Urlaubsjahr

Ein Urlaubsjahr ist der Zwölfmonatszeitraum, in dem ein Urlaubsanspruch gewährt, genutzt und zurückgesetzt wird. Es ist die Uhr, nach der alles andere in einer Urlaubsrichtlinie läuft: Ansammlungsraten, Übertragsfristen, die anteilige Berechnung bei Eintritt und Ausscheiden, Termine für Urlaub im Voraus und der Zeitpunkt, zu dem Rückstellungen bewertet werden.

Vier Modelle decken fast alles ab:

• Kalenderjahr – 1. Januar bis 31. Dezember. Alle sind gleich getaktet, leicht zu erklären
• Geschäftsjahr – auf das Geschäftsjahr abgestimmt, sodass die Urlaubsrückstellungen mit der Budgetplanung zusammenfallen
• Jahrestag – das eigene Eintrittsdatum jedes Mitarbeiters und dessen Jahrestage
• Rollierend – ein Zeitfenster, das von jedem Antrag aus rückwärts gemessen wird, ganz ohne festen Stichtag (siehe rollierendes Kalenderjahr)

Was die Wahl tatsächlich entscheidet

Der Anspruch ist in jedem Fall derselbe. Das Urlaubsjahr entscheidet darüber, wann der Druck entsteht.

Bei einem gemeinsamen Urlaubsjahr fällt die Frist für alle auf dasselbe Datum. Im Dezember wird hektisch versucht, nicht genommene Tage unterzubringen, die Besetzung ist genau dann am dünnsten, wenn der Übertrag verfällt, und im Januar beginnen alle mit vollem Guthaben. Der Vorteil ist die Einfachheit: ein Stichtag, eine Momentaufnahme der Rückstellungen, eine Übertragsregel.

Bei einem Jahrestagsmodell verteilt sich dieser Druck gleichmäßig über das Kalenderjahr, und niemand steht vor einer gemeinsamen Frist. Der Preis ist der Verwaltungsaufwand: zwölf verschiedene Stichtage, Übertragsberechnungen, die sich nie bündeln lassen, und zwei Personen mit derselben Tätigkeit, die im März aus Gründen, die keiner von beiden nachvollziehbar findet, unterschiedliche Guthaben sehen.

Die meisten Organisationen wählen ein gemeinsames Jahr für Kommunikation und Berichte und nehmen den Engpass im Dezember als Preis dafür in Kauf.

USA

Es gibt kein bundesweites Urlaubsjahr, daher ist das Urlaubsjahr für bezahlten Urlaub eine reine Frage der Richtlinie. Für gesetzliche Freistellungen gilt das nicht.

Das FMLA legt eigene zwölf Monate fest, und der Arbeitgeber muss eine von vier zulässigen Methoden wählen: das Kalenderjahr, ein beliebiges festes Jahr wie ein Geschäftsjahr, einen Zeitraum, der ab der ersten Inanspruchnahme vorwärts gemessen wird, oder einen rollierenden Zeitraum, der rückwärts gemessen wird. Zwei Regeln sind wichtiger als die Liste. Ein Arbeitgeber, der keine Methode festlegt, muss für jeden Antrag die Option anwenden, die für den Mitarbeiter am günstigsten ist. Und ein Wechsel der Methode erfordert eine Ankündigung von 60 Tagen gegenüber allen Mitarbeitern.

Auch die Krankenstandsgesetze der Bundesstaaten und Städte legen ihr eigenes Jahr fest, meist als Kalenderjahr oder als vom Arbeitgeber bestimmten Zwölfmonatszeitraum, und diese Gesetze regeln ihre eigenen Ansprüche – ganz gleich, was Ihr Mitarbeiterhandbuch über bezahlten Urlaub sagt.

Die praktische Folge ist das Problem mehrerer Uhren: Ein US-Arbeitgeber kann leicht drei verschiedene Zwölfmonatszeiträume gleichzeitig führen – ein Urlaubsjahr nach Kalenderjahr, ein rückwärts rollierendes FMLA-Jahr und ein gesetzliches Krankenstandsjahr –, von denen keiner zum anderen passt. Das ist beherrschbar, wenn es bewusst so gewählt ist, und ein Compliance-Problem, wenn jemand annimmt, es gebe nur eine Uhr.

Kanada

Ontario macht die Struktur ausdrücklich, und es lohnt sich, sie zu kennen, weil die Begriffe gesetzlich festgelegt und nicht bloß üblich sind.

Standard ist das Standard Vacation Entitlement Year: ein wiederkehrender Zwölfmonatszeitraum, der am Eintrittsdatum des Mitarbeiters beginnt. Ein Arbeitgeber kann stattdessen ein Alternative Vacation Entitlement Year einführen, das an einem Datum seiner Wahl beginnt – etwa am 1. Januar – und damit die gesamte Belegschaft auf ein gemeinsames Jahr umstellen.

Dabei entsteht eine Stub Period (Rumpfzeitraum): die Spanne zwischen dem Eintrittsdatum (oder dem Ende des letzten Standardjahres) und dem Beginn des ersten alternativen Jahres. Der Urlaub für eine Stub Period wird anteilig berechnet.

In beiden Modellen muss Urlaub, der in einem abgeschlossenen Anspruchsjahr oder einer Stub Period erworben wurde, innerhalb von zehn Monaten nach Ende dieses Zeitraums genommen werden – und der Arbeitgeber ist verpflichtet sicherzustellen, dass er eingeplant und genommen wird, nicht nur, ihn zu erlauben.

International

Vereinigtes Königreich. Nach Regulation 13(3) der Working Time Regulations kann eine „Relevant Agreement“ – in der Regel der Arbeitsvertrag – das Urlaubsjahr festlegen. Fehlt eine solche Regelung, gilt der gesetzliche Standard: Das Urlaubsjahr beginnt am Tag des Beschäftigungsbeginns und an jedem Jahrestag.

Dieser Standard überrascht Arbeitgeber. Eine Organisation, die nie ein Urlaubsjahr in ihre Verträge geschrieben hat, hat nicht stillschweigend ein Urlaubsjahr nach Kalenderjahr. Sie hat für jeden Mitarbeiter ein anderes Urlaubsjahr – genau den Verwaltungsaufwand, den sie zu vermeiden glaubte. Eine spätere Korrektur erfordert eine Übergangszeit und geänderte Vertragsbedingungen.

Australien. Für den Jahresurlaub gibt es praktisch kein Urlaubsjahr. Der Anspruch wird während des gesamten Arbeitsverhältnisses fortlaufend angesammelt, und nicht genommener Urlaub wird unbegrenzt übertragen. Es gibt also keinen jährlichen Stichtag zu verwalten – keine Übertragsfrist, aber auch keinen natürlichen Zeitpunkt, zu dem Guthaben abgebaut werden.

Dieser Eintrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Die gesetzlichen Definitionen des Urlaubsjahres unterscheiden sich je nach Land, US-Bundesstaat und kanadischer Provinz.