Leitfaden: Übertragsrichtlinie

Übertragen Sie nicht genutzten Urlaub in den nächsten Zeitraum – optional mit Obergrenze und Ablaufdatum.

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Eine Übertragsrichtlinie legt fest, was mit Urlaubstagen passiert, die ein Benutzer bis zum Ende eines Zeitraums nicht genutzt hat. Ohne sie verfallen nicht genutzte Tage. Mit ihr werden die Tage bis zu einer von Ihnen gewählten Obergrenze in den nächsten Zeitraum übertragen, und Sie können ein Ablaufdatum festlegen, damit sie nicht unbegrenzt angespart werden.

Was der Übertrag bewirkt

• Überträgt nicht genutzte Tage: Am Ende des Urlaubszeitraums geht alles, was nicht genutzt wurde, als „übertragene Tage“ in den nächsten Zeitraum über
• Kommt zum Kontingent des neuen Zeitraums hinzu: Übertragene Tage können zusätzlich zum neuen Kontingent genutzt werden, sodass ein Benutzer in einem einzigen Jahr mehr als das Kontingent eines Zeitraums nehmen kann
• Wird pro Urlaubsrichtlinie konfiguriert: Für verschiedene Urlaubsarten kann der Übertrag unterschiedlich geregelt sein. Urlaub wird in der Regel übertragen, Krankheitstage oft nicht
• Optionale Obergrenzen und Ablaufdaten: Begrenzen Sie, wie viele Tage übertragen werden, und legen Sie eine Frist fest, bis zu der übertragene Tage genutzt werden müssen, da sie sonst verfallen

Warum eine Übertragsrichtlinie sinnvoll ist

• Fairness gegenüber Benutzern, die vorausplanen: Ein Teammitglied, das Tage für eine lange Reise im weiteren Jahresverlauf aufspart, sollte sie nicht verlieren, nur weil ein neues Jahr begonnen hat
• Fördert die tatsächliche Nutzung: Ein Ablaufdatum motiviert dazu, übertragene Tage zu nutzen, statt sie jahrelang anzusammeln
• Compliance: In manchen Regionen sind Arbeitgeber verpflichtet, nicht genutzten Urlaub entweder auszuzahlen oder zu übertragen. Eine Übertragsrichtlinie macht die Regelung eindeutig

Ihre Einstellungsmöglichkeiten

• Maximale Anzahl übertragbarer Tage: Begrenzen Sie den Übertrag zum Beispiel auf 5 Tage. Alles darüber verfällt
• Ablaufdatum für übertragene Tage: Übertragene Tage müssen bis zu einem bestimmten Datum oder innerhalb einer bestimmten Anzahl von Monaten im neuen Zeitraum genutzt werden
• Verbrauchsreihenfolge: Das System kann so eingestellt werden, dass übertragene Tage vor dem Kontingent des neuen Zeitraums verbraucht werden, sodass Tage, die zu verfallen drohen, zuerst genutzt werden

Häufige Muster

• Nutzen oder verfallen lassen – mit Puffer: maximal 5 übertragene Tage, die Ende des ersten Quartals verfallen. Gut für den Benutzer und für das Unternehmen
• Großzügiger Übertrag nur für Urlaub: unbegrenzter Übertrag für Urlaub, keiner für Krankheitstage
• Ansparen für eine lange Reise: eine höhere Obergrenze (10–15 Tage) mit längerer Frist, nützlich, wenn Teams Sabbaticals oder längere Reisen planen

Was jede Rolle tut

• Administrator: Konfiguriert die Übertragsrichtlinie in jeder Urlaubsrichtlinie. Legt Obergrenze, Ablaufdatum und Verbrauchsreihenfolge fest
• Genehmiger: Konfiguriert den Übertrag nicht, aber das Wissen um die Einstellung hilft bei Fragen von Benutzern wie „Verfallen meine übertragenen Tage?“
• Benutzer: Sieht sein Guthaben an übertragenen Tagen im Profil neben dem regulären Kontingent – gegebenenfalls mit Ablaufdatum

Häufige Fragen