Urlaubsabkauf (PTO Buyback / Cash-Out)

Beim Urlaubsabkauf (PTO Buyback, auch Cash-Out genannt) bezahlt ein Arbeitgeber einen Mitarbeiter für angesammelten Urlaub, statt dass dieser ihn nimmt – und zwar während des laufenden Arbeitsverhältnisses. Manche Programme sind freiwillig und erlauben es, einen Teil des Guthabens in Geld umzuwandeln. Andere laufen automatisch und zahlen Stunden über einer Ansammlungsobergrenze aus, statt sie weiter anwachsen zu lassen.

Das unterscheidet sich von der Auszahlung von Resturlaub, bei der ein letztes Guthaben bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses abgerechnet wird. Die Regeln sind ganz andere, und die Risiken ebenso.

Warum der Urlaubsabkauf eingeschränkt ist

Ein Urlaubsabkauf scheint für beide Seiten ein Gewinn zu sein. Der Mitarbeiter erhält Geld, das ihm wichtiger war als die Tage; der Arbeitgeber streicht ein Guthaben aus den Büchern und senkt seine Urlaubsrückstellungen.

Der Haken liegt im Zweck des Urlaubs. Rechtssysteme behandeln bezahlten Urlaub auf eine von zwei Arten, und diese Wahl erklärt fast jede der folgenden Regeln.

Wo Urlaub als aufgeschobene Vergütung gilt – eine Leistung, die neben dem Lohn erworben wird –, ist die Umwandlung in Geld unproblematisch, und Abkäufe sind weitgehend erlaubt.

Wo Urlaub als Anspruch zum Schutz von Gesundheit und Sicherheit gilt – als Auszeit, die ein Mensch braucht, um weiterhin sicher arbeiten zu können –, unterläuft ein Abkauf diesen Zweck. Wer ihn erlaubt, erreicht, dass Mitarbeiter unter finanziellem Druck zuverlässig genau die Erholung verkaufen, die sie brauchen – genau das soll das Gesetz verhindern. Solche Systeme schränken den Abkauf des gesetzlichen Mindesturlaubs ein oder verbieten ihn, während alles darüber hinaus der Vereinbarung überlassen bleibt.

Die USA stehen am einen Ende dieses Spektrums, die EU am anderen, Kanada und Australien dazwischen.

Mehr dazu: So gestalten Sie eine faire Richtlinie zum Urlaubsabkauf

USA

Ein Urlaubsabkauf ist im Allgemeinen zulässig, und die wichtigste Einschränkung ergibt sich aus dem Steuerrecht, nicht aus dem Arbeitsrecht.

Der Constructive Receipt ist die Falle. Nach dieser Doktrin (fiktiver Zufluss) ist Einkommen steuerpflichtig, sobald es Ihnen gutgeschrieben, für Sie zurückgelegt oder zum Abruf bereitgestellt wird. Der IRS vertritt die Auffassung, dass einem Mitarbeiter mit einem festen Recht auf Auszahlung angesammelten Urlaubs dieser Betrag fiktiv zufließt – er wird darauf besteuert, ganz gleich, ob er sich das Geld auszahlen lässt oder nicht.

Ein Mitarbeiter, der sich drei Tage hätte auszahlen lassen können, hat also für diese drei Tage W-2-Einkommen, und der Arbeitgeber muss Steuern einbehalten, obwohl nichts gezahlt wurde. Dieses Risiko betrifft alle Berechtigten, nicht nur diejenigen, die sich für die Auszahlung entscheiden.

Die Lösung ist eine unwiderrufliche Wahl im Vorjahr: Mitarbeiter legen vor dem Jahr, in dem der Urlaub angesammelt wird, fest, wie viel sie sich auszahlen lassen möchten. Da die Wahl vor den Leistungen erfolgt, durch die die Zeit erworben wird, liegt bis zur Zahlung kein fiktiver Zufluss vor. Jedes Auszahlungsprogramm sollte vor der Einführung von einem Steuerberater geprüft werden.

Zahlungen aus einem Urlaubsabkauf gelten beim Steuerabzug als Supplemental Wages (zusätzlicher Lohn). Und gesetzlicher Krankenstand kann in der Regel nicht ausbezahlt werden – die Krankenstandsgesetze der Bundesstaaten und Städte begründen einen Anspruch auf Abwesenheit, keine Geldleistung.

Kanada

Urlaub lässt sich schwerer abkaufen, als die meisten Arbeitgeber erwarten, weil Zeit und Bezahlung getrennte Ansprüche sind.

Auf das Urlaubsentgelt kann nicht verzichtet werden. Ein Mitarbeiter kann nicht zustimmen, es aufzugeben, und eine Richtlinie kann es nicht abschaffen.

Auf Urlaubszeit kann verzichtet werden – aber nicht einseitig. In Ontario kann ein Mitarbeiter auf erworbene Urlaubszeit nur mit schriftlicher oder elektronischer Zustimmung des Arbeitgebers und der Genehmigung des Director of Employment Standards verzichten. Selbst dann bleibt die Pflicht zur Zahlung des Urlaubsentgelts unberührt. Die Leitlinien der Provinz formulieren es so: Mitarbeiter können auf Urlaubszeit verzichten, nicht aber auf ihr Recht auf Urlaubsentgelt.

In der Praxis bedeutet das, dass ein Urlaubsabkauf in Kanada nicht einfach als Zusatzleistung angeboten werden kann. Andere Provinzen und der Canada Labour Code legen eigene Bedingungen fest.

International

Europäische Union und Vereinigtes Königreich. Der Abkauf des gesetzlichen Mindesturlaubs während des Arbeitsverhältnisses ist verboten. Artikel 7 Absatz 2 der Arbeitszeitrichtlinie bestimmt, dass bezahlter Jahresurlaub außer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht durch eine finanzielle Vergütung ersetzt werden darf. Das Vereinigte Königreich setzt dies in Regulation 13(9)(b) der Working Time Regulations 1998 um: Urlaub „may not be replaced by a payment in lieu except where the worker’s employment is terminated“. Vertraglicher Urlaub, der über den gesetzlichen Anspruch hinausgeht, kann in der Regel durch Vereinbarung abgekauft werden.

Australien. Eine Auszahlung ist erlaubt, aber streng geregelt. Ein Award oder Enterprise Agreement muss sie zulassen, oder der Mitarbeiter darf keinem Award unterliegen und braucht eine schriftliche Vereinbarung. Dem Mitarbeiter müssen mindestens vier Wochen angesammelter Urlaub verbleiben, jeder einzelne Fall braucht eine eigene schriftliche Vereinbarung, die Zahlung muss dem entsprechen, was für den Urlaub gezahlt worden wäre, die meisten Awards begrenzen sie auf zwei Wochen innerhalb von zwölf Monaten, und der Arbeitgeber darf niemanden dazu drängen.

Dieser Eintrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Die Auszahlungsregeln unterscheiden sich je nach Land, US-Bundesstaat und kanadischer Provinz.