stellt sich nur, wenn der Mitarbeiter vorher ausscheidet.

Kann ein Mitarbeiter die Rückzahlung verweigern? Er kann einen unzulässigen Abzug anfechten und wird in mehreren Rechtsordnungen recht bekommen. Entscheidend ist die Vereinbarung, die zum Zeitpunkt des Vorschusses unterschrieben wurde.

Sollten Urlaubssysteme negative Guthaben zulassen? Nur bewusst, mit einer Obergrenze und einem Genehmigungsschritt. Wer es stillschweigend zulässt, sorgt dafür, dass Guthaben nicht mehr zurückzuholen sind.

So geht Vacation Tracker mit einem negativen Urlaubsguthaben um:

Können Benutzer angesammelten Urlaub im Voraus beantragen?

Wie aktiviere ich den negativen Übertrag?

Dieser Eintrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Die Regeln zu Lohnabzügen unterscheiden sich je nach US-Bundesstaat, kanadischer Provinz und anwendbarem Award.